Integrar Google Sheets a mi cuenta Escala

Integrar Google Sheets a mi cuenta Escala

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Integra Google Sheets a tu cuenta Escala. 

Google Sheets es una hoja de cálculo en línea que te permite crear, editar y compartir documentos con información importante, como bases de datos. Al integrarlo con Escala, podrás elegir qué datos quieres enviar de la creación o actualización de contactos en el CRM hacia Google Sheets.

 Importante: Ten en cuenta que es necesario tener habilitada la API pública en tu cuenta Escala y una cuenta en Google Sheets. Es importante sepas que no almacenaremos tus credenciales o datos privados. 

1. Crea un archivo de Google Sheets

1. Antes de activar la integración, es necesario que hayas creado previamente un documento de Google Sheets que cumpla con los siguientes requerimientos:
  1. Obligatoriamente, la primera columna de la hoja debe llamarse contactId, referente al ID del contacto.

  1. De forma opcional, puedes añadir otras columnas con los nombres de otros campos.
  2. Una vez creado el archivo, es necesario que compartas la hoja de cálculo con el siguiente usuario: escala-google-sheet@escalaapp.iam.gserviceaccount.com, otorgándole permisos de "Editor". De lo contrario, la integración con Google Sheets no funcionará correctamente.


2. Habilita la API Escala

1. Para integrar Google Sheets a tu CRM, debes dirigirte a Perfil y configuraciones en tu cuenta Escala. 
2. Luego, en el apartado CRM selecciona la pestaña Apps.
3. Seguidamente, haz clic en Conectar API Escala, de esta forma generas una API Key única para tus integraciones. 
4. Finalmente, haz clic en +Agregar y selecciona Google Sheets. 



3. Configura la integración con Google Sheets

1. Una vez creada la API Key y seleccionada la integración Google Sheets, selecciona la pestaña Configurar y marca la opción Habilitar esta integración. 
2. Luego, debes rellenar el campo Identificador de la hoja de cálculo. Para ello, debes volver al documento previamente creado en Google Sheets y copiar la URL de esta pestaña y pegarla en el campo señalado.




3. Seguidamente, tendrás varios campos pendientes por rellenar, pero de manera obligatoria es necesario que definas el Evento que disparará la sincronización de contactos a Google Sheets, para esto tienes que seleccionar la condición para que se sincronice la información con la hoja de cálculo:
  1. Solo al crearse un nuevo contacto
  2. Al crearse y actualizarse un contacto
4. Luego, haz clic en Guardar.



4. Configura los campos adicionales

1. Una vez hayas guardado los principales datos sobre la integración, podrás completar la información como el nombre de la hoja y el número de fila. En la lista desplegable del nombre debes verás todas las hojas del documento creado. En este caso de uso, solo hay una hoja y esa será la que elegiremos.


2. En el siguiente campo, indica únicamente el número de la fila donde están los nombres de los campos. En este caso será la fila 1. 
3. Nuevamente, debes presionar el botón Guardar.
 Nota: Recuerda que no debes incluir la letra de la columna, sino el número de la fila.


4. Finalmente, puedes comenzar a agregar los campos mencionados en el documento para mapear la información. Solo debes hacer clic en Agregar, selecciona la propiedad del contacto en la lista de campos del CRM y el nombre de referencia de los mismos en la hoja de cálculo.
 Importante: Ten en cuenta que en el documento de Google Sheets el campo Nombre de Empresa está vinculado a Empresa Enlazada (las empresas que hayas registrado tú o alguien de tu equipo en el CRM). En cambio, el campo de Empresa informada (los datos proporcionados por un contacto en un formulario sobre la empresa a la que pertenece), no se va a mapear en el archivo.
5. Repite el procedimiento haciendo clic en Agregar hasta que hayas añadido los campos que desees sincronizar con la hoja de cálculo y al terminar, haz clic en Guardar. A partir de ese momento, cuando haya contactos nuevos o actualizados, en el CRM según lo que hayas configurado, se sincronizarán con el archivo de Google Sheets.




¿Estás listo para completar la misión en Escala?