Importar oportunidades al CRM de Escala

Importar oportunidades al CRM de Escala

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misi贸n: Importa tus oportunidades al CRM de Escala con estas 4 acciones.

En Escala es posible importar tus oportunidades de venta de forma masiva en el CRM. Esto te permitir谩 registrar de forma m谩s r谩pida todos los detalles de los datos que tienes registrados en archivos externos.



1. Elige el tipo de entidad a importar

1.1 Para importar una base de datos relacionadas a tus oportunidades a tu CRM de Escala, haz clic en la funcionalidad de CRM, y seguidamente, haz clic en la secci贸n de Oportunidades.
1.2 En la ventana que se despliega, presiona el bot贸n Importar para ir a la secci贸n de Importaciones. En este apartado, te encontrar谩s el listado de importaciones pasadas, incluyendo su nombre, el tipo, los registros nuevos y actualizados, los errores, los usuarios de tu cuenta que realizaron la importaci贸n y la fecha en la que se realiz贸 la misma.
1.3 Seguidamente, haz clic en el bot贸n Iniciar importaci贸n.




1.4 Luego, el sistema te permitir谩 adjuntar el archivo con las oportunidades que desees importar.  En este caso, selecciona Oportunidades.



2. Sube el archivo 

2.1 El sistema te permitir谩 adjuntar el archivo con las oportunidades de ventas que desees importar. Arrastra el archivo o haz clic en Subir archivo para cargarlo desde tu dispositivo.
2.2 Al finalizar la carga, haz clic en el bot贸n Siguiente.



 Importante:  Es necesario que el archivo que importes est茅 en formato .csv o .txt. Si tu base de datos est谩 en un archivo de Excel, primero debes convertirla a alguno de esos formatos. Si deseas aprender paso a paso c贸mo convertir tu archivo, haz clic aqu铆. Adem谩s, ten en cuenta que el tama帽o m谩ximo permitido para las importaciones de bases de datos es de 60 MB.
 


3. Asigna la informaci贸n a los campos 

3.1 En la siguiente ventana, encontrar谩s la base de datos cargada. En el campo Delimitador, escoge el s铆mbolo que usa tu archivo para separar los datos. El m谩s com煤n es la coma (,), pero tendr谩s la opci贸n de elegir entre el listado de separadores, en caso de que tu archivo haya sido importado usando un s铆mbolo distinto. Lo m谩s importante es que elijas el mismo separador que usaste en el documento, de lo contrario, la importaci贸n se realizar谩 con errores.



3.2 A continuaci贸n, selecciona los campos de oportunidades de tu CRM de Escala en los que guardar谩s la informaci贸n de cada columna de tu base de datos. Para asignarlos, elige una opci贸n entre los campos que ya existen. Para crear un nuevo campo, haz clic en Crear nueva propiedad o excluye este campo de la importaci贸n haciendo clic en No importar columna.



 Nota: La flecha verde indica que los campos de tu archivo ya est谩n creados en tu CRM de Escala. En contraparte, la flecha roja indica que ese campo no existe en tu CRM.

3.3 Si vas a importar campos personalizados de tipo Lista de selecci贸n (permite escoger un valor) y Selecci贸n m煤ltiple (permite escoger m谩s de un valor), debes asegurarte de que los nombres y los campos est茅n escritos exactamente de la misma forma tanto en el documento a importar como en Escala, incluyendo los mismos acentos, may煤sculas y min煤sculas.
 Importante:  Todos los valores que est茅n registrados en la lista a importar, deben estar previamente registrados en Escala para que los datos se guarden correctamente en el CRM. En caso de que los valores no est茅n escritos de la misma forma, no se importar谩n. En el caso de Selecci贸n m煤ltiple los valores deben estar obligatoriamente separados por comas (,).

3.4 En cuanto al Contacto asociado a cada oportunidad, existen dos formas de rastrearse y vincularse autom谩ticamente:
  1. Por el ID (identificador 煤nico) de contacto, en caso de que el contacto est茅 registrado previamente en el CRM. Para conocer cu谩l es el ID del contacto, primero es necesario exportar tu lista de contactos de Escala. En este documento de exportaci贸n, se ver谩 reflejado el identificador 煤nico, el cual podr谩s copiar e incluir en el documento a importar. 
 Importante: Ten en cuenta que cada entidad de Escala (Contactos, oportunidades, empresas), tienen un ID de registro 煤nico asociado, el cual servir谩 para rastrear tus entidades y podr谩s obtener, 煤nicamente, exportando tu base de datos de Escala.

  1. Por el Email o Tel茅fono (primarios, alternativos o de WhatsApp). 
 Importante: Si no existe un contacto en el CRM con el email o tel茅fono indicado en el archivo de importaci贸n, o alguna oportunidad del archivo tiene los valores de email y tel茅fono vac铆os, esa oportunidad no se crear谩 debido a que este es un campo obligatorio. Adem谩s, si el archivo de importaci贸n no contiene ning煤n campo de ID de contacto, Email o Tel茅fono, toda la importaci贸n fallar谩. Esto se debe a que es necesario al menos uno de estos campos para asociar las oportunidades a los contactos.

3.5 Sobre el campo Valor de la oportunidad, de manera predeterminada el bot贸n de Actualizar valor con productos est谩 apagado, pero puedes encenderlo manualmente, luego de la importaci贸n, en caso de que en el archivo incluyas el valor.
3.6 Acerca del campo Producto, Escala lo importa de manera predeterminada con la cantidad de 1. 
3.7 En caso de que desees actualizar los datos de determinadas oportunidades, debes realizar un paso adicional. Consiste en lo siguiente:
3.7.1 Dir铆gete a Perfil y configuraciones > Exportaciones, y en la tarjeta de Oportunidades, haz clic en Enviar por correo.



3.7.2 Al recibir v铆a email y abrir tu base de datos de oportunidades, observar谩s la fila del ID de oportunidad, sumada a todos los campos que se visualizan en el CRM.
3.7.3 Una vez tengas el documento con los ID de cada oportunidad, tienes 2 opciones:
  1. Modificas la informaci贸n que quieres actualizar de estas oportunidades en el mismo documento que exportaste, para subirlo nuevamente a Escala con los cambios.
  2. Desde el documento exportado, copias el ID de cada oportunidad e ins茅rtalo en el campo ID de oportunidad del nuevo archivo que vas a importar con las oportunidades. De ese modo, podr谩s actualizar las existentes en el CRM y evitar谩s duplicarlas.
3.8 Al finalizar la asignaci贸n de los campos, haz clic en el bot贸n Siguiente. En caso de que quieras regresar al paso anterior, haz clic en el bot贸n Volver.



4. Confirma la importaci贸n
4.1 Una vez hayas finalizado la asignaci贸n de los campos, define el Nombre de la importaci贸n que aparecer谩 en el listado de importaciones. Seguidamente, define qu茅 deseas hacer con los registros de esta importaci贸n. Puedes elegir entre importarlos todos, solo importar los nuevos registros o importar y actualizar solo los registros existentes. 
4.2 Luego, define si prefieres que los campos vac铆os se importen y se actualicen de esta forma, sustituyendo la informaci贸n que estaba guardada previamente.
4.3 Seguidamente, debes definir el Embudo y la Etapa a donde quieres que vayan aquellas oportunidades que no tienen especificada esta informaci贸n en el archivo de importaci贸n.



4.4 En cuanto a Automatizaciones, decide si quieres que los registros que cumplan las condiciones de entrada de cualquier flujo, ingresen a los mismos al ser importados.
 Importante: Ten en cuenta que incluir una importaci贸n masiva en los flujos automatizados puede perjudicar el correcto funcionamiento de los mismos.

4.5 Por 煤ltimo, debes confirmar que tienes derecho a usar la informaci贸n de los contactos asociados. Para ello, haz clic en Confirmar y autom谩ticamente se importan tus registros. Desde el listado de importaciones, podr谩s verificar cu谩ntos registros se importaron, cu谩ntos fueron actualizados, si hubo alg煤n error y la fecha de importaci贸n.



驴Est谩s listo para completar la misi贸n en Escala?
Completar ahora

    • Related Articles

    • Filtrar las oportunidades de mis pipelines por campos de contactos

      Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misi贸n: Filtra tu listado de contactos con estas 2 acciones. 1. Elige el tipo de filtro 1.1 En Escala puedes filtrar tus oportunidades a partir de la informaci贸n que registras en cada campo de ...

    • Importar productos al CRM de Escala

      Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misi贸n: Importa tus productos al CRM de Escala con estas 4 acciones. En Escala, la importaci贸n de productos es 煤til para registrar r谩pidamente los detalles de tus productos, ya sean f铆sicos o ...

    • Importar contactos al CRM de Escala

      Usuarios autorizados: Administradores. La misi贸n: Importa tu base de datos al CRM de Escala con estas 3 acciones. Importante: Si deseas aprender c贸mo filtrar a los contactos creados y actualizados provenientes de una importaci贸n, haz clic aqu铆. 1. ...

    • Exportar oportunidades del CRM de Escala

      Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misi贸n: Exporta las oportunidades registradas en el CRM de Escala con estas 2 acciones. 1. Inicia la exportaci贸n de oportunidades de tu CRM 1.1 Para exportar las oportunidades con tus contactos ...

    • Segmentar los contactos de una lista importada al CRM

      Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misi贸n: Crea un segmento con los contactos provenientes de una importaci贸n con estas 4 acciones. Al filtrar y segmentar una lista importada, diferenciando los contactos creados de los ...