Caso de uso: Actualizar el valor de un campo según la respuesta de un formulario

Caso de uso: Actualizar el valor de un campo según la respuesta de un formulario

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Conoce cómo actualizar un campo de oportunidad a partir de un campo de contacto con estas 3 acciones.



En Escala, puedes actualizar la información de los campos de oportunidades y de contactos. A continuación, te presentamos un caso de uso donde se actualice un campo de una oportunidad de venta de acuerdo a la respuesta de tus contactos en un formulario.

1. Configura el evento de inicio

1.1 Para ello, lo primero que debes hacer es dirigirte a la funcionalidad Automatización, hacer clic en + Crear y seleccionar + Crear desde cero.
1.2 Luego, haz clic en el botón Configurar evento de inicio. En este caso, elegiremos una automatización de Contacto y el evento Formulario enviado.
1.3 Selecciona el formulario, que en este caso es "Test - Escalanautas", y haz clic en Agregar para comenzar a editar las condiciones del mismo.



1.4 Como en este ejemplo seleccionamos como evento de inicio un test que mide cuál es la herramienta favorita de los clientes de Escala, queremos que solo ingresen al flujo los contactos que señalaron la herramienta de Reportes como la mejor. Por eso, en las condiciones establecimos que quienes respondieron el campo "Mejor área" con la opción "Reportes", serán los que ingresarán a la automatización para ejecutar las acciones automatizadas.
1.5 Por último, haz clic en Guardar.



2. Agrega una acción 

2.1 Haz clic en el ícono de + > Acción y elige la opción Actualizar valor de un campo de oportunidad.
2.2 Luego, especifica cuáles son las oportunidades que quieres actualizar. Para ello, debes elegir en qué estado, etapa o pipeline debe tener oportunidad el contacto para que se actualice el campo que selecciones. En este ejemplo, definiremos que si el contacto tiene oportunidad en el Pipeline de "Embudo 1", entonces se actualizará automáticamente el campo personalizado de oportunidad "Área destacada" con el valor "Reportes".
 Importante: Ten en cuenta que los campos personalizados de contacto están separados de los campos de oportunidades. Por lo tanto, si quieres que se traspase un dato específico de una entidad a otra (de contactos a oportunidades) automáticamente, entonces los campos deben estar creados en ambas entidades, antes de configurar el flujo para que ocurra la actualización automatizada.

2.3 Por último, haz clic en Guardar. De esta manera, habrás configurado que cada vez que un contacto rellene un formulario y elija una opción "X" en el campo "Y", todas las oportunidades con las condiciones que elijas, también actualizarán el campo "Y" con el valor "X". Esto te servirá para sincronizar la información de distintas entidades de manera automatizada.



 Importante: Ten en cuenta que solo se podrán actualizar con esta acción los campos predeterminados Descripción, Prioridad, Producto, además de todos los campos personalizados.

3. Guarda los cambios 

3.1 Puedes agregar tantas acciones y decisiones como desees. Una vez hayas terminado, habilita tu flujo. Para esto, haz clic en el botón superior derecho que indica Deshabilitado y se desplegará una opción que te permitirá habilitarlo. 
3.2 Haz clic en el botón Habilitar, espera unos segundos y verás un mensaje indicándote "Automatización guardada con éxito".
3.3 Por último, haz clic en el botón naranja que indica Guardar y tu flujo quedará activado correctamente.



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