Personalización global e individual de las notificaciones de tus actividades

Personalización global e individual de las notificaciones de tus actividades

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Aprende a personalizar las notificaciones y recordatorios para todas las actividades creadas manualmente y desde automatizaciones en Escala.

En Escala, es posible personalizar las notificaciones y recordatorios de todas tus actividades registradas en el CRM. Podrás configurar de manera global y/o individual los mensajes enviados a los contactos asociados a actividades creadas manualmente y a través de flujos automatizados, para que tengas control total sobre la comunicación de tus eventos.

Alcance de notificaciones globales e individuales de actividades

Esta nueva funcionalidad te permite:
  1. Personalizar notificaciones por defecto para cualquier actividad: Estas notificaciones aplicarán para todas las actividades creadas (de forma manual, de páginas de agendamiento o desde flujos automatizados) que no tenga configuradas notificaciones personalizadas a nivel de actividad.
    1. Notificaciones externas: Controla y edita los mensajes (vía correo o plantilla de WhatsApp) que tus contactos e invitados asociados a la actividad reciben al crear, modificar o cancelar actividades.
 Importante: Es crucial diseñar mensajes de notificación externa que sean estandarizados y aplicables a cualquier tipo de actividad, ya que se enviarán sin distinción de su propósito o contexto específico con cada actividad a la que decidas enviar notificaciones por defecto.
    1. Notificaciones internas: Controla si quieres activar o desactivar el envío de mensajes por defecto a los dueños y organizadores de las actividades (miembros de tu equipo interno) al crear, modificar o cancelar actividades.
  1. Enviar correos o plantillas de WhatsApp personalizadas: Lo podrás configurar para cada una de tus actividades creadas (manualmente o vía flujo) en el calendario del CRM. Así garantizas que tus comunicaciones con los contactos sean siempre pertinentes, permitiendo mantener la marca y el mensaje.
  2. Programar recordatorios automáticos antes de la actividad: Envía mensajes a tus contactos para recordarles la actividad agendada, permitiendo reducir la tasa de ausencias y optimizar el tiempo de tu equipo al asegurar que los contactos estén informados y preparados para el evento.
  3. Programar mensajes de seguimiento después de la actividad: Te permite mantener el contacto después de la actividad, ya sea para solicitar feedback, enviar materiales adicionales o proponer los siguientes pasos en el proceso comercial.
 Nota: Esta configuración global no afecta las notificaciones de las actividades creadas vía páginas de agendamiento, las cuales se rigen exclusivamente por lo que se configure en cada página.

1. Configuración global de notificaciones internas para actividades 

Esta sección te permite controlar los mensajes que reciben los dueños y organizadores de las actividades en Escala.

1. Aquí encontrarás un interruptor para Activar notificaciones para Actividades. Si lo activas, las personas asignadas como  Dueños y Organizadores de las actividades, recibirán notificaciones por defecto vía correo electrónico en los siguientes casos:
    1. Al crear, editar o cancelar una actividad.
    2. Recordatorios 10 minutos antes de una actividad.
    3. Asignaciones de actividades.

2. Configuración global de notificaciones externas para actividades 

Esta sección te permite gestionar las notificaciones por defecto que reciben tus contactos asociados a actividades. Podrás decidir si enviar estas notificaciones y, en caso afirmativo, personalizarlas para que sean estándar y aplicables a diversas actividades.

2.1 Configura notificaciones por defecto 

1. Dirígete a Perfil y configuraciones > Notificaciones > Notificaciones externas.
 Importante: Solo los administradores y usuarios con permiso personalizado tendrán acceso a esta configuración
2. Por defecto, las notificaciones a los contactos asociados a actividades vienen apagadas. Puedes:
  1. Activar el interruptor para habilitar el envío de notificaciones a los contactos: Al activar esta opción, el sistema enviará los mensajes predeterminados o personalizados que configures.
  2. Desactivar el envío: Si deseas que los contactos no reciban ninguna notificación por defecto al crear actividades manualmente o vía flujos, simplemente mantén esta opción apagada.

3. Al activar el interruptor, encontrarás las notificaciones por defecto para actividades (vía email) que se activan en los siguientes momentos:
  1. Al agendar una nueva actividad
  2. Al editar fecha, hora o ubicación de una actividad
  3. Al cancelar o desvincular un participante de una actividad.
4. Si eliges activar el envío, para cada tipo de notificación, tendrás la opción de:
  1. Enviar un correo personalizado: Define el asunto, redacta el mensaje desde cero o elige una plantilla existente y haz clic en Guardar.
  2. Enviar una plantilla de WhatsApp: Selecciona la cuenta de WhatsApp desde donde se enviará el mensaje, escoge una de las plantillas y rellena la información necesaria antes de hacer clic en Guardar. Solo se enviarán mensajes de WhatsApp a contactos con número telefónico registrado.
5. Una vez selecciones el mensaje, verás el nombre de la plantilla elegida o el asunto del correo.
 Nota: Solo los clientes con Plan Pro pueden enviar mensajes personalizados; si deseas cambiar de plan puedes hablar con nuestros asesores aquí.
6. Una vez selecciones el mensaje, verás el nombre de la plantilla elegida o el asunto del correo.
7. Por último haz clic en Guardar.
Estas notificaciones personalizadas se envían solo a los Contactos asociados a la actividad, mientras que los Dueños y Organizadores de la actividad seguirán recibiendo sus notificaciones por defecto, según la configuración global de notificaciones internas.

2.2 Configura recordatorios y mensajes de seguimiento por defecto 

Esta sección te permite establecer recordatorios y mensajes de seguimiento automáticos para tus actividades. Podrás configurar su envío y personalizarlos para garantizar que tus contactos estén informados antes y después de cada evento.

Por defecto, no hay recordatorios y mensajes de seguimiento configurados para los contactos asociados a actividades.

1. Para habilitarlos, en el apartado de Notificaciones externas > Recordatorios y seguimiento, haz clic en el botón + para añadir nuevas tarjetas de recordatorio o seguimiento.
2. Ajustar los siguientes campos para una mayor precisión:
  1. Tiempo de envío: Decide si el mensaje se enviará antes o después de la actividad.
  2. Cantidad de tiempo: Ingresa un número y selecciona la unidad de tiempo (minutos, horas o días).
  3. ​Tipo de mensaje: Elige si quieres enviar un Correo personalizado, Plantilla de WhatsApp, o si quieres enviar ambos como recordatorio en el tiempo indicado.
  4. Contenido del mensaje: Si eliges correo, redacta el mensaje o selecciona una plantilla existente. Si optas por WhatsApp, selecciona la cuenta desde donde se enviará y elige una plantilla aprobada, rellenando la información necesaria.
3. Si quieres añadir múltiples recordatorios, puedes hacerlo para combinar diferentes momentos y canales. Simplemente haz clic en el botón + de nuevo para añadir más tarjetas y repite el procedimiento para personalizarlas.


3. Configuración individual de notificaciones y recordatorios por actividad 

Además de la configuración global, puedes personalizar las notificaciones y recordatorios para actividades específicas al momento de crearlas o editarlas, tanto de forma manual como a través de flujos automatizados.

3.1 Al crear actividades manualmente

Esta opción te permite personalizar las notificaciones para cada actividad individualmente, ya sea creada de forma manual o a través de flujos automatizados.
1. Al crear o editar una actividad, dirígete a la sección de Notificaciones.
2. Por defecto, las notificaciones a los contactos asociados vienen apagadas. Deberás activarlas manualmente para esa actividad específica si deseas enviarlas.
3. Luego debes definir el tipo de notificación y contenido:
  1. Notificaciones por defecto: Tienes la opción de desactivar el envío de notificaciones por defecto (configuradas en Notificaciones globales) o activarlas. También puedes reemplazar el contenido de las notificaciones por defecto cuando:
    1. Se agenda una nueva actividad.
    2. Se edita la fecha, hora o ubicación de una actividad.
    3. Se cancela o desvincula un participante de una actividad.
  2. Mensaje personalizado: Si eliges reemplazar el contenido de las notificaciones por defecto, podrás:
    1. Enviar un correo personalizado para contactos asociados esa actividad específica: Define el asunto, redacta el mensaje o selecciona una plantilla existente.
    2. Enviar una plantilla de WhatsApp para los contactos de esa actividad específica: Elige la cuenta y la plantilla aprobada, rellenando la información necesaria. (Recuerda que solo se enviarán a contactos con teléfono registrado).
  3. Recordatorios y mensajes de seguimiento: Puedes agregar varios recordatorios por actividad, combinando diferentes momentos y canales. Haz clic en + para añadir una tarjeta de recordatorio y personalizar los siguientes campos:
    1. Elige si deseas enviarlo antes o después de la actividad.
    2. Ingresa el número y selecciona la unidad (minutos, horas o días).
    3. Selecciona el Correo personalizado o Plantilla de WhatsApp (también puedes enviar ambos).
    4. Redacta el correo o elige la plantilla de WhatsApp aprobada.
4. Tras configurar todo, haz clic en Guardar.



3.2 Al crear actividades vía flujos automatizados
Al utilizar la acción Crear actividad en un flujo automatizado, puedes configurar las notificaciones y recordatorios para esa actividad específica.
1. Dentro de la acción Crear actividad en la configuración de tu flujo, busca la sección de Notificaciones y recordatorios.
2. Por defecto, las notificaciones a los contactos asociados vienen apagadas. Actívalas para que esa actividad envíe notificaciones a sus contactos.
3. Define si quieres enviar notificaciones, recordatorios y mensajes de seguimiento, así como el tipo de mensaje (correo personalizado o plantilla de WhatsApp), el tiempo de envío (antes o después de la actividad), y el contenido, tal y como se explicó en el paso 3.1.


Consideraciones importantes para recordatorios

  1. El mensaje se adaptará automáticamente a la fecha y hora concretas de la cita/actividad.
  2. Si varios recordatorios coinciden en el mismo momento, todos se enviarán.
  3. Los recordatorios no se enviarán para actividades que se hayan creado antes de configurar esta función.

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