Cómo migrar tus cuentas de WhatsApp al Inbox de Escala

Cómo migrar tus cuentas de WhatsApp al Inbox de Escala

Usuarios autorizados: Administradores 
La misión: Conoce lo que debes hacer para migrar y conectar tu cuenta de WhatsApp a Escala.



Requisitos para migrar tu cuenta de WhatsApp API a WhatsApp Business

Para realizar una conexión exitosa de tu cuenta de WhatsApp Business (App móvil) a Escala, considera los siguientes puntos:
  1. Eliminar tu cuenta de WhatsApp API del portfolio previamente
    1. Para realizar el proceso de configuración de WhatsApp Business, primero es importante hacer la eliminación de WhatsApp API desde el portfolio de negocio donde se administra el número de teléfono. Para ello: 
      1. Primero, verifica que tu portafolio de negocio no tenga ningún inconveniente o bloqueo (ej. por seguridad o pago pendiente). Puedes consultarlo en el "Inicio de Ayuda para Empresas" de Meta.
      2. Luego, ingresa a la Información del negocio en Meta Business Suite y selecciona el Portfolio de negocio donde tienes vinculado el número telefónico.
      3. Antes de eliminar la cuenta, haz una copia de tus plantillas y guárdalas manualmente en un documento, ya que tanto las plantillas como las estadísticas podrían perderse.
      4. Para eliminar la cuenta de WhatsApp APl Cloud y pasarlo a WhatsApp Business, ingresa a Cuentas de WhatsApp > Administrador de WhatsApp.
      5. Haz clic en el icono de Eliminar > Siguiente y completa las credenciales para confirmarlo.
      6. Debes escoger el motivo de eliminación que es Cambiar a la app de WhatsApp Business y haz clic en Eliminar.
      7. Luego, dirígete a la configuración de Cuentas de WhatsApp, ingresa al portfolio, haz clic en los tres puntos y selecciona Eliminar del portfolio comercial para desvincularlo.
 Importante: Ten en cuenta que al eliminar la cuenta, existe un bajo porcentaje de probabilidad de que Meta no libere el número telefónico por sus propias políticas.

  1. Número de teléfono asociado a WhatsApp Business App
    1. El número de teléfono que deseas vincular al Inbox de Escala debe estar previamente conectado a la cuenta de WhatsApp Business desde la app móvil. 
  2. Conexión a internet estable
    1. Debes tener conexión a internet estable en el dispositivo móvil donde tienes la WhatsApp Business App, durante el proceso de conexión para el escaneo del código QR.
  3. Rol en Escala
    1. Tener un rol de administrador o con permisos personalizados para administrar el inbox y conectar la cuenta de WhatsApp Business.
  4. Acceso a la cuenta Meta Business
    1. Verifica que tienes acceso al portafolio de negocio en Meta Business Manager, donde:
      1. Se hará la facturación y los cobros de envíos de plantillas de Meta.
      2. Deben estar las plantillas disponibles y aprobadas para enviar desde Escala.

  1. Información del Negocio Actualizada
    1. En la sección "Información del negocio" de Meta Business Manager, verifica que los datos (nombre, dirección) estén completos y que el sitio web o URL sea válido y cargue correctamente, sin errores ni demoras significativas.

Conectar cuentas de WhatsApp al Inbox

Una vez que cumplas con todos los requisitos, puedes optar por conectar la cuenta de tu preferencia que puede ser:
  1. Conectar cuenta de WhatsApp Business desde Escala
  2. Conectar cuenta de WhatsApp API Cloud desde Escala

a. Conectar nueva cuenta de WhatsApp Business desde Escala 

1. Dirígete a Escala, ingresa al Inbox y haz clic en la pestaña de Configuración.
2. Haz clic en Editar sobre la tarjeta de WhatsApp, y luego en Agregar cuenta.
3. Si tienes sesión iniciada previamente, el sistema reconocerá el usuario en Meta Business Manager. De lo contrario, ingresa los datos de tu cuenta. Haz clic en Continuar y luego en Empezar.
4. Completa la información de tu empresa, seleccionando el portfolio comercial que quieras conectar y presiona Siguiente.
 Nota: Debes iniciar sesión desde una cuenta de Facebook que tenga acceso al portfolio comercial al que quieres conectar tu cuenta de WhatsApp Business.


5. En la siguiente ventana, elige la opción Conecta tu app de WhatsApp Business existente y haz clic en Siguiente.
6. Proporciona el número de teléfono que deseas vincular, incluyendo el indicativo del país, haz clic en Siguiente y luego confirma que estás conectando la cuenta correcta al portfolio comercial haciendo clic en Siguiente > Continuar. 
7. Por último, verás un código QR que debes escanear desde la app móvil de WhatsApp Business que deseas conectar, donde podrás migrar la información de tus chats de los últimos 6 meses.
8. Agrega el método de pago y haz clic en Finalizar. La cuenta de WhatsApp Business quedará creada y vinculada a Escala. Puedes verificarlo en Meta Business Manager, en el apartado de Cuentas de WhatsApp.

9. Al finalizar, verifica que la conexións se realizó exitosamente, enviando un mensaje desde tu número a la cuenta conectada.

En caso de que desees conectar varias cuentas de WhatsApp Business de los miembros de tu equipo, ten en cuenta que:

  • La conexión de cada cuenta se realiza de forma individual, una a una.

  • Se sugiere que la conexión de cuentas de WhatsApp Business a Escala la realice el Administrador. En el proceso de conexión, cada usuario con una cuenta de WhatsApp Business en su teléfono móvil solo debe escanear el código QR desde la aplicación.

  • Una vez conectada, el Administrador tendrá acceso a los mensajes de todas las cuentas conectadas en el Inbox de Escala.

  • Si la conversación se asigna a un usuario en Escala, distinto a quien tiene la app de WhatsApp Business en el móvil, este nuevo propietario podrá atenderla desde el Inbox. No obstante, los mensajes seguirán siendo visibles en la aplicación móvil o la versión web de WhatsApp Business para quien tenga acceso a la línea.


b. Conectar nueva cuenta de WhatsApp API desde Escala

Este proceso se realiza a través de un flujo OAuth simplificado:

1. Dirígete a Escala, ingresa al Inbox y haz clic en la pestaña de Configuración.
2. Haz clic en Editar sobre la tarjeta de WhatsApp, y luego en Agregar cuenta.
3. Si tienes sesión iniciadda previamente, el sistema reconocerá el usuario en Meta Business Manager. De lo contrario, ingresa los datos de tu cuenta. Haz clic en Continuar y luego en Empezar.

4. Completa la información de tu empresa, seleccionando el portfolio comercial que quieras conectar y presiona Siguiente.
5. Ahora, elige la opción para Empezar con un nuevo número de teléfono de WhatsApp. Haz clic en Siguiente.
6. Después, haz clic en Siguiente, elige el nombre con el que se creará la cuenta de WhatsApp y selecciona la categoría de tu negocio (si no la encuentras, elige "Servicios profesionales").

7. Luego, proporciona el número de teléfono que deseas vincular, incluyendo el indicativo del país y haz clic en Siguiente.
8. Elige el método para recibir el código de verificación (mensaje de texto o llamada). Introduce el código de seis dígitos que recibirás en tu teléfono y haz clic en Confirmar y Agregar.

9. La cuenta de WhatsApp API quedará creada y vinculada a Escala. Puedes verificarlo en Meta Business Manager, en el apartado de Cuentas de WhatsApp, y enviando un mensaje desde tu número a la cuenta conectada para verificar que los mensajes se reciben con éxito.
 Importante: Evita intentar verificar el código más de dos veces consecutivas. Si excedes el límite, Meta solicitar que esperes un tiempo (ej. una hora) antes de intentarlo nuevamente. Es recomendable elegir siempre la opción de Mensaje de texto para recibir el código.

Consideraciones sobre automatizaciones al migrar cuentas

Una vez que hayas migrado tu cuenta de WhatsApp, ten en cuenta que debes realizar ajustes en las automatizaciones existentes que involucran a la cuenta que desconectaste. Debes verificar y editar:
  1. La cuenta de WhatsApp elegida en el evento de inicio: Ingresa a la automatización correspondiente, elige la opción de Cambiar evento de inicio y elige el evento del tipo de cuenta correspondiente.
  2. Las acciones de envío de mensajes: Sobre las tarjeta de la acción Enviar mensaje (simple o con lista de opciones), haz clic en Editar para elegir la acción acorde a la cuenta conectada.
Al realizar cualquiera de estos cambios en la automatización para tu cuenta de WhatsApp, Escala te permite conservar la configuración de los campos en los flujos:
  1. Al cambiar manualmente una acción de envío de mensaje (ej. de WhatsApp API a WhatsApp Business, o viceversa), la plataforma conservará automáticamente toda la información que ya habías configurado (el cuerpo del mensaje, archivos adjuntos, los botones, etc.). Esto elimina la necesidad de reconfigurar manualmente cada acción y agiliza la migración de tus flujos.
  2. Si el flujo es de tipo contacto y ya tiene condiciones configuradas para los contactos, estas se mantendrán al cambiar el evento de inicio.
  3. Esta conservación de contenido aplica exclusivamente para las acciones que son equivalentes entre sí:
    1. Enviar WhatsApp se sustituye por Enviar mensaje de WhatsApp Business, y viceversa.
    2. Enviar WhatsApp con lista de opciones se sustituye por Enviar WhatsApp (Business) con lista de opciones, y viceversa.


¿Estás listo para completar la misión en Escala?



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