Importar oportunidades al CRM de Escala

Importar oportunidades al CRM de Escala

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Importa tus oportunidades al CRM de Escala con estas 4 acciones.

En Escala es posible importar tus oportunidades de venta de forma masiva en el CRM. Esto te permitirá registrar de forma más rápida todos los detalles de los datos que tienes registrados en archivos externos.



1. Elige el tipo de entidad a importar

1.1 Para importar una base de datos relacionadas a tus oportunidades a tu CRM de Escala, haz clic en la funcionalidad de CRM, y seguidamente, haz clic en la sección de Oportunidades.
1.2 En la ventana que se despliega, presiona el botón Importar para ir a la sección de Importaciones. En este apartado, te encontrarás el listado de importaciones pasadas, incluyendo su nombre, el tipo, los registros nuevos y actualizados, los errores, los usuarios de tu cuenta que realizaron la importación y la fecha en la que se realizó la misma.
1.3 Seguidamente, haz clic en el botón Iniciar importación.




1.4 Luego, el sistema te permitirá adjuntar el archivo con las oportunidades que desees importar.  En este caso, selecciona Oportunidades.



2. Sube el archivo 

2.1 El sistema te permitirá adjuntar el archivo con las oportunidades de ventas que desees importar. Arrastra el archivo o haz clic en Subir archivo para cargarlo desde tu dispositivo.
2.2 Al finalizar la carga, haz clic en el botón Siguiente.



 Importante:  Es necesario que el archivo que importes esté en formato .csv o .txt. Si tu base de datos está en un archivo de Excel, primero debes convertirla a alguno de esos formatos. Si deseas aprender paso a paso cómo convertir tu archivo, haz clic aquí. Además, ten en cuenta que el tamaño máximo permitido para las importaciones de bases de datos es de 60 MB.
 


3. Asigna la información a los campos 

3.1 En la siguiente ventana, encontrarás la base de datos cargada. En el campo Delimitador, escoge el símbolo que usa tu archivo para separar los datos. El más común es la coma (,), pero tendrás la opción de elegir entre el listado de separadores, en caso de que tu archivo haya sido importado usando un símbolo distinto. Lo más importante es que elijas el mismo separador que usaste en el documento, de lo contrario, la importación se realizará con errores.



3.2 A continuación, selecciona los campos de oportunidades de tu CRM de Escala en los que guardarás la información de cada columna de tu base de datos. Para asignarlos, elige una opción entre los campos que ya existen. Para crear un nuevo campo, haz clic en Crear nueva propiedad o excluye este campo de la importación haciendo clic en No importar columna.



 Nota: La flecha verde indica que los campos de tu archivo ya están creados en tu CRM de Escala. En contraparte, la flecha roja indica que ese campo no existe en tu CRM.

3.3 Si vas a importar campos personalizados de tipo Lista de selección (permite escoger un valor) y Selección múltiple (permite escoger más de un valor), debes asegurarte de que los nombres y los campos estén escritos exactamente de la misma forma tanto en el documento a importar como en Escala, incluyendo los mismos acentos, mayúsculas y minúsculas.
 Importante:  Todos los valores que estén registrados en la lista a importar, deben estar previamente registrados en Escala para que los datos se guarden correctamente en el CRM. En caso de que los valores no estén escritos de la misma forma, no se importarán. En el caso de Selección múltiple los valores deben estar obligatoriamente separados por comas (,).

3.4 En cuanto al Contacto asociado a cada oportunidad, existen dos formas de rastrearse y vincularse automáticamente:
  1. Por el ID (identificador único) de contacto, en caso de que el contacto esté registrado previamente en el CRM. Para conocer cuál es el ID del contacto, primero es necesario exportar tu lista de contactos de Escala. En este documento de exportación, se verá reflejado el identificador único, el cual podrás copiar e incluir en el documento a importar. 
 Importante: Ten en cuenta que cada entidad de Escala (Contactos, oportunidades, empresas), tienen un ID de registro único asociado, el cual servirá para rastrear tus entidades y podrás obtener, únicamente, exportando tu base de datos de Escala.

  1. Por el Email o Teléfono (primarios, alternativos o de WhatsApp). 
 Importante: Si no existe un contacto en el CRM con el email o teléfono indicado en el archivo de importación, o alguna oportunidad del archivo tiene los valores de email y teléfono vacíos, esa oportunidad no se creará debido a que este es un campo obligatorio. Además, si el archivo de importación no contiene ningún campo de ID de contacto, Email o Teléfono, toda la importación fallará. Esto se debe a que es necesario al menos uno de estos campos para asociar las oportunidades a los contactos.

3.5 Sobre el campo Valor de la oportunidad, de manera predeterminada el botón de Actualizar valor con productos está apagado, pero puedes encenderlo manualmente, luego de la importación, en caso de que en el archivo incluyas el valor.
3.6 Acerca del campo Producto, Escala lo importa de manera predeterminada con la cantidad de 1. 
3.7 En caso de que desees actualizar los datos de determinadas oportunidades, debes realizar un paso adicional. Consiste en lo siguiente:
3.7.1 Dirígete a Perfil y configuraciones > Exportaciones, y en la tarjeta de Oportunidades, haz clic en Enviar por correo.



3.7.2 Al recibir vía email y abrir tu base de datos de oportunidades, observarás la fila del ID de oportunidad, sumada a todos los campos que se visualizan en el CRM.
3.7.3 Una vez tengas el documento con los ID de cada oportunidad, tienes 2 opciones:
  1. Modificas la información que quieres actualizar de estas oportunidades en el mismo documento que exportaste, para subirlo nuevamente a Escala con los cambios.
  2. Desde el documento exportado, copias el ID de cada oportunidad e insértalo en el campo ID de oportunidad del nuevo archivo que vas a importar con las oportunidades. De ese modo, podrás actualizar las existentes en el CRM y evitarás duplicarlas.
3.8 Al finalizar la asignación de los campos, haz clic en el botón Siguiente. En caso de que quieras regresar al paso anterior, haz clic en el botón Volver.



4. Confirma la importación
4.1 Una vez hayas finalizado la asignación de los campos, define el Nombre de la importación que aparecerá en el listado de importaciones. Seguidamente, define qué deseas hacer con los registros de esta importación. Puedes elegir entre importarlos todos, solo importar los nuevos registros o importar y actualizar solo los registros existentes. 
4.2 Luego, define si prefieres que los campos vacíos se importen y se actualicen de esta forma, sustituyendo la información que estaba guardada previamente.
4.3 Seguidamente, debes definir el Embudo y la Etapa a donde quieres que vayan aquellas oportunidades que no tienen especificada esta información en el archivo de importación.



4.4 En cuanto a Automatizaciones, decide si quieres que los registros que cumplan las condiciones de entrada de cualquier flujo, ingresen a los mismos al ser importados.
 Importante: Ten en cuenta que incluir una importación masiva en los flujos automatizados puede perjudicar el correcto funcionamiento de los mismos.

4.5 Por último, debes confirmar que tienes derecho a usar la información de los contactos asociados. Para ello, haz clic en Confirmar y automáticamente se importan tus registros. Desde el listado de importaciones, podrás verificar cuántos registros se importaron, cuántos fueron actualizados, si hubo algún error y la fecha de importación.



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