Cómo funcionan los reportes de Escala

Cómo funcionan los reportes de Escala

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Comprende el alcance y la naturaleza de los reportes de Escala para un análisis de datos preciso.

Los reportes de Escala son herramientas diseñadas para proporcionar informes y métricas vinculadas a la actividad que ocurre en tu CRM, Inbox y automatizaciones. Su propósito es ayudarte a medir procesos, identificar tendencias y optimizar tus estrategias.

La naturaleza de los reportes de Escala

Los reportes de Escala registran y organizan información sobre eventos pasados. Esto significa que capturan si algo "sucedió" o "no sucedió", en lugar de reflejar un estado en tiempo real o cambios dinámicos del momento presente.

Reportes: Un registro de eventos históricos 

La información en los reportes se guarda como una serie de eventos históricos. Por ejemplo, se registra que "una conversación se abrió" o que "una oportunidad cambió de etapa". Los reportes se enfocan en si un hecho ocurrió y registran ese evento con su fecha y hora.

Reportes vs. Vistas en tiempo real: Entendiendo la diferencia 

Es fundamental comprender que los reportes de Escala no son una "foto en tiempo real" del estado actual de la plataforma.
  1. Reportes (Datos históricos): Muestran los eventos que ocurrieron dentro de un período histórico.
  2. Inbox (Datos en tiempo real): Refleja el estado actual y dinámico de las conversaciones y entidades (ej. cuántas conversaciones están abiertas o cerradas en este instante, o si un mensaje ya fue leído).

¿Qué puedes analizar con los reportes de Escala?

Los reportes de Escala son herramientas para obtener una mirada macro sobre el desempeño y las tendencias de tu negocio, permitiéndote analizar grandes volúmenes de datos para:
  1. Analizar tendencias y comportamientos: Identifica patrones generales en la actividad de tus contactos, el progreso de oportunidades o el uso de automatizaciones.
  2. Tomar decisiones estratégicas: Utiliza los registros históricos para fundamentar decisiones sobre tus procesos de marketing, ventas y servicio al cliente.
  3. Medir el rendimiento general: Evalúa la eficacia de tus campañas, flujos o el desempeño de tu equipo a lo largo del tiempo, basándote en eventos registrados.
  4. Proporcionar trazabilidad: Ofrecen un registro exacto de los eventos que han ocurrido en la plataforma.

¿Qué no son los reportes de Escala?

Los reportes de Escala no están diseñados para el monitoreo en tiempo real ni para proporcionar una visión actualizada al instante del estado de las operaciones. Por lo tanto, no te permitirán:
  1. Monitorear el desempeño en tiempo real de asesores en el Inbox: No muestran el tiempo que tardan en responder a un mensaje en el momento actual, ni cuántas conversaciones "siguen" abiertas o sin leer en este instante.
  2. Ver el estado actual y dinámico de las conversaciones: No reflejan si un mensaje fue leído hace segundos, o si una conversación que se abrió ayer sigue asignada al mismo asesor hoy.
  3. Obtener una "foto" instantánea del Inbox: Los reportes no son un reflejo en vivo de la bandeja de entrada.

Ejemplos: Interpretando tus reportes de Escala

Para comprender mejor cómo leer e interpretar la información de los reportes, aquí te presentamos algunos ejemplos clave, enfocados en la naturaleza histórica de los datos:

  1. Reporte de conversaciones abiertas vs. cerradas por usuario
    1. Lo que muestra: Este reporte indica la cantidad de conversaciones que tuvo abiertas un asesor en un día determinado y cuántas de esas conversaciones fueron cerradas en ese mismo período.
    2. Interpretación: Si un reporte muestra "100 conversaciones abiertas" para un asesor en un día, significa que 100 interacciones se iniciaron y se asignaron a ese asesor durante ese día. No implica que esas 100 conversaciones sigan abiertas en el Inbox en el momento actual de la consulta del reporte. Es un registro de la actividad de apertura y cierre dentro del período seleccionado.

  1. Reporte de oportunidades ganadas/perdidas
    1. Lo que muestra: Este reporte registra si una oportunidad fue creada, ganada o perdida dentro de un período de tiempo específico.
    2. Interpretación: Si un reporte indica "50 oportunidades ganadas" en el último mes, significa que el evento de "oportunidad ganada" ocurrió 50 veces en ese mes. No muestra si esas oportunidades "siguen" en la etapa de ganada en el CRM en este momento, sino que registra el hecho histórico de su cambio de estado.

  1. Reporte de mensajes enviados/recibidos
    1. Lo que muestra: Este reporte te dará el total de mensajes que fueron enviados o recibidos en un día o período específico, por canal o por usuario.
    2. Interpretación: Te ayuda a entender el volumen de comunicación histórica. No te indicará si estos mensajes "siguen" sin leer o si la conversación a la que pertenecen "sigue" activa en el Inbox en tiempo real.

  1. Reporte de actividades creadas/completadas
    1. Lo que muestra: Este reporte registra la cantidad de actividades que fueron creadas o completadas por tu equipo en un rango de fechas.
    2. Interpretación: Permite evaluar la productividad histórica de tu equipo en la ejecución de tareas. No te dirá cuántas actividades "siguen" pendientes o en progreso en el momento de la consulta.

Consideraciones y recomendaciones para un análisis preciso

Para sacar el máximo provecho de los reportes de Escala, ten en cuenta lo siguiente:
  1. Interpreta los reportes como un historial: Siempre analiza los datos como un registro de eventos pasados, no como un reflejo en tiempo real del estado actual de tu operación.
  2. Consistencia de datos: La precisión de tus reportes depende de la calidad y consistencia de los datos registrados en tu CRM.
  3. Complementa con otras herramientas: Si necesitas monitorear el estado en tiempo real de tus conversaciones o actividades, considera utilizar las vistas directas del Inbox o del Smartview del contacto.


¿Estás listo para completar la misión en Escala?


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