Visualizar el historial de contactos y registrar interacciones en el CRM

Visualizar el historial de contactos y registrar interacciones en el CRM

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Visualiza el historial de eventos de cada contacto.

En el CRM de Escala, puedes revisar el historial de eventos registrados en la plataforma con cada contacto. Esto te permitirá hacer un seguimiento oportuno del proceso de ventas, identificar fácilmente en qué estado se encuentran las oportunidades del contacto, qué actividades y tareas se han realizado hasta el momento y qué acciones se deben tomar a continuación para avanzar en el proceso comercial.

Con el acceso al historial de eventos de un contacto, puedes hacer lo siguiente:
  1. Personalizar la comunicación. Obtén información sobre las preferencias y necesidades de tus contactos para personalizar la comunicación y aumentar las posibilidades de que este responda positivamente a las comunicaciones de marketing y ventas.
  2. Identificar las oportunidades de venta cruzada apoyándote en el registro de oportunidades ganadas y actividades. Por ejemplo, si un contacto pagó un servicio relacionado con la gestión de redes sociales, es posible que esté interesado en un producto relacionado con la publicidad en redes sociales.
  3. Mejorar la retención de clientes revisando todas las interacciones que has tenido con el contacto. Así, podrás identificar posibles problemas y responder rápidamente a sus necesidades y preocupaciones.
  4. Analizar y optimizar el proceso de ventas. Al ver qué actividades y tareas han llevado a un cierre exitoso de ventas, puedes ajustar tu proceso comercial para mejorar su eficacia y aumentar las tasas de conversión.

Revisa el historial de interacciones con tu contacto 

1. Para acceder a la información y conocer el historial de interacciones con un contacto, haz clic en la funcionalidad CRM ubicada en la columna izquierda de la pantalla y selecciona Contactos. 
2. Seguidamente, haz clic sobre el nombre del contacto que deseas revisar, y a continuación, verás el perfil del contacto con su información general. En la barra lateral izquierda, encontrarás la sección de campos predeterminados y personalizados y empresas vinculadas. También verás las pestañas de actividades y tareas programadas, oportunidades asociadas, y el historial de todos los eventos y acciones que se hayan registrado para este contacto hasta la fecha. 
3. Podrás observar que se registran todos los emails y WhatsApp que le has enviado desde Escala, los eventos asociados al contacto que se han completado, las llamadas realizadas y notas añadidas. 

Filtrar el historial por tipo de evento

1. Haz clic en el campo Filtrar historial por tipo de eventos para tener una vista única de cada tipo o combinar dos más tipos de evento.

2. Puedes seleccionar más de un tipo de evento, entre las siguientes opciones:
  1. Actividades. Muestra las actividades y cambios correspondientes a esta entidad.
  2. Tareas. Puedes ver las tareas que hayas completado. 
  3. Asignación. Este filtro te permitirá ver:
    1. Los cambios de dueño que ha tenido el contacto desde que se registró por primera vez en el CRM.
    2. Cuando una oportunidad vinculada al contacto cambia de dueño.
    3. Cuando se asigna una actividad relacionada al contacto a un nuevo dueño.
    4. Todos los cambios de dueño que han tenido las tareas vinculadas al contacto.
  4. Oportunidades. Muestra las oportunidades que hayan cambiado de estado 
  5. Correos:
    1. Campañas. Para ver todos los emails que ha recibido este contacto a través de campañas masivas.
    2. Automatizaciones. Para ver todos los emails que ha recibido este contacto a través de flujos de automatizaciones.
    3. CRM. Para conocer los emails que se enviaron de forma individual y exclusiva a este contacto.
  6. Notas. Refleja si se agregaron anotaciones con información relevante relacionada al contacto.
  7. WhatsApp. Para revisar los movimientos y acciones realizadas directamente con las conversaciones de ese contacto vía WhatsApp.
  8. Llamadas. Puedes seleccionar si solo quieres que se visualicen las respondidas, no respondidas, las identificadas como número incorrecto, las que entraron en el buzón de voz o que se marcaron como No contactar.
  9. Envíos de formulario. Sirve para ver cuántos formularios ha llenado este contacto, ya sea a través de una landing page, o de un sitio web externo.
  10. Bloqueo de perfiles. Refleja si en algún momento se bloqueó un perfil vinculado a este contacto desde los canales de WhatsApp, Facebook Messenger o Instagram DM vía inbox.

Registra eventos en el historial de un contacto 

Registra novedades con notas 

1. Registra las novedades o información  relevante de tus contactos en cada momento de la gestión con las Notas. Haz clic en Notas para ingresar un nuevo registro en el historial. 
2. Si deseas eliminar algún registro del historial, haz clic en el icono de la papelera  y selecciona Confirmar.
3. En cambio, si quieres editar la información de dicha nota, haz clic sobre el icono del lápiz, modifica lo que necesites y presiona Guardar.
  Importante: Las notas que elimines, no podrás recuperarlas posteriormente.


Registra llamadas en el historial de un contacto

En Escala, es posible registrar los detalles de las llamadas que realizas a tus contactos. Esto te permite tener un historial completo de las conversaciones con los clientes. Para ello:
1. Haz clic en el botón Registrar. De manera automática, se rellenará el título, pero puedes editarlo. 
2. Elige un Tipo de llamada entre las opciones disponibles: Precalificación, Negociación, Primer contacto, Demo, Cierre y cualquier otro tipo que hayas creado.
3. En el botón Resultado registra cuál fue el resultado de la llamada entre las opciones disponibles: Respondida, No respondida, Número incorrecto, No contactar, Buzón de voz.
4. Seguidamente, describe los detalles de la llamada como la fecha, hora y duración, y anota los datos importantes que hayas obtenido en la llamada.
5. Si deseas agregar información adicional relevante de la llamada, puedes utilizar el apartado de información adicional para crear campos personalizados que solo se reflejarán en este registro de la llamada. Para ello, debes hacer clic en Información adicional.


6. Luego, debes comenzar por escribir el nombre del campo al que quieres vincular el dato pendiente por registrar. Ubica el cursor en el cuadro y sigue la estructura "llave|valor" en cada línea. Por ejemplo, si quieres registrar un dato obtenido en la llamada sobre el website alterno, escribe "Website alterno" en el lugar de "llave".
7. Después, inserta la barra separadora "|", seguido del valor, que en este caso será la URL indicada. Como resultado se debe ver así: Website alterno|www.escalapro.com. 
 Importante: Ten en cuenta que si quieres añadir más de un campo nuevo, debes escribir uno por línea.
8. Luego de añadir los campos que desees, haz clic en Guardar.



Envía comunicaciones desde el historial de un contacto 

Además de visualizar la información general, desde el historial de un contacto es posible enviar emails 1:1 o tener acceso directo al contacto para enviar mensajes vía inbox o WhatsApp Web.

Comunícate con tu contacto vía WhatsApp

1. Desde el historial de un contacto, al hacer clic en el botón de WhatsApp, puedes elegir dos opciones:
  1. Elegir WhatsApp Web para redactar un mensaje directamente desde la ventana del historial del contacto. Al hacer clic en Enviar, Escala te redirige a WhatsApp Web para que envíes el mensaje desde allí.

  1. Elegir la opción Inbox para dirigirte a la conversación que tienes con ese contacto en el inbox y contactarlo.

Redacta un email personalizado para un contacto 

Los emails que se envían desde el historial de un contacto, son personalizados e individuales. Puedes utilizar una plantilla o redactarlo desde cero. Aprende cómo crearlo en este artículo.

¿Estás listo para completar la misión en Escala?




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