Crear automatizaciones partiendo de una oportunidad creada
Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Crea un flujo de automatización a partir de una oportunidad con estas 4 acciones.
En Escala, puedes crear un flujo de automatización estableciendo como evento de inicio la creación de una oportunidad a un contacto. De esta manera, cuando a un contacto se le asigne una oportunidad, se activará una secuencia de acciones automatizadas.
Con el fin de explicar de forma práctica cómo crear un flujo de automatización estableciendo como evento de inicio una oportunidad creada, te presentaremos un caso de uso para un negocio que, por ejemplo, quiere ejecutar una serie de acciones tras agregar una nueva oportunidad de venta en el CRM de Escala.
Las acciones que se pueden automatizar a través de un flujo en Escala son: Adicionar etiqueta, asignar contacto, convertir a contacto de marketing o no marketing, eliminar etiqueta, crear actividades, notas, oportunidades y tareas, enviar email a contactos de marketing y establecer tiempos de espera entre una acción y otra.
Si al generar una nueva oportunidad, el negocio quiere automatizar una tarea, se puede configurar un flujo de automatización de la siguiente forma:
1. Crea el evento de inicio
1.1 Partiendo del ejemplo planteado anteriormente, lo primero que debes hacer es configurar desde cero un flujo de automatización. Para ello, dirígete a la funcionalidad de Automatizaciones.1.2 Seguidamente, haz clic en el botón + Crear, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, y selecciona ¿Cómo quieres iniciar este flujo?.1.3 Luego, podrás elegir el evento de inicio para este flujo, que en este caso será la Oportunidad creada, y presiona Guardar. De esta forma, establecerás como condición esencial que al surgir una nueva oportunidad se active la secuencia de acciones automatizadas que deseas ejecutar.
2. Edita las condiciones del flujo de automatización
2.1 Luego de seleccionar la opción Oportunidad creada como evento disparador del flujo, puedes especificar las condiciones a este evento. Para ello, haz clic en Editar condiciones.2.2 En la ventana emergente haz clic en Agregar y, en el listado Propiedad, elige la información de la oportunidad que deseas configurar como condición para que se active el flujo. Por ejemplo, puedes elegir la condición Prioridad y en el campo de Valor, especificar si quieres que el flujo se active cuando la oportunidad sea de prioridad alta, media, baja o muy baja. En este caso, seleccionamos la opción de prioridad Alta.2.3 Por último, haz clic en Guardar para aplicar esta condición.
3. Agrega una acción
3.1 Tras editar las condiciones del evento de inicio, podrás empezar a añadir las acciones que quieras automatizar. Para ello debes hacer clic en el botón + y elegir la opción de Acción.3.2 Seguidamente, debes elegir un tipo de acción. En este caso, seleccionamos la opción Crear tarea, pues de esa forma es posible automatizar lo que se desea hacer para contactar con quien tenemos una nueva oportunidad de venta.
3.3 Rellena los campos obligatorios de Nombre y Fecha de vencimiento de la tarea desde que se genera la nueva oportunidad. Seguidamente, agrega información adicional en el campo de Descripción si así lo deseas. Por último, elige a quién de tu equipo le quieres asignar esta tarea. De manera predeterminada, Escala seleccionará la opción El dueño del contacto, pero puedes elegir a Un usuario específico de tu cuenta para que ejecute esta asignación.3.4 En este caso, se determinó como tarea "Escribir por WhatsApp" al contacto con el que hay una oportunidad para iniciar el proceso de venta. Luego de rellenar todos los detalles, solo es necesario hacer clic en Guardar.
4. Guarda los cambios
4.1 Después de agregar todas las acciones con sus respectivas condiciones, haz clic en la parte superior donde dice Nuevo flujo en color naranja, borra el texto y escribe el nombre con el que desees identificar tu flujo.4.2 Luego, deberás habilitar tu flujo. Para esto, dirígete al botón superior derecho que indica Deshabilitado y se desplegará una opción que te permitirá habilitarlo. Haz clic en el botón Habilitar, espera unos segundos y verás un mensaje indicándote Automatización habilitada con éxito.4.3 Por último, haz clic en el botón Guardar y tu flujo quedará activado correctamente.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?