Usuarios autorizados: Administradores.

La misión: Crea equipos de trabajo en Escala.

En Escala, hay un módulo llamado Equipos donde podrás crear y gestionar grupos de trabajo con permisos personalizados. Estos tienen la finalidad de que puedas elegir qué información quieres que se comparta entre determinados usuarios y/o un supervisor asignado.

Al crear equipos debes tener en cuenta lo siguiente:

1. Se podrán conformar equipos de manera ilimitada con usuarios de distintos roles.
   
2. Cada equipo puede tener una cantidad ilimitada de miembros.
   
3. Cada equipo puede tener hasta diez (10) líderes con permisos especiales sobre los demás integrantes.
   
4. Cada usuario de tu cuenta puede estar en más de un equipo a la vez.
5. La privacidad de cada equipo es individual. Esto quiere decir que no se podrá compartir información entre un equipo y otro.
6. En cada equipo es posible configurar que todos los miembros tengan igualdad de permisos, así como también puedes hacer excepciones y cambios de permisos con determinados usuarios dentro de un mismo equipo.
   
7. En ningún caso, los miembros del equipo podrán acceder a la información del líder.

 Importante: Solo el administrador podrá crear y personalizar la configuración de los equipos de trabajo en Escala.

Crea un equipo en Escala

Para crear un equipo en Escala es necesario que seas administrador de la cuenta.

Ingresa a Configuraciones

1. Dirígete al icono de Mi cuenta Escala y haz clic sobre él.

2. En el menú desplegable, elige la opción Perfil y configuraciones.

3. Luego, ve al apartado de Usuarios y selecciona la pestaña Equipos.

Elige un nombre para tu equipo

1. Desde la pestaña de Equipos, haz clic en + Crear equipo.

2. En la ventana de creación, lo primero que debes definir es el Nombre del equipo. Escribe el nombre con el que quieres identificar únicamente a este equipo. Este campo es obligatorio.

Define al líder y sus permisos

Un líder de equipo es un miembro independiente que puede tener capacidades para ver, editar o eliminar la información que circula entre los otros integrantes, sin que los otros puedan actuar sobre la información de él.

La elección de un líder de equipo es opcional, esto quiere decir que puedes crear un equipo sin líder y, en caso de no establecer un líder, todos los miembros del equipo tendrán el mismo rango. Asimismo, en caso de que agregues a un líder, debes saber que en cualquier momento lo puedes remover de este campo y agregarlo como un miembro más o eliminarlo del grupo. A continuación, te enseñamos cómo definir un líder: 

1. Si deseas nombrar a un líder, haz clic en la lista desplegable y selecciona al usuario que quieres. 

2. Si quieres asignar a más de un líder al equipo, debes realizar la selección uno por uno desde la lista.

 Nota: Ten en cuenta que se podrá seleccionar como líder a cualquier usuario independientemente del rol que tengan en la cuenta Escala y que podrás nombrar a un máximo de 10 líderes por equipo.

3. Luego, en el campo Permisos del Admin sobre miembros del equipo decidirás lo que podrá hacer el líder por encima de los integrantes. Puedes permitirles Editar, Ver o Eliminar la información que maneja cada miembro del equipo haciendo check en el recuadro que desees para activar o desactivar cada uno.

 Importante: Dependiendo de los permisos que configures, los líderes de equipo podrían acceder a la información de todos los integrantes, pero en ningún caso los miembros del equipo podrán acceder a la información de sus líderes.

Selecciona los miembros del equipo y define sus permisos

1. Al momento de elegir los Miembros del equipo, verás que estos se agrupan por rol, pero al desplegar la lista, podrás seleccionar usuarios específicos de cada rol.

2. Si quieres elegir a todos los usuarios de determinados roles, solo debes hacer clic en el checkmark del titulo del rol.

3. En caso de que quieras añadir a miembros específicos de uno o más roles, puedes desplegar la lista de cada rol y hacer la selección individualmente con el checkmark.

4. Luego, define los Permisos generales para los miembros de tu equipo, haciendo clic en el checkmark correspondiente, que puede ser: Editar, Ver o Eliminar la información entre los miembros del equipo. Esto quiere decir que la información de cada uno los integrantes se podría compartir entre los miembros del equipo. Por ejemplo, si activas todos los permisos generales (Ver, Editar y Eliminar), un Miembro A podrá ver, editar o eliminar la información asignada a un Miembro B, y viceversa.

5. También puedes elegir la opción Ninguno, en caso de que quieras que los miembros no puedan acceder a la información de los otros integrantes. En este caso, solo el líder podría acceder a la información de los miembros, según los permisos que le hayas dado a este.

 Importante: Los permisos generales son una forma rápida de asignar permisos predeterminados a todos los miembros. Sin embargo, luego de crear un equipo podrás acceder a la edición para personalizarlos aún más. Si quieres aprender cómo haz clic aquí.

Define qué información compartir entre miembros

La información que se puede compartir con los otros miembros del equipo son las entidades de Escala (Contactos, Oportunidades, Empresas, Actividades y tareas) registradas en tu CRM. Para definir exactamente qué quieres que se compartan los integrantes del equipo, debes hacer lo siguiente:

1. Primero, haz clic en la lista desplegable del campo Información que pueden compartir con el equipo.

2. Luego, podrás ver las entidades que se pueden compartir: Contactos, Oportunidades, Empresas, Actividades y tareas.

3. Solo debes hacer clic en el checkmark de las entidades que quieren que se puedan visualizar entre usuarios dentro de un mismo equipo. Por ejemplo, en este caso de uso, puedes permitir que se puedan ver y editar las oportunidades y empresas de los miembros del equipo entre ellos mismos

4. Por último, haz clic en Crear.

De esta manera, podrás comenzar a agrupar a los usuarios de tu cuenta para que se compartan información del modo que prefieras.

Casos de uso al configurar los permisos de un equipo de trabajo

Los permisos por equipo de trabajo se pueden configurar de diferentes maneras. Por este motivo, te traemos varios ejemplos para que conozcas solo algunas de las posibilidades que puedes tener al crear equipos en Escala.

 Nota: Ten en cuenta que hay diversas maneras de configurar los permisos de líderes y miembros, pero en ningún caso, los miembros del equipo podrán acceder a la información asignada al Líder. Asimismo, ten en cuenta que todos los usuarios siempre tendrán acceso total a la información que tengan asignada.

Caso 1: El líder accede a toda la información de los integrantes y ellos solo ven la de sus compañeros

Existen usuarios que recientemente se unieron a tu empresa y tienen roles personalizados de Admin y Vendedores, donde el líder requiere el acceso total (ver, editar y eliminar) a las empresas, contactos y oportunidades de los miembros. A su vez, los miembros solo podrán ver las empresas, contactos y oportunidades de sus compañeros.

Si quieres que el líder tenga todos los permisos sobre la información que está asignada a cada uno de los miembros, y deseas que los miembros solo puedan ver la información de los demás integrantes, debes:

1. Activar para el líder los permisos de Ver, Editar y Eliminar.
   
2. Para los miembros del equipo solo debes activar el permiso de Ver, de manera que ellos puedan revisar la información de sus compañeros, sin poder editarla ni eliminarla.
   
3. Elegir únicamente las entidades de Oportunidades, Empresas y Contactos en el campo Información que pueden compartir con el equipo.

En este sentido, el equipo funcionará de la siguiente manera:

1. Los miembros del equipo solo podrán ver las oportunidades, empresas y contactos de sus compañeros, sin poder editarlas ni eliminarlas.
2. El líder del equipo podrá ver, editar y eliminar las oportunidades, empresas y contactos de todos los miembros del equipo.

 Importante: Recuerda la información a elegir son las entidades correspondientes a los usuarios. Las entidades de Escala son los Contactos, Oportunidades, Empresas, Actividades y tareas. En este caso de uso, la información elegida serán las Oportunidades, Empresas y Contactos. 

Como resultado, la configuración general de este equipo se vería así:

Caso 2: El líder ve la información de los integrantes sin que ellos puedan ver la de sus compañeros

Existe un grupo de vendedores cuya información requiere la supervisión de un líder comercial y, al mismo tiempo, la información de cada integrante no debería compartirse entre los demás.

Si quieres que el líder solo tenga el permiso de ver la información que está asignada a cada uno de los miembros del equipo, y deseas que los miembros del equipo ni siquiera puedan ver la información de sus compañeros, debes hacer lo siguiente:

1. Activar para el líder únicamente el permiso de Ver.
   
2. Mientras tanto, para los miembros del equipo solo debes presionar la opción Ninguno en la lista de Permisos generales para los miembros del equipo.
   
3. Elegir todas las entidades en el campo Información que pueden compartir con el equipo.
   

En este sentido, el equipo funcionará de la siguiente manera:

1. Los miembros del equipo no podrán ver, editar ni eliminar la información de sus compañeros. Es decir, no tendrán ningún tipo de acceso a la información de los otros miembros del equipo.
   
2. El líder del equipo únicamente podrá ver toda la información de los miembros del equipo.

 Importante: Recuerda que la información son las entidades correspondientes a los usuarios. Las entidades de Escala son los Contactos, Oportunidades, Empresas, Actividades y tareas. En este caso de uso, se elegirán todas las entidades asignadas a los miembros del equipo.

Como resultado, la configuración general de este equipo se vería así:

De esta manera, el equipo funcionará así:

1. Los miembros del equipo podrán ver y editar las oportunidades de los otros miembros. 
2. El líder únicamente podrá ver las oportunidades de los miembros.

 Importante: Recuerda la información a elegir son las entidades correspondientes a los usuarios. Las entidades de Escala son los Contactos, Oportunidades, Empresas, Actividades y tareas. En este caso de uso, la información elegida serán las Oportunidades.