Automatizar acciones y decisiones basadas en fechas y horarios específicos
Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Controla el avance de tus entidades en los flujos automatizados con base en horarios y fechas determinados.
Las automatizaciones de Escala incluyen una decisión que permite controlar el momento exacto en que un Contacto, Oportunidad o Actividad avanza en un flujo. Esta funcionalidad asegura que tus comunicaciones y procesos se ejecuten en los momentos más oportunos, evitando envíos no deseados.
En las automatizaciones de Escala, puedes definir el momento exacto en que un Contacto, Oportunidad o Actividad avanza en un flujo. La decisión Con base en un horario y fecha te permite configurar reglas según el día de la semana, un rango horario y/o un rango de fechas, asegurando que las comunicaciones y acciones se ejecuten en los momentos más adecuados y relevantes para tus usuarios finales.
¿Para qué sirve la decisión basada en fecha y horario?
La implementación de esta decisión en los flujos aborda la necesidad de:
- Controlar la ejecución temporal: Permite definir reglas basadas en día de la semana, rango horario y/o rango de fecha para la continuación del flujo.
- Optimizar el envío de comunicaciones: Evita que los usuarios finales reciban mensajes (emails, WhatsApps) en horarios no deseados o fuera de la franja operativa.
- Alinear procesos automatizados: Sincroniza las acciones del flujo con horarios laborales o periodos de tiempo específicos para campañas o seguimientos.
- Flexibilidad en la configuración: Las condiciones de tiempo son combinables, permitiendo crear reglas precisas para diversos casos de uso.
¿Cómo funciona la decisión basada en fecha y horario?
Esta decisión actúa como una bifurcación en tu flujo automatizado, dirigiendo a las entidades por la rama del SÍ si cumplen las condiciones de tiempo establecidas, o por la rama del NO si no las cumplen.
Puedes configurar reglas basadas en una o varias de las siguientes propiedades:
- Día de la semana: Permite especificar en qué días de la semana la entidad puede avanzar por el camino del SÍ. Por ejemplo, puedes configurar que un mensaje solo se envíe de lunes a viernes.
- Rango de hora: Define un horario específico del día en el que la entidad puede continuar en el flujo por el camino del SÍ. Esto te permite enviar comunicaciones solo dentro de tu horario comercial, por ejemplo, entre las 9:00 AM y las 6:00 PM. Deberás seleccionar la zona horaria específica para esta decisión.
- Rango de fecha: Establece un periodo de tiempo específico en el calendario. Las entidades solo avanzarán en el flujo si la fecha actual está dentro del rango definido (ej. entre el 1 de junio y el 31 de agosto).
Al establecer cualquiera de estos rangos, las entidades que ingresen al flujo tomarán la rama del SÍ solo si se encuentran en el periodo de tiempo indicado. En el caso contrario, se irán por la rama del NO y se ejecutarán las acciones configuradas para el mismo.
Automatiza acciones basadas en días, fechas y horas específicas
1. Desde el constructor de un flujo automatizado, haz clic en Configurar evento de inicio.
2. Elige el tipo de automatización que desees, puede ser de Contacto, Oportunidad o Actividad.
3. Luego, selecciona el evento de inicio de tu preferencia. En este ejemplo elegimos crear una automatización de Contacto con el evento Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox y haz clic en Guardar.
4. Agrega la Decisión Con base en un horario y fecha y elige el primer rango que quieres configurar entre las opciones siguientes:
- Día de la semana
- Elige entre el operador Es uno de o No es uno de, y selecciona uno a uno los días de la semana que quieres establecer para que la entidad pase por la rama del SÍ.
- Rango de hora
- Elige entre qué horas quieres que se permita el paso de la entidad por la rama del SÍ y establece la hora de inicio y fin de este rango horario. Es crucial seleccionar la Zona horaria que aplique a esta decisión para asegurar la precisión.
- Rango de fecha
- Define desde cuál fecha y hasta cuándo específicamente se permitirá el paso de la entidad por la rama del SÍ. Establece la fecha de inicio y fin de este rango.
5. Puedes añadir múltiples condiciones en la misma decisión, combinando diferentes propiedades (ej., "Día de la semana" + "Rango de hora"). Solo debes hacer clic en Agregar para configurar una nueva condición. Todas las condiciones añadidas deben cumplirse para que la entidad avance por la rama del SÍ.
6. Al terminar, haz clic en Guardar y continúa añadiendo acciones para la rama del SÍ y del NO.
Reglas importantes para la configuración
- Si tu decisión es simple, es decir, es una bifurcación SÍ/NO, no podrás añadir múltiples condiciones que usen la misma propiedad (ej., dos condiciones de "Día de la semana").
- En el caso de decisiones múltiples (con varias ramas), podrás repetir el uso de la misma propiedad en diferentes ramas. La entidad avanzará por la primera rama que cumpla con sus criterios.
- El sistema usará la zona horaria definida específicamente en esta decisión, no la configurada en tu cuenta de Escala.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?
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