Gestión y registro automático de números de WhatsApp en el CRM
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Aprende cómo Escala registra y utiliza automáticamente los números de WhatsApp en los perfiles de tus contactos.
En Escala, la gestión eficiente de tus comunicaciones vía WhatsApp depende de la precisión de los números de teléfono asociados a tus contactos. Este documento explica cómo el CRM prioriza, registra y actualiza automáticamente los números de WhatsApp, tanto en los campos Teléfono Primario como Teléfono de WhatsApp, para asegurar la fluidez de tus mensajes y automatizaciones.
Comprender este comportamiento automático te permite:
- Asegurarte de que tus mensajes WhatsApp lleguen siempre al número correcto.
- Mantener tu CRM actualizado. Escala automatiza parte de la gestión de datos de contacto para una mayor precisión.
- Al conocer las reglas de prioridad, puedes anticipar y corregir números que podrían causar errores en tus flujos.
Campos de Teléfono en Escala
Para una gestión clara de tus contactos, Escala utiliza principalmente dos campos de teléfono:
- Teléfono Primario: Este es el número de teléfono principal del contacto, utilizado para diversos fines en el CRM.
- Teléfono de WhatsApp: Este campo está específicamente diseñado para almacenar el número de WhatsApp del contacto, facilitando las comunicaciones directas a través de este canal.
Comportamiento del registro automático del Teléfono de WhatsApp
Escala automatiza el registro del número de WhatsApp en el campo correspondiente del contacto en dos escenarios clave:
1. Primer envío exitoso a Teléfono Primario
- Cuándo ocurre: Cuando inicias un envío de mensaje o plantilla de WhatsApp (desde una automatización, el chat directo del Inbox para iniciar una conversación, o al ir al Inbox desde el Detalle del contacto) a un contacto que solo tiene el campo Teléfono Primario lleno y el Teléfono de WhatsApp vacío.
- Funcionamiento: Si el mensaje se envía exitosamente a ese Teléfono Primario, Escala detecta que el número es válido para WhatsApp.
- Resultado: El número del Teléfono Primario se copiará automáticamente al campo Teléfono de WhatsApp del contacto. A partir de ese momento, el contacto tendrá el mismo número en ambos campos.
2. Contacto inicia conversación vía WhatsApp
- Cuándo ocurre: Cuando una persona te escribe por primera vez a través de WhatsApp a tu Inbox de Escala, iniciando una nueva conversación.
- Funcionamiento: Escala reconoce el número de origen de la conversación.
- Resultado: Al guardar ese contacto en el CRM, el número de teléfono con el que inició la conversación se registrará automáticamente como Teléfono de WhatsApp. Si el contacto ya existía con un Teléfono Primario diferente, el Teléfono de WhatsApp se añadirá sin sobrescribir el primario.
Priorización de teléfonos al enviar Mensajes WhatsApp
Cuando intentas enviar un mensaje o plantilla de WhatsApp a un contacto, ya sea desde el Detalle del Contacto o desde un flujo automatizado, Escala sigue este orden de prioridad para determinar el número de envío:
- Teléfono de WhatsApp: Siempre se intentará enviar el mensaje al número registrado en el campo Teléfono de WhatsApp.
- Teléfono Primario: Si el campo Teléfono de WhatsApp está vacío, Escala intentará enviar el mensaje al número registrado en el campo Teléfono Primario.
Gestión de errores en el envío
Es importante considerar las siguientes situaciones al intentar enviar mensajes WhatsApp:
- Envío fallido por número incorrecto o sin WhatsApp: Si el número de Teléfono de WhatsApp o el Teléfono Primario no corresponde a una cuenta de WhatsApp activa o está mal escrito, el envío del mensaje o plantilla fallará. Escala te mostrará este error en el registro de la actividad o el flujo.
- Gestión de números incorrectos: Si un número de WhatsApp es incorrecto o deja de ser válido, puedes eliminarlo manualmente directamente desde la tarjeta de información del contacto en el CRM.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?