Integrar AirCall a mi cuenta Escala

Integrar AirCall a mi cuenta Escala

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Conecta Aircall a tu cuenta Escala para gestionar llamadas y contactos eficientemente.

Aircall es una solución de telefonía en la nube diseñada para empresas. Al integrar esta herramienta con Escala, puedes centralizar la gestión de tus comunicaciones telefónicas, registrando llamadas como notas en la vista detallada (Smartview) de tus contactos y gestionando la creación y asignación de propietarios para estos registros.

 Importante: Para realizar la integración de AirCall con tu cuenta Escala, debes tener creado un usuario de Aircall, la totalidad de la cuenta configurada y el token (API) de acceso de Aircall. Si quieres saber cómo encontrarlo, ingresa aquí.
 

¿Qué es la Integración Aircall y para qué sirve?

La integración entre Aircall y Escala te permite optimizar tus procesos de comunicación y seguimiento comercial, ya que:
  1. Las llamadas realizadas a través de Aircall se registran como notas en el historial de tus contactos en Escala.
  2. Puedes configurar la integración para crear nuevos contactos en Escala a partir de las llamadas, o actualizar la información de contactos existentes.
  3. Accedes a los detalles de las llamadas, las notas y el historial de interacción telefónica directamente desde el perfil del contacto en Escala.
  4. Controlas la asignación de propietarios, definiendo a cuáles usuarios de Escala se podrán registrar como dueños de las notas de llamada y los contactos que se registran desde Aircall, asegurando la correcta asignación de datos para tu equipo.
  5. Puedes configurar flujos automatizados que se activen con la creación o actualización de contactos mediante Aircall.

Cómo configurar la integración Aircall

Para conectar Aircall con tu cuenta de Escala y definir todos los campos, sigue estos pasos:

Requisitos previos

Asegúrate de cumplir con los siguientes puntos antes de iniciar la configuración:
  1. Debes tener un usuario y una cuenta de Aircall configurados, así como tu token (API) de acceso de Aircall. Consulta la documentación de Aircall si necesitas ayuda para encontrarlo.
  2. Descarga e instala la aplicación de escritorio de Aircall y su extensión para tu navegador. Aprende cómo hacerlo aquí.
  3. Verifica que la versión de Aircall sea la 2.0.0. Si no es la indicada, contacta a nuestro chat de soporte.

Descarga la app y la extensión

1. Haz clic en Descargar para Windows desde tu cuenta de AirCall.
2. Descarga la extensión de AirCall haciendo clic sobre la opción que desees.



Habilita la API Escala

1. Para integrar AirCall a tu CRM, debes dirigirte a Perfil y configuraciones en tu cuenta Escala. 
2. Ahora, dirígete a Personalizar valores globales, ubicado en la parte inferior del menú CRM.
3. Haz clic en Permitir la recepción de nuevos valores por API, seguidamente en el botón de Guardar.



4. Luego, dirígete a la sección de Resultado de Evento de Llamada, haz clic en Permitir la recepción de nuevos valores por API y guarda los cambios realizados haciendo clic en el botón de Guardar.
5. Luego, en el apartado CRM selecciona la pestaña Apps.


6. Seguidamente, haz clic en Conectar API Escala, de esta forma podrás generar una API Key única para tus integraciones. 



7. Finalmente, vuelve a la sección de Apps y haz clic en +Agregar y en la tarjeta de AirCall haz clic en Seleccionar.



 Importante: Debes asegurarte que la versión de AirCall sea la 2.0.0. Si no es la indicada, escribe a nuestro chat de soporte desde tu cuenta Escala.
8. Selecciona la pestaña Configurar y haz clic en Habilitar esta App. 
9. En la opción de Autorización, haz clic en Conectar. 



10. Al redireccionar a tu cuenta de AirCall, haz clic en Autorizar. 



11. Haz clic en Añadir números y selecciona el número de teléfono de los cuales se enviará información y al finalizar, haz clic en Confirmar. 




12. Ahora, haz clic en Añadir números en la parte inferior. 



Selecciona usuarios permitidos para la asignación de eventos de Aircall

1. En la configuración de la integración Aircall, encontrarás un selector para elegir uno a uno los usuarios de Escala que coinciden con los usuarios de Aircall, para mapear y asignarlos como dueños de las notas de llamadas y los contactos registrados desde Aircall. 
  1. El dueño de la nota de llamada es el usuario de Escala que figura como "Creador de la nota" para un registro de llamada integrada desde Aircall. Este propietario será el mismo usuario que realizó la llamada en Aircall. La información sobre quién es el dueño de la nota de llamada es visible en los reportes de Interacciones de Escala.
  2. El dueño del contacto se refiere al usuario de Escala asignado como responsable principal del contacto (al que se llamó) en el CRM.
Si comúnmente varían los usuarios de tu cuenta que realizan llamadas registradas vía Aircall, es recomendable que selecciones a todos los usuarios de tu cuenta de Escala en este selector. De esta manera:
  1. Si el usuario que realizó la llamada en Aircall está seleccionado en la lista de usuarios permitidos en la configuración, tanto la nota de llamada como el contacto (si se crea) se asignarán automáticamente a ese usuario de Escala. Esto asegura que la asignación en Escala sea fiel al registro de Aircall.
  2. Si el usuario que realizó la llamada en Aircall no está seleccionado en la lista de usuarios permitidos, la nota de llamada y el contacto (si se crea) se registrarán en Escala, pero quedarán sin dueño (no asignados). Esto ocurre para asegurar que los datos no se asignen incorrectamente.
  3. Si la información de Aircall no especifica un usuario (ej., "anónimo"), la nota de llamada y el contacto también quedarán sin dueño en Escala.

Define el funcionamiento de la integración con tu cuenta

1. En Crear contacto en Escala, selecciona la opción Sí para que se registren en tu CRM.
2. Luego, elige si deseas que se activen automatizaciones cuando haya contactos creados o actualizados mediante Aircall cuyas condiciones coincidan.
3. Ahora, define si quieres registrar en el CRM únicamente a los contactos que estén registrados en Aircall, o si quieres guardar todos los números que se han contactado mediante Aircall aunque no estén guardados como contactos.


Agrega etiquetas a los contactos provenientes de Aircall

Cuando en Aircall se añaden etiquetas a un contacto, esto se reflejará en Escala. Si la etiqueta ya existe en Escala, se asignará al contacto. Si no existe la etiqueta, se creará automáticamente en Escala y luego se asignará. Cualquiera de estas acciones puede disparar flujos automatizados en Escala si tienes uno configurado para activarse con esa etiqueta específica.

1. Si deseas crear una etiqueta al terminar la llamada en Aircall, puedes elegir entre las siguientes opciones:
  1. Añadir etiquetas a los contactos creados
  2. Añadir etiquetas a los contactos creados y que gatillen automatizaciones
  3. No añadir etiquetas a los contactos creados

Define todas las formas de crear contactos

1. Si deseas crear contactos en Aircall automáticamente cuando se creen contactos manualmente en Escala, haz clic en Sí. 
2. También puedes elegir crear contactos en Escala cuando entre una llamada, es decir, cuando suena la llamada en el Agente Aircall.
3. Tras configurar estos datos, haz clic en Guardar.


 Importante: Tanto las notas y como las etiquetas añadidas a un contacto en Aircall viajarán a Escala independientemente del momento en que se añadan (durante la llamada o minutos/horas después).

Valida la integración

1. Dirígete a la sección de Contactos del CRM.
2. Para verificar la configuración, dirígete a la sección de Extensiones desde tu navegador y selecciona la extensión de AirCall.



3. Habilita las preferencias haciendo clic en Mostrar el panel de números en las páginas y en Resaltar números de teléfono. 



4. Luego, haz clic sobre la extensión para visualizar los números de teléfono que estén habilitados para realizar las llamadas.



 Importante: Puedes mover, cerrar o abrir el panel de la extensión cuantas veces quieras. También podrás observar que todos los números habilitados para realizar llamadas se resaltarán en color verde. 

5. Haz clic sobre el número de teléfono de un contacto habilitado para realizar una llamada y verificar que la extensión funcione correctamente.



6. En la pestaña emergente podrás realizar la llamada y ver toda la información relacionada. Al contestar la persona, haz clic para agregar etiquetas o notas. 




 Importante: Al finalizar cada llamada, puedes agregar más notas. Si el contacto no existe dentro de Escala, este se agregará automáticamente.

7. Al finalizar la llamada, haz clic sobre el nombre del contacto al cual le realizaste la llamada para observar todos los datos relacionados como, por ejemplo: Las etiquetas asignadas, las notas realizadas, la información del contacto, la duración de la llamada, la grabación de la misma, entre otros. 


 
¿Estás listo para completar la misión en Escala?

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