Asignar dueños de contactos automáticamente

Asignar dueños de contactos automáticamente

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Crea uns automatizado que le asigne dueños a tus nuevos contactos.

En Escala, puedes asignar dueños específicos a tus contactos o realizar una distribución equitativa entre determinado grupo de usuarios de forma automatizada. Así, cada vez que se registre un nuevo contacto en tu CRM, se asignará a un usuario de tu cuenta.

 Nota: Ten en cuenta que solo los clientes con Plan Pro pueden crear este tipo de automatizaciones. Si deseas subir de plan para añadir esta herramienta a tu cuenta, puedes hablar con uno de nuestros asesores aquí.
 

Crea el evento de inicio

1. Para configurar un flujo automatizado que le asigne dueños a tus nuevos contactos creados, primero, dirígete al menú de funcionalidades ubicado a la izquierda de la pantalla, selecciona Automatizaciones y haz clic en Crear.
2. Seguidamente, haz clic en Configurar evento de inicio, selecciona la opción Contacto, luego elige el evento Contacto creado y haz clic en el botón Guardar.




Asigna un dueño específico

1. Después de configurar el evento de inicio, puedes agregar acciones (o decisiones si tienes Plan Pro) a tu flujo. Para esto, haz clic en el ícono de + y selecciona Acción.
2. Para asignar un dueño específico, haz clic en Asignar dueño específico y luego selecciona el dueño de tu preferencia en el listado desplegable. De esta manera, todos los contactos que ingresen al flujo, se asignarán automáticamente a la persona elegida.
3. Por último, haz clic en Guardar.



Asigna dueños equitativamente

En Escala existen tres modos de asignación automática y equitativa:
  1. Individual: podrás elegir a una o varias personas, sin importar que tengan distintos roles y/o equipos, para que se asignen equitativamente como dueños de todos las oportunidades que ingresen al flujo.
  2. Por rol: podrás configurar que las oportunidades se asignen equitativamente entre personas con los roles de usuarios que desees.
  3. Por equipo: podrás elegir a uno o varios equipos de trabajo creados en Escala para la asignación equitativa entre los usuarios que son miembros de dichos equipos. 
A continuación, te enseñamos las distintas formas de configurar esta acción según el modo de asignación de tu preferencia.

Asignación equitativa individualmente

1. Para seleccionar un dueño exclusivo o distribuir a los contactos equitativamente entre dos o más usuarios que selecciones, haz clic en Asignar dueño(s) a contacto equitativamente y selecciona el modo de asignación Individual.
2. En el listado de Dueños, elige al responsable de los contactos que ingresen al flujo.
3. En caso de que selecciones varios dueños, se distribuirá la asignación automática de los nuevos contactos creados entre esos usuarios que hayas seleccionado. Por ejemplo, si seleccionas 2 dueños, e ingresan 4 contactos nuevos al flujo, uno se le asignará a Gene, el otro a Otto, y luego se repetirá el mismo ciclo hasta que todos estén asignados equitativamente (por el método conocido como round robin).
 Nota: Ten en cuenta que puedes hacer check en el recuadro Mantener al dueño del contacto como primera opción de asignación, para que los contactos que entren al flujo y ya tengan dueño, se mantengan con el mismo. En caso de que no tengan responsable asignado, sí pasarían a asignarse automáticamente de forma equitativa.
4. Seguidamente, puedes configurar que al momento de realizarse la asignación equitativa automáticamente, se ignoren aquellos usuarios que tengan un Estado específico.
5. Por último, haz clic en Guardar. 



Asignación equitativa según roles de usuarios

1. Para configurar un flujo donde los contactos se asignen de forma equitativa entre los usuarios de uno o varios roles seleccionados, aplican las mismas acciones iniciales que para una asignación individual, a diferencia que al llegar al modo de asignación, debes seleccionar la opción que indica Por rol.
2. Luego, verás un listado de todos los roles (predeterminados y personalizados). Marca el o los roles entre quienes deseas que se distribuyan los nuevos contactos creados y se asignaran de la misma forma equitativa explicada anteriormente.
3. Después, puedes configurar que al momento de realizarse la asignación equitativa automáticamente, se ignoren aquellos usuarios que tengan un Estado específico.
4. Una vez hayas terminado la configuración, haz clic en el botón Guardar.



Asignación equitativa entre equipos

1. Para seleccionar contactos equitativamente entre equipos de trabajo de Escala, haz clic en Asignar dueño(s) a contacto equitativamente y selecciona el modo de asignación Por equipo.
2. En el listado de Dueños, elige a los equipos de trabajo entre quienes deseas que se asignen los contactos que ingresen al flujo. Por ejemplo, si seleccionas 2 equipos, los contactos que ingresen se repartirán equitativamente entre los integrantes de los mismos.
3. Después, puedes configurar que al momento de realizarse la asignación equitativa automáticamente, se ignoren aquellos usuarios que tengan un Estado específico.
4. Una vez hayas terminado la configuración, haz clic en el botón Guardar.



Guarda los cambios

1. Tras agregar las acciones o decisiones que deseas que ocurran, haz clic en la parte superior donde dice Nuevo flujo en color naranja, borra el texto y escribe el nombre con el que desees identificar tu flujo.
2. Luego, habilita tu flujo. Para esto, dirígete al botón superior derecho que indica Deshabilitado y se desplegará una opción que te permitirá habilitarlo.
3. Haz clic en el botón Habilitar, espera unos segundos y verás un mensaje indicándote Automatización habilitada con éxito.
4. Por último, haz clic en el botón naranja que indica Guardar y tu flujo quedará activado correctamente.
 Nota: Ten en cuenta que si anteriormente has creado cualquier otro flujo para asignarle los nuevos contactos creados a un dueño, este no debe interferir con el nuevo flujo de asignación que crees para que pueda funcionar correctamente.



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