Crear tareas con un Agente IA

Crear tareas con un Agente IA

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Habilita a tus agentes IA para crear tareas automáticamente en el CRM y optimizar el seguimiento.

Los agentes de Inteligencia Artificial de Escala pueden crear tareas y oportunidades directamente en tu CRM, como parte de sus acciones durante una conversación.

La habilidad Crear Tareas es crucial para automatizar recordatorios internos y acciones de seguimiento relacionadas con tus contactos, sin intervención manual.

¿Para qué sirve la habilidad de crear tarear?

Esta habilidad permite a tu agente IA:
  1. Automatizar recordatorios: Crea tareas asociadas a un contacto para acciones de seguimiento como "agendar una llamada para mañana" o "recordar enviar una propuesta".
  2. Optimizar el seguimiento: Asegura que las acciones internas pendientes se registren y asignen automáticamente, mejorando la organización de tu equipo.
  3. Eficiencia en el CRM: Permite al agente generar un listado de tareas pendientes directamente en el CRM, basándose en la conversación.

Funcionamiento de la creación de tareas por el Agente IA

Cuando esta habilidad está activada, el Agente IA puede interpretar instrucciones en su prompt que impliquen la creación de una tarea. El agente extraerá automáticamente los valores clave de la conversación y las instrucciones para completar los campos de la tarea en el CRM.

Ejemplos de Instrucciones para el Agente:
  1. "Si el usuario dice que lo llamemos después, crea una tarea para llamarlo al día siguiente."
  2. "Cuando mencione que quiere que le enviemos una propuesta, crea una tarea con el nombre 'Enviar propuesta' para el próximo lunes."
  3. "Si el lead solicita una cotización vía email, crea una tarea para enviarla el lunes más cercano a la fecha actual, a las 10:00 am, asignada a @María."
El agente evaluará las condiciones en tiempo real, tomando como referencia el día, fecha y hora actual para asignar fechas y horas a las tareas.

Configuración e instrucciones para crear tareas

Para que tu agente cree tareas correctamente, debes activar la habilidad y asegurarte de que se completen los campos obligatorios:

1. Ingresa al Constructor de agentes de tu agente IA.
2. Indica (de forma manual o con el asistente) la activación de la habilidad de Crear tareas. Asegúrate de que el checkbox para activar esta habilidad esté activo.



Instruye a tu Agente IA para crear tareas

Al definir las instrucciones del agente en el constructor, utiliza un lenguaje claro para especificar bajo qué circunstancias el agente debe crear una tarea y cómo debe completar sus campos.

Para que una tarea se cree exitosamente, el agente debe completar los siguientes campos, priorizando la información de tus instrucciones (prompt) y luego la del contacto:

1. Nombre de la tarea:
  1. El agente utilizará el nombre que hayas especificado en el prompt (ej. "crear una tarea llamada 'Enviar propuesta'").
  2. Si no se especifica un nombre, el agente construirá uno dinámicamente (ej. "Llamar a [nombre_contacto]").
2. Fecha y Hora de Inicio:
  1. El agente extraerá del prompt expresiones temporales específicas ("mañana", "el martes", "a las 3pm").
  2. Si solo se indica la fecha pero no la hora, asignará por defecto las 9:00 am.
  3. Si no hay ninguna indicación temporal, asignará la fecha y hora actuales.
  4. El formato final debe ser compatible con el calendario de Escala (dd/mm/aaaa hh:mm).
3. Estatus: 
  1. Todas las tareas creadas por Agentes IA se marcarán inicialmente como Pendiente.
  2. El Agente no puede crear tareas con estatus Realizada.
4. Dueño de la Tarea: 
    1. Si en el prompt se especifica un usuario con @, ese será el dueño.
    2. Si el contacto tiene un dueño asignado en el CRM, el agente utilizará ese mismo usuario.
    3. Si no hay dueño definido, la tarea se creará como “No asignado”.
5. Contacto asociado: La tarea siempre estará asociada al contacto con el que el agente está conversando en ese momento.
6. Descripción: El agente agregará por defecto una descripción de entre 200 y 500 caracteres que contenga un resumen de la conversación, acuerdos y posibles acciones internas pendientes.

Consideraciones y buenas prácticas 

Una vez hayas definido las instrucciones de tu Agente IA para la creación de tareas, te recomendamos:
  1. Instrucciones claras: La precisión en el prompt es fundamental para que el agente identifique correctamente la intención de crear la tarea y complete los campos.
  2. Mensaje de confirmación: El agente puede enviar un mensaje de confirmación al contacto una vez creada la tarea, si así lo indicas en el prompt (ej. "¡Perfecto! He registrado un recordatorio para llamarte mañana a las 10:00 am.").
  3. Pruebas: Utiliza el simulador de conversaciones para verificar que el agente crea las tareas según lo esperado y con la información correcta.


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