Automatizar acciones cuando una oportunidad cambia a una etapa específica
Usuarios autorizados: Administradores (Plan Pro).
La misión: Automatiza acciones al cambiar una etapa de oportunidad con estas 4 acciones.
En Escala, puedes crear automatizaciones estableciendo como condiciones distintos tipos de pipelines, estados, etapas, etc., y ejecutar acciones acordes a tu modelo de negocio. Así, podrás gestionar los estados de tus oportunidades de forma más óptima y hacer un seguimiento personaliza do al flujo de ventas de tu empresa.
Para configurar esta opción, es necesario que el evento de inicio esté relacionado con las oportunidades, por lo que deberás elegir una de las siguientes opciones: Oportunidad creada, Oportunidad actualizada, Oportunidad ganada, Oportunidad perdida.
Con el fin de explicar de forma práctica cómo crear un flujo de automatización que se active cuando una oportunidad pase a determinada etapa, te presentaremos un caso de uso en la industria de la educación que, por ejemplo, quiere automatizar una serie de acciones a partir de esta situación.
1. Crea el evento de inicio
1.1 Partiendo del ejemplo planteado anteriormente, lo primero que debes hacer es configurar desde cero un flujo de automatización. Para ello, dirígete a la funcionalidad de Automatizaciones.1.2 Seguidamente, haz clic en el botón + Crear, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, y selecciona ¿Cómo quieres iniciar este flujo?.1.3 Luego, podrás elegir el evento de inicio para este flujo, que en este caso será la Oportunidad actualizada, y presiona Guardar. De esta forma, establecerás que al actualizar el estado de una oportunidad, se active la secuencia de acciones automatizadas que deseas ejecutar.
2. Edita las condiciones del flujo de automatización
2.1 Luego de seleccionar la opción Oportunidad actualizada como evento disparador del flujo, puedes especificar las condiciones del evento, que en este caso será el paso a una etapa específica. Para ello, haz clic en Editar condiciones.2.2 En la ventana emergente haz clic en Agregar y en el listado Propiedad, elige la opción Etapa. Por defecto, en el campo Operador se marcará la opción Es uno de para que elijas la etapa de uno de tus pipelines personalizados.2.3 En este caso de uso de una institución educativa, se eligió la etapa Conectada perteneciente al Embudo 5, que está vinculado a la institución. Esto quiere decir que cada vez que un vendedor del equipo actualice una oportunidad pasándola específicamente a la etapa de Conectada, se activarán todas las acciones que configuremos en este flujo automatizado.2.4 Por último, haz clic en Guardar.
3. Agrega acciones
3.1 Tras editar las condiciones del evento de inicio, podrás empezar a añadir las acciones que quieras automatizar. Para ello debes hacer clic en el botón + y elegir la opción de Acción.3.2 Seguidamente, debes elegir un tipo de acción. En este ejemplo, seleccionamos Crear actividad para que un miembro del equipo se encargue de realizarla cuando se active el flujo. Para completar este paso, se deben rellenar los campos del nombre, tipo de actividad, fecha de comienzo, descripción y asignación.
3.3 Luego, haz clic en Guardar y continúa añadiendo acciones de ser necesario. En este caso de uso, también se configurará el envío de un correo automáticamente para invitar al contacto a conocer el campus. Para eso, se debe añadir una nueva acción haciendo clic en + > Acción.3.4 Elige la acción Enviar correo a contacto de marketing, completa los campos correspondientes para que se ejecute dicha acción y una vez hayas finalizado, haz clic en el botón Guardar.
4. Guarda los cambios
4.1 Después de agregar todas las acciones, escribe el nombre con el que desees identificar tu flujo.4.2 Luego, dirígete al botón superior derecho que indica Deshabilitado y se desplegará una opción que te permitirá habilitarlo. Haz clic en el botón Habilitar, espera unos segundos y verás un mensaje indicándote Automatización habilitada con éxito.4.3 Por último, haz clic en el botón Guardar y tu flujo quedará activado correctamente.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?