1. Para comenzar, selecciona los días en los que estás disponible para reuniones en el campo Días y horarios disponibles para reservar.  Puedes elegir días específicos, Todos los días, De lunes a viernes o Sábado y domingo.

2. También puedes configurar la Zona horaria para determinar cómo se mostrarán los horarios disponibles, y la Duración de las reuniones para establecer la misma cantidad de tiempo para cada reserva. 

3. Luego, define el Tiempo libre entre cada reunión, expresado en horas o minutos. Esto te permite tener un margen para prepararte o descansar entre citas.

4. Seguidamente, establece el Plazo mínimo para recibir una reserva, que permite definir cuánto tiempo antes de una reunión tus leads o clientes pueden hacer una reserva. Por ejemplo, si estableces un plazo mínimo de 24 horas, tus leads solo podrán reservar reuniones con al menos un día de anticipación. Esto te da tiempo suficiente para prepararte y organizar la reunión.

5. Por último, podrás presionar el botón de Vista previa de la página para visualizar cómo tus leads y clientes verán tu página desde el enlace externo. 

 Nota: Escala enviará notificaciones por email a los dueños, contactos e invitados externos de la actividad agendada. Si quieres saber más sobre las notificaciones de actividades, haz clic aquí.

Paso 4: Publicar página de agendamiento

1. Tras configurar tu página de agendamiento, el último paso es la previsualización general de la misma, comprendiendo los bloques de tiempo disponibles y el formulario de registro que deberán rellenar los interesados.

2. Si todo está bien, puedes presionar en Publicar para que la página esté disponible para el público, o Publicar más tarde si quieres guardar la preconfiguración de la página y publicarla en otro momento.

3. Una vez que tu página esté publicada, debes saber lo siguiente sobre la experiencia de agendamiento que tendrán tus leads y clientes:

1. Cada vez que una persona agende una actividad en tu página, ese bloque de tiempo dejará de visualizarse como un espacio libre para que otros agenden.
   
2. El bloque de tiempo dejará de estar disponible, únicamente, cuando una persona haya rellenado todos los datos requeridos y haga clic en Agendar.
3. Si hay más de dos personas que, al mismo tiempo, están intentando agendar una actividad en el mismo bloque de tiempo:
   
1. Solo se logrará agendar la primera persona que complete y envíe los datos al hacer clic en Agendar.
2. Las otras personas que estén intentando agendar en el mismo bloque de tiempo, cuando hagan clic en Agendar, Escala les mostrará una notificación que indica que el horario no está disponible para que elijan otro día y hora. 
   

4. Adicionalmente, debes tener presente que al agendar una actividad se mostrará un mensaje de agradecimiento, además de que se enviará un email a todas las personas involucradas notificando sobre dicha actividad.

Registro de contactos e invitados externos de una actividad

Cuando una persona agenda una actividad en tu página, debe insertar al menos un email o número telefónico. Por medio de estos datos, Escala detecta si esta persona es un contacto del CRM o no. En este sentido, pasará lo siguiente:

1. Contacto existente: En caso de que el email o teléfono coincida con los datos de un contacto, entonces se actualizará y se asociará la actividad al contacto existente.
   
2. Contacto no existente: En caso de que la persona que agendó no esté registrada en el CRM, se tomará el email o teléfono como identificador (ID) y se registrará como contacto en el CRM con los datos proporcionados en el formulario de agendamiento.
   

Ahora bien, adicionalmente se pueden agregar hasta 10 invitados externos proporcionando sus correos electrónicos. Al asociar estos emails a la actividad, Escala puede detectar si las personas están registradas en el CRM y puede ocurrir lo siguiente:

1. Si hay invitados que están registrados como contactos, estos se registrarán como contactos asociados en la actividad.
   
2. Si hay invitados que no están registrados como contactos en el CRM, Escala los dejará como invitados y no los registrará en el CRM automáticamente. La única forma que habrá de poder guardarlos, es manualmente.

Tanto el contacto como los invitados externos, recibirán un correo electrónico que les notificará que fueron agendados para participar en una actividad con los datos pertinentes (lugar o link, fecha y hora). Además, si la reunión se modifica, también recibirán un email con la información actualizada.

 Nota: Recuerda que cada dueño de actividad y organizador pueden visualizar lo que tienen pendiente por realizar. Sin embargo, no es posible ver las actividades que están pendientes por hacer y que fueron asignadas a otros dueños y/u organizadores adicionales, a menos que tengan permisos para hacerlo.