1. El control de calidad de Escala y los límites críticos

Escala tiene un control de calidad automatizado para proteger a la plataforma de campañas que pudieran dañar el sistema. Es por esto, que si se detecta alguna actividad (envíos de emails) que vaya en contra de nuestros términos y condiciones, tus envíos (email marketing) se podrían ver limitados temporalmente.

Tipos de bloqueos en Escala

Existen dos tipos de bloqueos:

1. Bloqueo parcial: implica solo la cancelación de una o varias campañas en específico.
   
2. Bloqueo total: se inhabilita el envío de campañas de toda tu cuenta.
   

Límites máximos permitidos (Métricas graves)

Los rebotes o «bounces» son un indicador crítico de la calidad de tu base de datos y de tu entregabilidad. Mantener estas métricas bajo control es fundamental para proteger tu reputación. Escala comparte los siguientes puntos de referencia, ya que al acercarse a estas cifras lo más probable es que se vean las campañas afectadas/bloqueadas por nuestro control de calidad:

1. Por «hard bounces», el máximo permitido es un 5%.
2. Por personas que han cancelado su suscripción, un 5%.
3. Por reportes de Spam, un 0.1% (1 por cada 1000 emails enviados).
   
4. Por quejas directas con Escala, se puede suspender no solo tu campaña sino también tu cuenta.

 Nota: Estos son algunos de los motivos, pero cualquier actividad inusual que vaya en contra de nuestras políticas o de las normas de consentimiento y comunicaciones comerciales, también puede causar la cancelación de tus campañas.

Tipos de Rebote (Bounces)

La subclasificación de rebotes explica con mayor detalle el motivo por el cual tu email no alcanzó la bandeja de entrada:

1. Los «soft bounces» hacen referencia a las entregas fallidas de un correo debido a una situación que es temporal, como por ejemplo, que la bandeja del destinatario está llena o que su servidor de correo no está disponible.
2. Los «hard bounces» están relacionados a la entrega fallida de un correo debido a una razón permanente, que en este caso, son los más graves, ya que pueden deberse a que la dirección de correo no existe, es inválida, o en su caso te ha bloqueado directamente.

Si Escala detecta que alguna de tus campañas tuvo una alta tasa de rebote o cualquier actividad inusual, se procederá a revisar la actividad de tu cuenta.

2. Causas de la cancelación y soluciones (Data y frecuencia)

Para evitar la cancelación de tus campañas, es necesario tomar acciones tanto previas como posteriores al envío de tus campañas.

Envío a listas compradas y sin consentimiento

Comprar listas de contactos a terceros es ilegal y descargarlas de un sitio de Internet es poco confiable, por lo que ambas acciones dañan la reputación. Comúnmente, estas listas contienen cuentas de email inactivas (antiguas), con errores tipográficos o contactos que, en definitiva, no están interesados en tu producto o servicio. Los servidores de email identifican estas listas y las reportan como spam. Además, si constantemente envías campañas a contactos que no otorgaron su permiso, es probable que estas sean canceladas.

Solución 

Procura agregar a tu base de datos a contactos con quienes hayas interactuado antes, evita comprar listas de contactos y, en tus formularios, pide el consentimiento para recibir tus emails con una casilla de verificación.

Emails erróneos

Una base de datos que contiene cuentas de correo electrónico mal escritas, inactivas (en desuso), o inexistentes, imposibilita que tus destinatarios reciban tus correos electrónicos. Todo lo contrario, tus campañas se cancelarán. A este tipo de cuentas se les llama trampas de spam, y hay proveedores de servicios de Internet (ISP) y organizaciones antispam que las utilizan para detectar a los remitentes de campañas de email marketing que incumplen las regulaciones sobre el envío de correos electrónicos.

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Solución

Para evitar caer en la bandeja de spam y que se cancelen tus campañas, asegúrate de revisar y limpiar la lista de destinatarios de tu próxima campaña antes de enviarla.  Elimina las direcciones de correo electrónico antiguas, las que tengan errores de tipeo y que hayan rebotado en envíos de anteriores campañas.

Frecuencia inadecuada de envío de emails 

Resulta inconveniente enviar correos electrónicos con mucha frecuencia. Si tus campañas se envían constantemente, los contactos tienden a cansarse y dejan de interactuar. Si esto ocurre, los servidores de email detectan esta baja interacción y comienzan a dirigir tus campañas futuras a spam.

Asimismo, si envías campañas de email con poca frecuencia, tus destinatarios te olvidan y, al recibir tus correos, los ignoran o reportan a spam. Esto, sin mencionar los casos de contactos que no revisan su bandeja de entrada regularmente y no coinciden con tus interacciones a lo largo de varios meses.

 Importante: Ten en cuenta que un inconveniente más grande puede ser el envío poco frecuente de emails a listas no segmentadas o grupos de contactos muy grandes. La razón es que los servidores de correo detectan este envío inusual y originan bloqueos temporales o aumento en las tasas de rebote.

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Solución

Diseña un plan concreto sobre los envíos de campañas que realizarás y define fechas de envío con una frecuencia considerable. Además, si no quieres enviar emails con tanta frecuencia, comunica a tus destinatarios cada cuánto te comunicarás con ellos a través de un email o en el formulario de suscripción.

Por último, es importante que luego de cada envío revises tus métricas y excluyas de tus segmentos a los contactos que nunca interactúan o que rebotan.

Dificultad para cancelar suscripciones 

Si un correo electrónico posee un botón para darse de baja que es difícil de hallar, es probable que el destinatario lo reporte como spam. Los usuarios necesitan resolver problemas fácilmente, por eso, en este caso es importante que les facilites las opciones para dejar de recibir tus emails.

Asimismo, si utilizas un sistema complejo para darse de baja, como iniciar sesión en un panel o pedir que se comuniquen con tu equipo para cancelar la suscripción, corres el riesgo de que muevan manualmente tus emails a la bandeja de spam.

Solución

Ubica el enlace para darse de baja en un lugar de tu mensaje que sea visible y fácil de acceder. Luego, elige un color para el enlace que lo haga destacar y, por último, asegúrate de confirmar que su suscripción fue cancelada con éxito.

Envío de campañas a emails con alta tasa de rebote 

La tasa de rebote de tus campañas de email es un indicador crítico de la calidad de tu base de datos y de tu entregabilidad. Mantenerla bajo control es fundamental para que tus mensajes lleguen a su destino y para proteger la reputación de tu dominio de envío.

En Escala, establecemos límites máximos de rebote para asegurar el éxito de tus comunicaciones:

1. Menos de 10.000 contactos: Máximo 5% de rebote.
2. Entre 10.000 y 20.000 contactos: Máximo 3% de rebote.
3. Más de 20.000 contactos: Máximo 2% de rebote.
   

¿Por qué es crucial gestionar los contactos que no interactúan?

Si tras enviar tus primeras campañas, observas que hay contactos que no interactúan con tu contenido o te reportan como spam, y no los sacas de tus segmentos, es probable que aumente la tasa de rebote de tus campañas futuras.

Los contactos que no interactúan con tus emails a lo largo del tiempo, probablemente no están interesados en tus mensajes y los servidores de correo detectan esta situación. Así es como comienzan a enviar tus correos a spam o rebotan, dañando tu reputación IP y aumentando la probabilidad de que tus campañas sean canceladas.

¿Cómo identificar y gestionar los contactos rebotados y desinteresados en Escala?

1. Monitorea tus Métricas Clave: Haz seguimiento constante a las tasas de apertura, de clics, de entrega, de abandono y de rebote de tus campañas. Estos indicadores te darán una visión clara del nivel de interés de tus contactos.
   
2. Consulta el Reporte de Campaña: Dirígete al reporte de la campaña de email enviada. Localiza la tarjeta que muestra el número de rebotes. 
   
3. Revisa el Historial del Contacto: Haz clic en cada contacto rebotado para acceder a su perfil en el CRM. En el historial de actividad del contacto, podrás ver el motivo específico del rebote (ej. dirección inexistente, bandeja de entrada llena, servidor no disponible). Esta información es crucial para entender la causa.

Solución

Una vez identificados, es recomendable excluir a todos los contactos que no muestren interés o que generen rebotes, ya que pueden perjudicar tu reputación como remitente. Deja en tu base de datos únicamente a quienes interactúan y se mantienen activos; estos serán tus leads y contactos verdaderamente comprometidos.

 Nota: Puedes crear un segmento con los emails que han rebotado y que no interactúan, para que los excluyas fácilmente antes de enviar una nueva campaña.

Envío de campañas a una numerosa cantidad de contactos 

El envío de una campaña de email a una numerosa lista de contactos, aumenta el riesgo de que sea marcada como spam, sobre todo cuando aún no has construido una buena reputación como remitente.

También existe la posibilidad de que las campañas sean canceladas si la cantidad de destinatarios supera, excesivamente, el número de destinatarios en ocasiones anteriores.

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Solución

Intenta enviar tu campaña a una cantidad menor de destinatarios mientras generas una buena reputación como remitente. De esta forma, a largo plazo podrás enviar emails a un mayor número de destinatarios.

Envío de campañas sin consentimiento de los destinatarios 

Si constantemente envías campañas a contactos que no otorgaron su permiso, es probable que estas sean canceladas. Además, las regulaciones sobre el consentimiento para recibir emails varían en algunos países, por lo que es posible que te reporten como spam e, incluso, te multen.

Solución

Asegúrate de enviar campañas de mails a contactos que te hayan otorgado el permiso, mediante un formulario de registro de suscripción, antes de comunicarte con ellos. También te recomendamos que depures tu base de datos de quienes se hayan dado de baja de determinado tipo de suscripción. De esta forma, evitas que te reporten como spam en el futuro.

Envío de emails con frases que alertan de spam

Existen frases y determinado tipo de contenido asociado al spam que, normalmente, tiene un tono prometedor, milagroso o con ofertas de soluciones que pueden ser sospechosas.

En este sentido, tanto los servidores de correo electrónico como los destinatarios, detectan que el contenido puede ser fraudulento y lo reportan como spam. A largo plazo, si continúas enviando contenido o emails con asuntos que sean muy comprometedores, tus campañas se pueden cancelar.

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Solución

Protege tu reputación como remitente cuidando cada frase que usas al producir el contenido de tus campañas. Crea un asunto relacionado con el mensaje que encontrarán al abrir tu email. Haz una segmentación de tus contactos para personalizar tus comunicaciones, de manera que estén preparados para determinado tipo de contenido.

Evita palabras muy comerciales como: oferta, tarjetas de crédito y nombres de bancos, precio, promoción, exclusivo, y palabras relacionadas con sexo, armas, drogas e incluso apuestas. 

3. Mejores prácticas para el contenido del email

El asunto y el contenido de tu correo son factores cruciales que activan los filtros de spam.

Segmentos o listas de destinatarios

En cuanto a campañas de email marketing respecta, no basta con enviar correos de forma masiva a todos tus contactos para que realicen una acción. Para que una campaña obtenga los resultados esperados, debe estar basada en una estrategia, y una de las maneras más apropiadas de llevarla a cabo de forma personalizada es segmentando los contactos según tus objetivos.

Una segmentación adecuada te permitirá:

1. Llegar al público objetivo deseado
   
2. Dirigir y enviar emails específicos a usuarios concretos
   
3. Enfocar tus mensajes en función del perfil de los contactos, sus comportamientos e intereses
   

Algunos de los criterios más recomendados a tener en cuenta a la hora de segmentar tus contactos de marketing, incluyen:

1. Los datos demográficos, bien sea edad, sexo, estatus familiar u ocupación de los clientes, son aspectos importantes y de gran influencia en cuanto a las tendencias de interacción e intereses de tus contactos en relación a tu producto o servicio.
   
2. La geolocalización también puede ser un factor fundamental, ya que el saber dónde se encuentran ubicados tus clientes se entrelaza con otra serie de datos importantes que abarcan desde horarios y tiempos climáticos, hasta aspectos culturales que puedan influir en su forma de percibir el mensaje que quieres transmitir.
   
3. El nivel de importancia del cliente es otro criterio de relevancia para empresas que desean enviar correos exclusivos a clientes especiales y mantener una comunicación más cercana, o bien, por el lado contrario, deseen agotar sus últimos esfuerzos con clientes inactivos.
   
4. Una segmentación cronológica también puede ser de utilidad para agrupar a los contactos según la cantidad de tiempo que lleven siendo clientes y crear campañas en función de ello.
   

Asuntos y lenguaje

El asunto de tu correo es la primera impresión que tu contacto va a tener sobre el contenido que le estás enviando, así que, a pesar de parecer algo simple y corto, tiene gran importancia en el impacto de tus campañas de email. Entre los aspectos más relevantes, nuestros expertos recomiendan:

1. Personaliza tus asuntos, ya que a través de asuntos personalizados, puedes lograr que tus clientes potenciales se sientan únicos y que estás trabajando para ellos.
   
2. Evita el uso de mayúsculas y caracteres especiales, debido a que el uso excesivo de las mismas es uno de los factores predeterminados por los cuales los correos terminan en la bandeja de spam.
   
3. Menos es más, cuando se trata de asuntos de emails, la síntesis es fundamental. Utiliza lenguaje sencillo y simple con los que tus clientes se puedan relacionar.
   
4. Tus asuntos deben ser un llamado a la acción, de modo que le hagas saber desde el inicio a quienes te leen cuál es tu propósito con ese mensaje.
   
5. Crea el factor novedad, teniendo en cuenta que todo lo que se siente novedoso es de alto atractivo para los usuarios y querrán abrir tu correo.

Contenido de tus emails

Nuestros expertos recomiendan una serie de factores a tener en cuenta al crear el contenido de tus emails de marketing. Entre esos factores, dos de los aspectos de mayor relevancia incluyen:

1. No enviar solo imágenes, ya que es frecuente que sean redirigidos a la bandeja de spam los correos que únicamente contienen imágenes sin texto incluido.
   
2. Evitar el uso de palabras como "premio", "ganar", "sorteo", "dólares", "regalo", "oferta", "hazlo ya" o cualquier otra palabra comúnmente usada en correos spam.
   
3. Incluir la opción de darse de baja, a pesar de parecer algo contraproducente para la campaña, es parte fundamental del respetar al cliente, darle la opción de tomar una decisión y así evitar el generarle una sensación de invasión innecesaria.

 Nota: Ten en cuenta que la tasa de apertura de emails puede variar en función del sector, por lo que se recomienda intentar con distintas estrategias y hacer experimentos que sean acordes a tu producto, servicio, contactos y objetivos.

¡Sigue estos consejos para tu próxima campaña de email marketing y despega al éxito!