Asignar conversaciones del inbox de forma individual y masiva

Asignar conversaciones del inbox de forma individual y masiva

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Aprende cómo asignar y cerrar conversaciones en el Inbox Escala con 3 acciones. 

Próximamente, en Escala podrás asignar conversaciones del inbox de manera individual, masiva e, incluso, será posible transferir una conversación antes de cerrarla. La función de Asignar conversación consiste en transferir toda la ventana de un chat a otro usuario, incluyendo el historial.

En el caso de los Administradores, tendrán acceso a todas las conversaciones aunque estén asignadas a otros miembros del equipo. Sin embargo, los vendedores solo podrán ver, interactuar o cambiar el dueño a las conversaciones que le sean asignadas. Mientras que, el editor no tendrá acceso al Inbox Escala.

 Importante: Ten en cuenta que esta función está disponible solo para clientes con Plan Pro y el Add-on WhatsApp. Si deseas cambiar tu plan puedes hablar con un asesor aquí.

1. Asigna la conversación a un miembro de tu equipo

1.1 Para asignar una conversación debes ingresar al Inbox de Escala y seleccionar el chat que quieres asignar. 
1.2 En la barra superior del chat al que ingreses, verás la casilla del dueño, donde leerás el nombre de la persona o la frase "No asignado" en caso de que la conversación no tenga dueño aún. Para asignar un nuevo responsable, haz clic sobre los tres puntos y presiona Asignar conversación.



1.3 Obligatoriamente, debes elegir una opción en el campo de asignación. En la lista desplegable podrás elegir entre: 
  1. El dueño del contacto: la conversación se asignará automáticamente al dueño del contacto en el CRM.
  2. Un usuario específico: deberás elegir a uno de los usuarios de tu cuenta en el listado.
  3. No asignar: la conversación quedará sin dueño.
1.4 Luego, de forma opcional puedes definir si quieres Marcar conversación como no leída al transferirla, de manera que aunque hayas leído el mensaje, puedas enviarlo a un compañero como no leído para que este tenga contexto y atienda de manera pertinente el requerimiento.
1.5 Además, puedes elegir si deseas Transferir otras entidades al mismo dueño, es decir asignar el contacto asociado, las oportunidades, las actividades o las tareas vinculadas con el contacto al mismo usuario responsable.
 Importante: Ten en cuenta que si eliges asignar la conversación al Dueño del contacto, por defecto solo podrás transferir las siguientes entidades: Oportunidades abiertas, Actividades pendientes y Tareas pendientes. 
1.5 Luego de definir todos estos campos, haz clic en Aceptar.



2. Asigna conversaciones de forma masiva

2.1 Para asignar y distribuir varias conversaciones del inbox entre determinados usuarios, lo primero que debes hacer es hacer check en la casilla de Seleccionar conversaciones.
2.2 Luego, debes elegir una opción entre las siguientes formas de selección:
  1. Individualmente: esta opción te permite elegir las conversaciones una por una.
  2. Todas: podrás seleccionar automáticamente todas las conversaciones que coinciden con el filtro aplicado.

2.3 Al marcar alguna de estas opciones y haber seleccionado las conversaciones, debes hacer clic en el icono de Asignar conversación.
 


2.4 Seguidamente, verás los siguientes modos de asignación masiva:
  1. El dueño del contacto: las conversaciones se asignarán automáticamente a los dueños de cada contacto en el CRM.
  2. Un usuario específico: deberás elegir a uno de los usuarios de tu cuenta en el listado.
  3. Equitativamente entre usuarios: es la asignación de tipo round robin, es decir, los chats se distribuirán equitativamente y, a su vez, esto puede ser de manera individual (se distribuyen equitativamente entre dos o más usuarios que selecciones.) o grupal (se asignarán de forma equitativa entre los miembros de los grupos que selecciones; por ejemplo, entre los vendedores).
  4. No asignar: las conversaciones quedarán sin dueño.



 
2.5 Luego, puedes definir si quieres Marcar conversación como no leída al transferirla y si deseas Transferir otras entidades al mismo dueño, es decir asignar el contacto asociado, las oportunidades, las actividades o las tareas vinculadas con el contacto al mismo usuario responsable.
 Importante: Ten en cuenta que si eliges asignar la conversación al Dueño del contacto, por defecto solo podrás transferir las siguientes entidades: Oportunidades abiertas, Actividades pendientes y Tareas pendientes. 
2.6 Posterior a definir todos estos campos, haz clic en Aceptar.



3. Cierra y transfiere la conversación

3.1 Para una mejor dinámica de trabajo con tu equipo debes cerrar las conversaciones que tengas con tus clientes, es decir, al terminar el requerimiento o solicitud, haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha del chat del cliente y elige la opción Cerrar conversación.


 Nota: Ten en cuenta que al cerrar una conversación, esta podría activar algún flujo de automatización que tenga configurado el evento de inicio Conversación abierta por mensaje recibido vía WhatsApp. Puedes aprender más aquí.
3.2 Luego, de forma obligatoria en la ventana de Descripción debes señalar el motivo de cierre para dejar un registro del caso.
3.3 Por otra parte, si lo deseas, puedes elegir a otra persona para que atienda el chat si el contacto vuelve a escribir en el futuro. Para ello, debes hacer check en el recuadro de Transferir conversación a, y seleccionar a alguien de tu equipo en la lista desplegable.
3.4 En caso de que quieras seguir siendo el dueño de la conversación, no debes hacer check en el recuadro de transferencia y, de manera predeterminada, Escala te dejará como responsable del chat en el futuro.
3.5 Por último, haz clic en Cerrar.


 Importante: Ten en cuenta que la función de cerrar conversaciones no tiene relación con la regla de 24 horas de Meta. Es posible que cierres conversaciones con tiempo de interacción disponible o tengas conversaciones Abiertas sin ventana de interacción.

¿Estás listo para completar la misión en Escala?

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