Actividad de reunión con asistencia usando QR
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Agenda una reunión presencial y toma asistencia usando código QR con Escala.
En Escala, puedes programar actividades presenciales para que un usuario específico de tu equipo pueda asociarlas a las entidades del CRM (contactos, oportunidades y empresas) y llevar a cabo un registro de asistencia pertinente y fácil de reflejar en Escala.
La actividad de tipo Reunión con asistencia permite hacer un registro de un evento presencial en el calendario de Escala, asociado a un contacto, oportunidad y/o empresa específica. Al crear este tipo de actividad, se enviará un email a la entidad asociada que contiene un código QR para que cuando este asista a la actividad presencial, pueda mostrar el código QR y un usuario de tu cuenta lo escanee utilizando la aplicación móvil de la plataforma.
Cómo crear una actividad de tipo Reunión con asistencia
En Escala se pueden agendar distintos tipos de actividades presenciales y online, pero en este caso, te enseñaremos cómo crear una actividad presencial en el calendario de tu CRM.
Crea y elige el tipo de actividad
1. Dirígete a CRM y haz clic en Calendario.2. Al abrise el calendario en tu pantalla, presiona el botón + Crear.3. En el campo Nombre, escribe uno para la nueva actividad.4. Luego, en el campo Tipo, elige la opción Reunión con asistencia.
Elige la fecha y el responsable de la actividad
1. Primero, debes elegir la fecha y hora de inicio y fin de la Reunión con asistencia, rellenando los campos:
- Desde: utilízalo para indicar el día, mes, año en el calendario que se expande, y en la parte baja define la hora exacta en la que inicia la actividad.
- Hasta: utilízalo para indicar todos los detalles de fecha y hora en la que finaliza la actividad.
2. Luego, elige el responsable de la actividad. Cada actividad debe estar asociada de manera obligatoria a un Responsable, es decir, a un usuario de tu cuenta que será el encargado de llevarla a cabo y será la única persona que la verá reflejada en su calendario.Asocia la actividad a otras entidades del CRM
En Escala, las entidades son aquellos registros que se realizan en tu CRM y que comienzan a ser parte de tu base de datos. En total, existen 5 tipos de entidades: Contactos, Empresas, Oportunidades, Actividades y Tareas. A continuación, te mostramos cuáles entidades puedes asociar a una actividad.1. En el caso de las actividades, la asociación de contactos, oportunidades y empresas es opcional. Esto quiere decir que estos tres campos no son obligatorios, pero en este caso de Reunión con asistencia debes asociar la actividad a un contacto para que se pueda generar y enviar el QR correctamente.2. Al elegir el campo Contacto, verás el listado de contactos y puedes escribir el nombre para encontrarlo más rápido.3. Si eliges añadir el campo Empresa, puedes vincular la actividad a una empresa registrada en el CRM o, en caso de que no esté guardada aún, crear una nueva directamente desde esta casilla.4. Si también quieres asociar una Oportunidad, Escala solo te mostrará la lista de oportunidades que están vinculadas al responsable que seleccionaste para esta actividad. No será posible vincular la oportunidad perteneciente a un miembro de tu equipo, si el responsable de esta actividad es otro.En este ejemplo, solo agregaremos un contacto como única entidad asociada a la actividad de tipo Reunión con asistencia, de manera que el contacto elegido reciba en su correo el código QR cuando se agende la actividad.Define últimos detalles de la actividad
1. En la casilla de descripción, escribe los detalles que quieras recordar cuando se lleve a cabo.2. Una vez hayas completado el campo de descripción, define el estatus de la actividad. Selecciona Pendiente para las actividades que vayan a ocurrir en el futuro. La opción Realizada sirve para casos donde una actividad ya fue completada.3. Por último, haz clic en Crear para guardar esta actividad en tu calendario.4. Al crear esta actividad, el contacto que asociaste, recibirá un correo electrónico con el código QR para que, en caso de que asista al evento, muestra este código y Escala pueda confirmar que asistió en tiempo real.
Cómo luce el email que recibe el contacto
Al crear la actividad de Reunión con asistencia, Escala enviará automáticamente el email con los detalles de la actividad, como:
- El responsable de la actividad.
- La hora, día, mes y año de la actividad.
- El código QR asignado.
En resumen, el correo se verá así:
Qué pasa si se actualiza la actividad de Reunión con asistencia
Cada vez que desde tu cuenta Escala se actualiza el Responsable, Fecha, Hora o Contacto asociado de una reunión con asistencia, nuestra plataforma envía un nuevo correo electrónico de manera automática con los datos actualizados de la misma.
Ten en cuenta que cuando se actualiza alguno de los campos mencionados anteriormente, el código QR también cambia. Por eso, cuando la persona asista al evento y muestre el código, debes asegurarte de que esté mostrando el último código QR enviado a través de email, en caso de que esa actividad se haya actualizado.
Cómo escanear el código QR de un contacto que asistió
Cuando llegue el día del evento presencial que agendaste en Escala, podrás tomar asistencia utilizando la aplicación móvil de Escala. A continuación, te enseñamos cómo hacerlo.
Crea y elige el tipo de actividad
1. Desde la aplicación Escala en el dispositivo móvil, abre el menú inicial y haz clic en la opción Escanear QR.2. Para abrise el escaner, debes otorgar permisos necesarios para que Escala pueda acceder a la cámara de tu móvil.3. Al abrir la cámara, podrás enfocar el código y confirmar la lectura del mismo. Para ello, haz clic en Confirmar lectura.4. Tras la lectura del QR, verás los siguientes detalles de la actividad:
- Nombre de la actividad.
- Fecha y hora de la actividad.
- Dueño de la actividad.
- Nombre del invitado (contacto) asociado.
5. Al ver esta información, debes presionar el botón Confirmar asistencia. Automáticamente, la actividad pasará de Pendiente a Realizada.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?
Related Articles
Realizar llamadas desde el CRM de Escala usando Windows
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misión: Realiza llamadas a tus contactos desde Escala usando Windows con estas 2 acciones. En el CRM de Escala contamos con un botón para realizar llamadas de manera directa desde nuestra ...Diferencias entre una actividad y una tarea en Escala
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misión: Conoce las diferencias entre una actividad y una tarea en la plataforma de Escala. En Escala puedes lograr que tu equipo trabaje de forma más efectiva y organizada al asignar tareas y ...Actualizar los datos de contactos usando importaciones
Usuarios autorizados: Administradores. La misión: Actualiza los datos de tus contactos en el CRM de Escala con estas 3 acciones. 1. Importa un archivo con los datos actualizados 1.1 Para actualizar algunos datos de tus contactos usando la herramienta ...Realizar llamadas desde el CRM de Escala usando Mac
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misión: Realiza llamadas a tus contactos desde una Mac con estas 2 acciones. En el CRM de Escala contamos con un botón para realizar llamadas de manera directa desde nuestra plataforma. Esta ...Configurar páginas de agendamiento para programar reuniones con leads y clientes
Usuarios autorizados: Administradores y vendedores. La misión: Conoce cómo funcionan y se configuran las páginas de agendamiento en el calendario de Escala. Próximamente, Escala lanzará las páginas de agendamiento, lo que permitirá crear agendas ...