Usar respuestas rápidas en el inbox de Escala

Usar respuestas rápidas en el inbox de Escala

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Agiliza tus conversaciones guardando y reutilizando mensajes frecuentes.

El Inbox de Escala incluye un sistema de Respuestas Rápidas que te permite guardar mensajes frecuentes y reutilizarlos de forma ágil. Esta funcionalidad es ideal para ahorrar tiempo, mantener la consistencia en tus comunicaciones y evitar escribir mensajes repetitivos o usar plantillas de pago.

¿Qué son las respuestas rápidas y para qué sirven? 

Las respuestas rápidas son mensajes predefinidos que puedes crear y almacenar en Escala para utilizarlos en tus conversaciones del Inbox. Sirven para:
  1. Agilizar la atención: Envía mensajes comunes con un solo clic o un comando de teclado, reduciendo el tiempo de respuesta.
  2. Mantener la consistencia: Asegura que tu equipo utilice mensajes estandarizados para preguntas frecuentes o información rutinaria.
  3. Optimizar el tiempo: Evita la necesidad de escribir manualmente mensajes repetitivos.

Cómo usar las respuestas rápidas 

Crea y organiza tus respuestas rápidas directamente desde la ventana de conversación del Inbox. Puedes insertarlas en tus mensajes de dos maneras.

1. Desde el panel de respuestas rápidas

1. En la esquina inferior derecha del campo de escritura de mensajes, haz clic en el ícono de barra inclinada (/).
2. Se abrirá un panel sobre la sección de escritura de mensajes, sin redirigirte ni cerrar el chat actual.
3. Si tienes un mensaje escrito en el campo, este no se perderá ni se ocultará.
4. Para cerrar el panel, haz clic en el ícono de "x" (cerrar) en la esquina superior derecha del panel.
Para insertar una respuesta rápida, haz clic en cualquier parte del ítem que desees usar (excepto en los íconos de editar o eliminar). El mensaje completo se autocompletará en el campo de escritura del chat, sin enviarse automáticamente.


2. Usar con el comando / (acceso rápido por teclado)

Esta es la forma más ágil de insertar respuestas rápidas, ideal para usuarios que prefieren usar el teclado:
1. Dentro del campo de escritura del mensaje, escribe el comando / (barra inclinada). Puedes insertarlo al inicio o en medio de un texto ya escrito.
2. Automáticamente, se desplegará una lista de sugerencias de respuestas rápidas debajo del campo.
3. A medida que escribas el nombre o parte del nombre de la respuesta (o palabras clave dentro del texto de la respuesta rápida), la lista se filtrará en tiempo real.
4. Utiliza las flechas del teclado (arriba/abajo) para navegar por la lista de sugerencias.
5. Cuando la respuesta deseada esté resaltada (o si solo queda una opción), presiona la tecla Enter para que el mensaje se copie en el campo de texto.

 Nota: Si tienes configurado el inbox para enviar mensajes con la tecla "Enter", debes presionar Enter dos veces: una para seleccionar la respuesta rápida y otra para enviar el mensaje.
6. El mensaje completo se autocompletará en el campo de texto, sin enviarse automáticamente.


​

Cómo crear y gestionar las respuestas rápidas en tus conversaciones

1. Ingresa a una conversación, haz clic en / y presiona el botón Crear.
2. Se abrirá un formulario en línea dentro del mismo panel con los siguientes campos:
  1. Nombre: Un campo de texto para identificar tu respuesta rápida (máximo 50 caracteres).
  2. Mensaje: Un campo de texto donde puedes escribir el contenido de tu mensaje. Soporta emojis, saltos de línea, imágenes y/o videos (según los formatos y tamaños permitidos por cada canal el Inbox de Escala).
  3. Visibilidad: Un selector para elegir entre "Solo yo" (la respuesta será privada y solo tú podrás verla y usarla) o "Compartida con mi equipo" (la respuesta estará disponible para todos los usuarios con acceso al Inbox de ese canal).
3. Haz clic en Guardar.
  1. Validaciones: El sistema validará que el nombre y el mensaje no estén vacíos. El nombre debe ser único dentro de su ámbito de visibilidad (no puedes tener dos respuestas privadas con el mismo nombre, ni dos respuestas compartidas con el mismo nombre). Si una respuesta privada de otro usuario tiene el mismo nombre, no impedirá que guardes la tuya.
  2. Una vez guardada, la nueva respuesta se agregará inmediatamente al listado, sin necesidad de recargar el panel.

Gestionar respuestas existentes

1. El panel de respuestas rápidas muestra un listado desplazable de todas tus respuestas existentes (propias y compartidas), ordenadas alfabéticamente. Cada ítem del listado muestra:
  1. El nombre de la respuesta (destacado).
  2. Una previsualización del mensaje (máximo 2 líneas, truncadas con puntos suspensivos si excede).
  3. Un ícono de editar: Al hacer clic, el contenido del ítem se convierte en un formulario editable (con los mismos campos que al crear una nueva, pero precargados). Los cambios se guardan de inmediato al hacer clic en Guardar. Puedes cancelar el modo edición sin guardar cambios.
  4. Un ícono de eliminar: Al hacer clic, aparecerá un mensaje de confirmación "¿Estás seguro de eliminar esta respuesta rápida?" con opciones "Eliminar" y "Cancelar".
  5. Una distinción visual para identificar si una respuesta es privada o compartida.

Permisos y visibilidad de las respuestas rápidas 
  1. Las respuestas rápidas privadas solo son visibles para el usuario que las creó.
  2. Las respuestas rápidas compartidas son visibles para todos los miembros del equipo que tienen acceso al Inbox de ese canal.

Consideraciones importantes

  1. Tu mensaje escrito en el campo de texto no se perderá si abres o cierras el panel de respuestas rápidas.
  2. El nombre de la respuesta rápida tiene un límite de 50 caracteres.
  3. No se permite guardar respuestas rápidas con mensajes vacíos o sin nombre.
  4. Las respuestas rápidas se almacenan asociadas al usuario o al equipo según la visibilidad definida.
  5. Las respuestas rápidas compartidas están disponibles automáticamente para todos los miembros del equipo.


¿Estás listo para completar la misión en Escala?