Casos de uso para flujos de automatización basados en fecha

Casos de uso para flujos de automatización basados en fecha

Usuarios autorizados: Administradores. 
La misión: Configura flujos de automatización basados en fechas para tus estrategias de marketing y ventas.

Este documento te ayudará a configurar flujos de automatización basados en fechas para tus estrategias de marketing y ventas. Conoce los ajustes clave para cada escenario, asegurando que tus automatizaciones funcionen exactamente como lo deseas.

Si quieres conocer para qué sirven, cómo funcionan y más detalles sobre los flujos basados en fecha, haz clic aquí.

1. Enviar saludo de cumpleaños 

Escenario: Una empresa de fidelización quiere enviar una felicitación automática de cumpleaños a cada cliente.

Lógica: Esta automatización se basa en un evento que se repite anualmente. Para que el flujo se active, necesitas tener información en el campo de fecha de nacimiento en el perfil del cliente (campo Cumpleaños por defecto).

Configuración Correcta:
  1. Tipo de flujo: Contacto
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: Cumpleaños
  4. Momento: En la fecha
  5. Cantidad: (Se omite)
  6. Periodo: (Se omite)
  7. Activar cuando: Coincida el día y el mes
  8. Repetir cada: 1 año
Así le indicas al sistema que el evento es anual, por lo que el flujo se activará cada año en la fecha exacta de cumpleaños del contacto. El sistema no asume que el evento es anual por sí solo, por eso es importante ser explícito en esta configuración.


2. Felicitaciones por aniversario de cliente 

Escenario: Una agencia inmobiliaria quiere felicitar a los clientes cada año en el aniversario de su primera compra, hasta el año 5.

Lógica: Esta automatización se basa en un evento que se repite anualmente. Para que el flujo se active, necesitas un campo personalizado de tipo fecha en el perfil del cliente (ej. "Fecha de Compra"). Para sacar a un contacto del flujo al cumplirse los 5 años, debes agregar una condición de Etiqueta en el evento de inicio para excluir a los contactos del flujo llegado el momento. Al aplicar la etiqueta sobre el contacto, este dejará de entrar en la automatización.

Configuración Correcta:
  1. Tipo de flujo: Contacto
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: (Un campo personalizado tipo fecha, ej. "Fecha de Compra")
  4. Momento: En la fecha
  5. Cantidad: (Se omite)
  6. Periodo: (Se omite)
  7. Activar cuando: Coincida el día y el mes
  8. Repetir cada: 1 año
  9. Agregar condición: Etiquetas > No es uno de > etiqueta designada (ej. canceló)
Para que el flujo se active, necesitas un campo de fecha personalizado en el perfil del cliente que registre la fecha de su compra inicial. Luego, el sistema buscará esa fecha cada año y se activará, hasta que apliques una etiqueta al contacto cuando desees excluirlo del flujo.


3. Recordatorio de renovación de contrato (evento único)

Escenario: Una empresa de mantenimiento quiere recordar al cliente 30 días antes del vencimiento de su contrato.

Lógica: Este es un evento que debe ocurrir una única vez en la vida del contrato. El sistema recalculará el aviso si la fecha del contrato se modifica antes de que el flujo se active.

Configuración Correcta:
  1. Tipo de Flujo: Contacto o Oportunidad
  2. Evento de Inicio: Basado en fecha
  3. Campo: (Un campo personalizado de tipo fecha, ej. "Fecha Fin Contrato")
  4. Momento: Antes de la fecha
  5. Cantidad: 30
  6. Periodo: Días
  7. Activar cuando: Coincida el día, mes y año
  8. Repetir cada: (Este campo no se muestra)
La configuración clave es "Coincida el día, mes y año". Al seleccionar esta opción, el campo "Repetir cada" desaparece, lo que asegura que el flujo se active una sola vez, 30 días antes de la fecha de vencimiento exacta.
  1. Recálculo del aviso: Si la fecha del contrato se modifica en el CRM antes de que el flujo se active, el sistema recalculará el momento del envío.
  2. Salida del flujo: Al ser un evento único, si el cliente cancela el servicio, el contacto no volverá a entrar al flujo.


4. Enviar aviso de pago pendiente (mensual) 

Escenario: Una empresa de telefonía quiere notificar 5 días antes del vencimiento de la factura.

Lógica: Para eventos que ocurren con una periodicidad mensual, la clave es combinar un desplazamiento (Antes de la fecha) con una recurrencia mensual. El sistema buscará cada mes el día específico que se encuentra 5 días antes de la fecha de vencimiento configurada en el campo, disparando el flujo una vez al mes.

Configuración correcta:
  1. Tipo de flujo: Contacto u Oportunidad
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: (Campo personalizado de tipo fecha, ej. "Fecha Vencimiento Factura")
  4. Momento: Antes de la fecha
  5. Cantidad: 5
  6. Periodo: Días
  7. Activar cuando: Coincida el día
  8. Repetir cada: 1 mes

5.  Seguimiento de renovación de seguro (cada 6 meses)

Escenario: Una aseguradora vende pólizas que deben renovarse cada 6 meses y necesita enviar un recordatorio al cliente.

Lógica: Para un evento que ocurre varias veces al año, se combina el punto de inicio con una recurrencia en meses. En este caso, el sistema buscará cada seis meses si la condición se cumple y disparará el flujo.

Configuración correcta:
  1. Tipo de flujo: Contacto
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: (Campo personalizado de tipo fecha, ej. "Fecha de Renovación")
  4. Momento: En la fecha
  5. Cantidad: (Se omite)
  6. Periodo: (Se omite)
  7. Activar cuando: Coincida el día
  8. Repetir cada: 6 meses
Se selecciona "Coincida el día" y se ajusta el campo "Repetir cada" a la frecuencia deseada, en este caso, "6 meses", para asegurar que el flujo se active cada seis meses, el mismo día del mes en que se definió la fecha original.


6. Seguimiento comercial 90 días después del cierre

Escenario: Un equipo de ventas quiere hacer un seguimiento a los clientes 90 días después de haber cerrado una oportunidad.

Lógica: Este es un evento que debe ocurrir una única vez. La clave para lograrlo es elegir la opción de coincidencia más específica y no configurar recurrencia.

Configuración correcta:
  1. Tipo de flujo: Oportunidad
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: Fecha de cierre de la oportunidad (Campo del sistema)
  4. Momento: Después de la fecha
  5. Cantidad: 90
  6. Período: Días
  7. Activar cuando: Coincida el día, mes y año
  8. Repetir cada: (Este campo no se muestra)
Al elegir "Coincida el día, mes y año", el campo "Repetir cada" desaparece automáticamente, garantizando que el flujo se active una sola vez, exactamente 90 días después de la fecha de cierre de la oportunidad.


7. Seguimiento recurrente a clientes VIP (cada 3 meses)

Escenario: Un asesor quiere agendar llamadas a sus clientes VIP cada 3 meses.

Configuración correcta:
  1. Tipo de flujo: Actividad
  2. Evento de inicio: Basado en fecha
  3. Campo: Fecha de finalización (Campo del sistema)
  4. Momento: Después de la fecha
  5. Cantidad: 3
  6. Periodo: Meses
  7. Activar cuando: Coincida el día
  8. Repetir cada: 3 meses
Para este caso, es recomendable que el evento de inicio incluya las condiciones adicionales de "Tipo" y "Estatus", (ej. "Llamada de Seguimiento VIP" y "Realizada" respectivamente), evitando que se dispare para todas las actividades. Así, el flujo se activa 3 meses después de que se cumple la fecha de finalización del tipo de actividad elegida.




Preguntas frecuentes y consideraciones clave 

  1. ¿Qué sucede si un contacto entra a un flujo y luego se cambia el valor del campo de fecha?
La automatización se recalcula. Si el valor de un campo de fecha se actualiza, la automatización tomará la nueva fecha como referencia y se activará según los parámetros que hayas configurado (ej. "5 días antes" o "en la fecha").

  1. ¿La funcionalidad de “Repetir cada” se basa en la fecha original o en la última actualización?
La recurrencia siempre se basa en la fecha de la última actualización del valor del campo. Si cambias la fecha, el ciclo de repetición se ajusta a la nueva fecha.

  1. ¿Cómo se detiene la recurrencia si ya no se desea enviar mensajes?
La forma más efectiva de sacar a un contacto de un flujo recurrente es aplicar una etiqueta (ej. "No contactar") y agregar una condición al evento de inicio del flujo que diga: "Etiqueta > No es uno de > 'No contactar'". Así, el contacto dejará de ingresar al flujo.

  1. ¿Qué pasa si el campo de fecha es del sistema y no se puede editar?
En casos como el campo "Fecha de cierre de la oportunidad", que no es editable, la misma estrategia de la etiqueta es la solución ideal para excluir al contacto del flujo.

  1. ¿Es válido agregar “Repetir cada 999 meses” si el evento no es recurrente?
No. Para eventos que solo deben ocurrir una única vez, la configuración correcta es elegir "Activar cuando coincida el día, mes y año". Al seleccionar esta opción, el campo "Repetir cada" desaparece, garantizando que el flujo se ejecute una sola vez.

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