Crear automatizaciones basadas en Actividades de Escala

Crear automatizaciones basadas en Actividades de Escala

Usuarios autorizados: Administradores. 
La misión: Automatiza flujos basados en actividades para optimizar la gestión de tus reuniones y eventos.

En Escala puedes crear tres tipos de automatización al configurar el evento de inicio:
  1. Automatizaciones de Contacto
  2. Automatizaciones de Oportunidad
  3. Automatizaciones de Actividad
Las automatizaciones de actividad sirven para programar procesos basados en las acciones y cambios que ocurren en tus actividades, como citas, reuniones y eventos. Con esto, podrás automatizar algunos registros de datos relacionados, asignar actividades a miembros de tu equipo, entre otros.
 
A continuación, te enseñamos todo lo que puedes hacer con los eventos de inicio, decisiones y acciones vinculados a automatizaciones de Actividad.

Eventos de inicio en automatizaciones de actividad

El tipo de automatización de actividad permite que se dispare o encienda una automatización con cualquier registro, actualización o movimiento relacionado a una actividad. Esto quiere decir que los eventos de inicio en este tipo de automatización son los siguientes:

Actividad creada

Si configuras este evento de inicio, se activará el flujo cada vez que:
  1. Se cree cualquier actividad manualmente desde el CRM.
  2. Una persona haga una reserva desde una página de agendamiento de Escala.
  3. Se cree una actividad por medio de una automatización en Escala. 

Actividad actualizada 

Este evento de inicio implica que:
  1. Se activará una automatización cuando se actualice o modifique la información de algún campo en cualquier actividad registrada en Escala.
  2. Una actividad puede entrar al mismo flujo solo la primera vez que se actualice, o todas las veces que se actualice. Esto dependerá de que se encienda la función “La actividad puede pasar por este flujo solo una vez”. Lee más sobre esto aquí.
  3. Se activará el flujo cuando a una actividad existente se le asocie una nueva entidad (contactos, oportunidades, empresas o productos), porque al asociar una entidad, se estaría actualizando o agregando información a los campos de la misma. Esta regla también aplica cada vez en la que se agende un contacto a una misma actividad. 

Estatus actualizado

Al configurar este evento de inicio, la automatización:
    1. Se activará cada vez que cambie el estatus de una actividad, por ejemplo, cuando una actividad pase de pendiente a realizada o descartada, etc.
    2. No se activará si se actualiza cualquier otro campo que no sea el estatus de una actividad.

Además de los eventos de inicio para automatizaciones de actividad, existe un evento de inicio para automatizaciones de contacto, que se vincula a las actividades de Escala:

Contacto agregado a la actividad

Este evento de inicio es útil si quieres configurar acciones automatizadas para los contactos que asocies manualmente a una actividad específica, como por ejemplo, enviar comunicaciones automatizadas a partir de una actividad.

Si estableces este evento, la automatización se activará cuando agregues un contacto a una actividad. Sin embargo, debes tener en cuenta que al configurarlo debes elegir una de las tres formas de activar la automatización con este evento:
    1. Es posible delimitar que solo se active cuando se agreguen contactos a actividades existentes.
    2. También puedes especificar que se active solo cuando se agreguen contactos al crear una nueva actividad desde cero.
    3. La automatización se puede activar en cualquiera de los casos (Punto 1 y punto 2) en los que se agregue un contacto a una actividad.
 Importante: Ten en cuenta que la creación de una actividad directamente desde una página de agendamiento por parte de un lead/contacto, no aplica para este evento de inicio.


Condiciones aplicadas a eventos de inicio de actividad

Al elegir cualquiera de estos eventos de inicio, se podrán configurar condiciones adicionales que delimiten la entrada de actividades a la automatización programada. La posibilidad de agregar condiciones aparece en la Configuración del evento de inicio y es una configuración opcional.

Las condiciones permiten caracterizar y especificar, aún más, cuál es el evento de inicio que debe desencadenar una serie de acciones automáticamente. Esto quiere decir que, en el caso de las automatizaciones de tipo Actividad, las actividades solo entrarán a un flujo siempre que cumplan con las condiciones de entrada previamente establecidas.

Acciones en automatizaciones de actividad

Luego de elegir un evento de inicio, puedes programar acciones para tus actividades, de manera que al detectar la entrada de una actividad al flujo, se apliquen los cambios o acciones configuradas automáticamente. Para este tipo de automatizaciones, puedes elegir las siguientes acciones:

Actualizar valor de un campo de actividad

Permite actualizar la información de un campo de tus actividades cuando cumplen determinadas condiciones. Esta acción está disponible para automatizaciones de actividad, esto quiere decir que en flujos de actividad es posible actualizar automáticamente un valor determinado a las actividades que ingresen.
Para configurar esta acción en flujos, debes hacer lo siguiente:
  1. Primero, puedes especificar las condiciones de la actividad para que la automatización sea selectiva entre las actividades a las cuales se les va a actualizar el valor. En caso que no se elijan condiciones, entonces todas las actividades relacionadas se actualizarán.
  2. Luego, debes elegir entre todos los campos de las actividades para agregar la nueva información y actualizar el campo.
Como resultado todas las actividades que cumplan con las condiciones configuradas, se les actualizará la Propiedad elegida con el Valor configurado.


Asignar dueño(s) a actividad equitativamente

Permite asignar y distribuir las actividades equitativamente entre uno o varios grupos de usuarios, ya sea por roles, por equipo o individualmente, es decir, por personas específicas sin importar el rol que tengan.



Enviar contactos asociados a otra automatización 

Permite transferir a otra automatización a todos los contactos asociados a las actividades que ingresaron al flujo. Ten en cuenta lo siguiente:
    1. Esta acción debes configurarla después de añadir todas las acciones y decisiones vinculadas a la actividad.
    2. Debes seleccionar como flujo de destino una automatización de contacto.
    3. Solo se podrán elegir como flujos de destino aquellos que sean Sin evento de inicio.
    4. El flujo de destino debe estar habilitado para que ambas automatizaciones se vinculen correctamente. En caso de que esté deshabilitado o que se deshabilite en el futuro, las entidades se enviarán al flujo de destino, pero no iniciarán su recorrido en el nuevo flujo.

Enviar oportunidades asociadas a otra automatización 

Permite transferir a otra automatización a todas las oportunidades asociadas a las actividades que ingresaron al flujo. Ten en cuenta lo siguiente:
    1. Esta acción debes configurarla después de añadir todas las acciones y decisiones vinculadas a la actividad.
    2. Debes seleccionar como flujo de destino una automatización de oportunidad.
    3. Solo se podrán elegir como flujos de destino aquellos que sean Sin evento de inicio.
    4. El flujo de destino debe estar habilitado para que ambas automatizaciones se vinculen correctamente. En caso de que esté deshabilitado o que se deshabilite en el futuro, las entidades se enviarán al flujo de destino, pero no iniciarán su recorrido en el nuevo flujo.

Decisiones en automatizaciones de actividad

Tras elegir un evento de inicio puedes sumar tanto acciones como decisiones en tu flujo. En este tipo de automatización, las decisiones  generan divisiones condicionales que te permiten personalizar los flujos según el comportamiento de las actividades que pasen por el mismo.

Para las automatizaciones de actividades, están disponibles las siguientes decisiones:

Valor de un campo de actividad  

Permite configurar la bifurcación en un flujo de acuerdo al comportamiento o las condiciones que tengan las actividades entrantes. Ten en cuenta que:
  1. Puedes elegir un campo de información de las actividades, o combinar varios, para determinar cuáles actividades entrarán por el camino del SI y cuáles se irán por el camino del NO.
  2. Los operadores a elegir cuando selecciones los campos de actividad, varían según el tipo de campo o propiedad elegida.
  3. Esta decisión está disponible para todos los tipos de flujos (de contacto, de oportunidad y de actividad) y eventos de inicio.
  4. Esta decisión también la puedes elegir en el listado de opciones de Decisión múltiple. Si quieres saber más sobre esto, lee este tutorial.

Antes de la fecha  

Al elegir esta decisión, deberás especificar una fecha tope en la que todas las actividades que pasen por el flujo antes de la fecha especificada, pasarán por las acciones configuradas en el camino del SI. Las actividades que entren en el flujo luego de la fecha seleccionada, tomarán el camino del NO y de todas las acciones que se configuren en esta cadena de acciones.

Después de la fecha  

Si eliges esta opción, deberás establecer una fecha a partir de la cual todas las actividades que entren el flujo, irán por la cadena de acciones configuradas en el SI, mientras que las actividades que entren en el flujo antes de la fecha establecida, irán por el camino del NO.

Tiene oportunidad  

Permite automatizar acciones para las actividades que tengan asociada una oportunidad en el pipeline, estado y/o etapa que elijas. De esta forma, las actividades que pasen por el flujo y que tengan oportunidades que cumplan con lo establecido, se irán por el camino del SI con las acciones que configures, y las entidades que no coincidan con esto, se irán por el camino del NO.

Recuerda que al elegir la decisión Tiene oportunidad, debes especificar el pipeline de la oportunidad, el estado de la oportunidad y/o la etapa de la oportunidad.

Ejemplos

Existen varias formas de configurar flujos automatizados vinculados a tus actividades del CRM. A continuación, te enseñaremos los dos casos de uso más comunes en automatizaciones de actividad.

Caso 1

Si deseas automatizar el envío de comunicaciones a tus contactos (ya sea vía inbox o email) cuando se crea una actividad en tu CRM, debes tener en cuenta que necesitarás crear dos automatizaciones:
  1. La primera, debe ser de tipo Contacto y tienes que elegir la opción Sin evento de inicio. En esta automatización, programarás las acciones de envío de mensajes o emails que desees, y es necesario que la configures e identifiques previamente para enlazarla con el segundo flujo a crear.
  2. La segunda, será una automatización de tipo Actividad. A continuación te damos un ejemplo básico sobre cómo la puedes configurar:
1. Dirígete a la funcionalidad Automatización, haz clic en + Crear y selecciona + Crear desde cero.
2. Luego, haz clic en el botón Configurar evento de inicio. En este caso, elegiremos una automatización de Actividad y el evento Actividad creada.
3. Haz clic en el ícono de + > Acción y elige la opción Asignar dueño(s) equitativamente. También puedes hacer check en la opción Mantener al dueño del contacto como primera opción de asignación, pero independientemente de que lo actives o no, debes elegir el modo de asignación, que puede ser Individual, Por rol o Por equipo.
4. Posteriormente, agrega la acción Enviar contactos asociados a otra automatización. Al elegir esta opción, deberás seleccionar la automatización que configuraste previamente para el envío de comunicaciones a los contactos asociados a las actividades. Por último haz clic en Guardar y habilita tu automatización.
 Importante: Ten en cuenta que el flujo de destino debe estar habilitado para que ambas automatizaciones se vinculen correctamente. En caso de que esté deshabilitado o que se deshabilite en el futuro, las entidades se enviarán al flujo de destino, pero no iniciarán su recorrido en el nuevo flujo. 

Caso 2

Si deseas actualizar tus oportunidades de venta automáticamente según la participación de tus prospectos en tus eventos, puedes hacerlo teniendo en cuenta el estatus de tus actividades. Por ejemplo, podrías crear una automatización que inicie cuando el estatus de una actividad cambie de Pendiente a Realizada. Para ello, deberás crear dos automatizaciones:
  1. La primera, debe ser de tipo Oportunidad y tienes que elegir la opción Sin evento de inicio. Aquí, programarás las acciones correspondientes a mover oportunidades de una etapa o estado a otra. Esta automatización debes crearla previamente e identificarla para enlazarla con el segundo flujo que crearás.
  2. La segunda, será una automatización de tipo Actividad. A continuación te damos un ejemplo básico sobre cómo la puedes configurar:
1. Dirígete a la funcionalidad Automatización, haz clic en + Crear y selecciona + Crear desde cero.
2. Luego, haz clic en el botón Configurar evento de inicio. En este caso, elegiremos una automatización de Actividad y el evento Estatus actualizado.
3. Haz clic en el ícono de + > Acción y elige la opción Asignar dueño(s) equitativamente. También puedes hacer check en la opción Mantener al dueño del contacto como primera opción de asignación, pero independientemente de que lo actives o no, debes elegir el modo de asignación, que puede ser Individual, Por rol o Por equipo.
4. Posteriormente, agrega la acción Enviar oportunidades asociadas a otra automatización. Al elegir esta opción, deberás seleccionar la automatización que configuraste previamente para mover las oportunidades correspondientes. Por último haz clic en Guardar y habilita tu automatización.


 Importante: Ten en cuenta que el flujo de destino debe estar habilitado para que ambas automatizaciones se vinculen correctamente. En caso de que esté deshabilitado o que se deshabilite en el futuro, las entidades se enviarán al flujo de destino, pero no iniciarán su recorrido en el nuevo flujo. 

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