Crear automatizaciones con evento de inicio basado en fecha
Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Aprende a activar flujos automatizados en fechas clave de tus contactos, oportunidades o actividades.
Próximamente en Escala estarán disponibles los eventos de inicio basados en fecha.
Escala te permite automatizar el inicio de flujos basados en campos de tipo fecha de tus entidades (Contactos, Oportunidades o Actividades). Este nuevo evento de inicio te brinda aún más flexibilidad para programar comunicaciones en fechas o días clave relacionados directamente con cada cliente.
¿Para qué sirve el evento de Inicio Basado en fecha?
Este evento de inicio es fundamental para automatizar interacciones en momentos específicos del ciclo de vida de tus clientes o procesos, permitiéndote:
- Enviar recordatorios de eventos específicos: Programa recordatorios para citas agendadas, eventos con fecha específica o cualquier otra actividad importante.
- Automatizar comunicaciones en fechas clave: Envía mensajes de feliz cumpleaños, recordatorios de pagos recurrentes, notificaciones de vencimiento de contratos o promociones de aniversario.
- Optimizar la gestión de renovaciones: Crea flujos para alertar sobre la renovación de productos o servicios antes de su vencimiento.
¿Cómo funciona el evento de Inicio Basado en fecha?
Este evento dispara un flujo automatizado cuando un campo de tipo fecha de una entidad coincide con los parámetros de tiempo que configures.
Configura este evento
1. Para configurar este evento, necesitas hacer clic en Configurar evento de inicio > elegir el tipo de automatización (Contacto, Oportunidad o Actividad) > elegir el evento Basado en fecha.2. Luego, define el campo de fecha que activará el flujo y el momento exacto en que esto ocurrirá.3. Elige un campo de tipo fecha (por defecto o personalizado), dependiendo de la entidad que hayas elegido, por ejemplo:
- Campos tipo fecha de Contactos: Cumpleaños, Suscripción, Aniversario.
- Campos tipo fecha de Oportunidades: Fecha de creación, Fecha cotización, Suscripción, Póliza.
- Campos tipo fecha de Actividades: Fecha de inicio, Fecha de finalización.
4. El campo seleccionado se evalúa en relación a la entidad elegida en el "Tipo de automatización" (Contacto, Oportunidad o Actividad). Por ejemplo, si es un flujo de Contacto pero eliges un campo de fecha de Actividad, el flujo se activará cuando ese contacto tenga una actividad que coincida con la fecha configurada. Si un mismo contacto tiene varias actividades que cumplen las condiciones, este entrará al flujo tantas veces como coincidencias se encuentren, a menos que el flujo esté configurado para que la entidad pase una sola vez.5. Después, define con precisión cuándo se activará el flujo en relación a la fecha seleccionada. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
- En la fecha: El flujo se activará exactamente en la fecha definida en el campo seleccionado.
- Antes de la fecha: El flujo se activará una cantidad de tiempo antes de la fecha definida.
- Después de la fecha: El flujo se activará una cantidad de tiempo después de la fecha definida.
6. Define cuánto tiempo antes o después de la fecha quieres que se active.
- Cantidad: Ingresa el valor númerico (ej. 5).
- Período: Elige entre Días, Semanas, Meses, Años. (La opción "Horas" no está disponible).
Indica si es un evento recurrente
Define si este evento de inicio es recurrente, lo que es ideal para fechas que se repiten periódicamente (ej. cumpleaños, renovaciones mensuales).1. Debes responder a la pregunta ¿Este es un evento recurrente?, eligiendo entre las opciones Sí o No.
a) Si seleccionas Sí, se habilitarán dos controles para definir la frecuencia:
- Revisar cada: debes especificar la frecuencia (ej. 1, 2, 6).
- Unidad de tiempo: debes elegir entre las opciones: "Mes/es" y "Año/s".
- Recurrencias Mensuales: El evento de inicio buscará coincidencias exactas solo con el día definido en el campo de fecha. Por ejemplo, si el campo es 01/01/2025 y la recurrencia es "cada 1 mes", el flujo se ejecutará el día 01 de cada mes. Ideal para recordatorios de pagos o suscripciones mensuales.
- Recurrencias Anuales: El evento de inicio buscará coincidencias exactas con el día y el mes definidos en el campo de fecha. Por ejemplo, una recurrencia de "cada 1 año" para un cumpleaños el 05/05/1989 se ejecutará cada año el 05/05. Ideal para cumpleaños o renovaciones anuales de contratos.
b) Si seleccionas No, el flujo se ejecutará una única vez cuando la fecha (día, mes y año) del campo coincida. Esto es ideal para eventos únicos como workshops exclusivos, inscripciones o bienvenidas puntuales.2. Al personalizar y configurar estos campos como lo requieras, haz clic en Guardar y comienza a añadir acciones o decisiones.
Comportamientos generales del evento de inicio Basado en fecha
- Entidad que inicia el flujo: La entidad que entra al flujo es la seleccionada en la primera opción del evento de inicio (Tipo de flujo), que puede ser un Contacto, Oportunidad o Actividad.
- Disparo del flujo: El flujo se activa cuando el campo de fecha seleccionado coincide con el resto de los parámetros configurados, tras el chequeo regular del CRM.
- Múltiples coincidencias: Si una misma entidad (ej. un contacto) tiene múltiples registros (ej. 3 actividades) que coinciden con las condiciones del evento de inicio, la entidad entrará en el flujo tantas veces como coincidencias se encuentren, a menos que el flujo tenga activo el control de Pasar una sola vez por el flujo.
- Condiciones adicionales: Además de la configuración de fecha, puedes agregar condiciones sobre la entidad (Contacto, Oportunidad o Actividad) para filtrar qué entidades entran al flujo, incluso si cumplen con la condición de fecha.
- Combinación de entidades: Si eliges un flujo de tipo Contacto y un campo de fecha de Oportunidad, y no hay condiciones adicionales que filtren las oportunidades del contacto, el flujo se activará para todas las oportunidades del contacto que cumplan la fecha.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?
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