Crear automatizaciones con evento de inicio basado en fecha

Crear automatizaciones con evento de inicio basado en fecha

Usuarios autorizados: Administradores. 
La misión: Aprende a activar flujos automatizados en fechas clave de tus contactos, oportunidades o actividades.

Próximamente en Escala estarán disponibles los eventos de inicio basados en fecha.

Escala te permite automatizar el inicio de flujos basados en campos de tipo fecha de tus entidades (Contactos, Oportunidades o Actividades). Este nuevo evento de inicio te brinda aún más flexibilidad para programar comunicaciones en fechas o días clave relacionados directamente con cada cliente.

¿Para qué sirve el evento de Inicio Basado en fecha?

Este evento de inicio es fundamental para automatizar interacciones en momentos específicos del ciclo de vida de tus clientes o procesos, permitiéndote:
  1. Enviar recordatorios de eventos específicos: Programa recordatorios para citas agendadas, eventos con fecha específica o cualquier otra actividad importante.
  2. Automatizar comunicaciones en fechas clave: Envía mensajes de feliz cumpleaños, recordatorios de pagos recurrentes, notificaciones de vencimiento de contratos o promociones de aniversario.
  3. Optimizar la gestión de renovaciones: Crea flujos para alertar sobre la renovación de productos o servicios antes de su vencimiento.

¿Cómo funciona el evento de Inicio Basado en fecha?

Este evento dispara un flujo automatizado cuando un campo de tipo fecha de una entidad coincide con los parámetros de tiempo que configures.

1. ¿Qué dispara el evento y cuándo?

Para configurar este evento, define el campo de fecha que activará el flujo y el momento exacto en que esto ocurrirá.

1. Haz clic en Configurar evento de inicio > elegir el tipo de automatización (Contacto, Oportunidad o Actividad) > elegir el evento Basado en fecha.


2. Luego, define el campo de fecha que activará el flujo (por defecto o personalizado), dependiendo de la entidad que hayas elegido, por ejemplo:
    1. Campos tipo fecha de Contactos: Cumpleaños, Suscripción, Aniversario.
    2. Campos tipo fecha de Oportunidades: Fecha de creación, Fecha cotización, Suscripción, Póliza.
    3. Campos tipo fecha de Actividades: Fecha de inicio, Fecha de finalización.
 Importante: Para que tus mensajes (vía email o inbox) lleguen siempre en el momento justo, asegúrate de que el campo de fecha en el CRM incluya día, mes y año. 
Nota: El campo seleccionado se evalúa en relación a la entidad elegida en el "Tipo de automatización" (Contacto, Oportunidad o Actividad). Por ejemplo, si es un flujo de Contacto pero eliges un campo de fecha de Actividad, el flujo se activará cuando ese contacto tenga una actividad que coincida con la fecha configurada. Si un mismo contacto tiene varias actividades que cumplen las condiciones, este entrará al flujo tantas veces como coincidencias se encuentren, a menos que el flujo esté configurado para que la entidad pase una sola vez.

3. Después, define con precisión cuándo se activará el flujo en relación a la fecha seleccionada. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
  1. En la fecha: El flujo se activará exactamente en la fecha definida en el campo seleccionado.
  2. Antes de la fecha: El flujo se activará una cantidad de tiempo antes de la fecha definida.
  3. Después de la fecha: El flujo se activará una cantidad de tiempo después de la fecha definida.
4. En caso de que elijas antes o después de la fecha, debes definir cuánto tiempo antes o después quieres que se active. Para ello, rellena los siguientes campos:
  1. Cantidad: Ingresa el valor númerico (ej. 5).
  2. Período: Elige entre Días, Semanas, Meses, Años. (La opción "Horas" no está disponible).
 Importante: Si quieres que tu acción automatizada a partir de este evento ocurra en un horario específico, por ejemplo el envío de una comunicación, puedes programarlo con la acción Esperar, o con la decisión con base en un horario y fecha. 

5. Ahora, define la hora y zona horaria de activación. Para ello, ingresa:
  1. Hora: Ingresa un número entero entre 1 y 12.
  2. AM o PM: Selecciona la opción correspondiente en el desplegable.
  3. Zona horaria: Elige la zona horaria específica que debe usar el sistema para buscar la coincidencia de fecha y hora.



2. ¿Con qué frecuencia se repite el evento?

Define la frecuencia con la que este evento de inicio debe buscar coincidencias para activarse, lo cual es ideal para fechas que se repiten periódicamente (ej. cumpleaños, renovaciones mensuales) o para eventos únicos.

1. En el campo Activar cuando, elige una de las siguientes opciones:
a) Coincida el día: Esta opción busca coincidencias exactas solo con el día definido en el campo de fecha seleccionado previamente.
  1. Se habilitará un control Repetir cada (campo numérico) mes(es). En el campo numérico debes especificar la frecuencia (ej. 1, 2, 6).
  2. Ideal para recordatorios o suscripciones mensuales. Por ejemplo, si el campo de fecha es 01/01/2025 y configuras "Activar cuando: Coincida el día" y "Repetir cada: 1 mes", el flujo se ejecutará el día 01 de cada mes a la hora que elijas.
 Importante: El sistema ajusta la ejecución si el día no existe en el mes (ej. día 31 en meses de 30 días, o día 30/31 en febrero, se ejecutará el último día válido del mes. Si el día seleccionado es 29 y febrero tiene 28 días, la automatización se ejecuta el 28.


















 
b) Coincida el día y el mes: Esta opción busca coincidencias exactas con el día y el mes definidos en el campo de fecha seleccionado previamente.
  1. Se habilitará un control Repetir cada (campo numérico) año(s).
  2. Ideal para cumpleaños o renovaciones anuales de contratos. Por ejemplo, si el campo de un contacto es "Fecha de nacimiento = 05/05/1989" y configuras "Activar cuando: Coincida el día y el mes" y "Repetir cada: 1 año", el flujo se ejecutará cada año el 05/05 a la hora que hayas definido.
c) Coincida el día, mes y año: Esta opción busca coincidencias exactas con el día, el mes y el año definidos en el campo de fecha seleccionado previamente.
  1. No se habilitarán controles adicionales de frecuencia.
  2. Ideal para eventos únicos como workshops exclusivos, inscripciones o bienvenidas puntuales. El flujo se ejecutará una única vez cuando la fecha completa coincida.
2. Una vez que hayas personalizado y configurado estos campos como lo requieras, puedes añadir condiciones adicionales sobre el contacto de forma opcional. Si no deseas agregar más, haz clic en Guardar.



Comportamientos generales del evento de inicio Basado en fecha

  1. Entidad que inicia el flujo: La entidad que entra al flujo es la seleccionada en la primera opción del evento de inicio (Tipo de flujo), que puede ser un Contacto, Oportunidad o Actividad.
  2. Disparo del flujo: El flujo se activa cuando el campo de fecha seleccionado coincide con el resto de los parámetros configurados, tras el chequeo regular del CRM.
  3. Múltiples coincidencias: Si una misma entidad (ej. un contacto) tiene múltiples registros (ej. 3 actividades) que coinciden con las condiciones del evento de inicio, la entidad entrará en el flujo tantas veces como coincidencias se encuentren y a la hora que se determine, a menos que el flujo tenga activo el control de Pasar una sola vez por el flujo.
  4. Condiciones adicionales: Además de la configuración de fecha, puedes agregar condiciones sobre la entidad (Contacto, Oportunidad o Actividad) para filtrar qué entidades entran al flujo, incluso si cumplen con la condición de fecha.
  5. Combinación de entidades: Si eliges un flujo de tipo Contacto y un campo de fecha de Oportunidad, y no hay condiciones adicionales que filtren las oportunidades del contacto, el flujo se activará para todas las oportunidades del contacto que cumplan la fecha.

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