Reglas de registro y actualización de contactos en el CRM

Reglas de registro y actualización de contactos en el CRM

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Conoce las reglas de registro y actualización de contactos en el CRM de Escala.

Escala detecta cuando en el CRM ya está registrado un potencial lead proveniente de landing pages, formularios, importaciones y Facebook Lead Ads. Así se evita la creación de contactos duplicados en la base de datos. En lugar de esto, solo se actualiza la información de los contactos que ya están registrados con un email o número de teléfono ingresado mediante las formas de registro mencionadas anteriormente.

Registro de contactos

Registro manual

Si al crear contactos manualmente, se ingresa un email o teléfono existente, Escala rechazará la acción y no permitirá crear dicho contacto. Ten en cuenta lo siguiente:
  1. Si Escala rechaza la acción y deseas ubicar el contacto que ya está asociado a los datos que intentas ingresar, dirígete a CRM > Contactos > Buscar y escribe el email o teléfono en el buscador para hallar el contacto y agregar la información que desees.

Registro por formulario de landing page

  1. Cuando un usuario se registra en el formulario de una landing page con un email que no está guardado en el CRM, pero el número telefónico sí está registrado (como primario o alternativo), se actualizan todos los campos, exceptuando los campos de email y teléfono. Esto quiere decir que nunca se sobreescribe un campo de teléfono o email. Pueden ocurrir dos casos: 
    1. En caso de no existir un email, se agregará como el email principal.
    2. Si ya existía un email diferente registrado, la nueva dirección de correo electrónico se guarda como email alternativo del contacto. 
  2. Cuando un usuario se registra en el formulario de una landing page con un número de teléfono que no está guardado en el CRM, pero el email sí se ha registrado anteriormente, se toma el contacto guardado con dicho email y se actualiza la información, incluyendo el nuevo número telefónico. En este proceso de identificación que realiza Escala, el email tiene prioridad/jerarquía para la búsqueda del contacto. Es decir, cuando el email es igual a uno ya registrado en el CRM, Escala no busca coincidencias con el número de teléfono.
 Nota: Ten en cuenta que si ya existía uno o varios teléfonos diferentes registrados, el nuevo número se guarda como alternativo. En Escala se pueden guardar hasta 10 emails y 10 números telefónicos alternativos, aparte de los principales, lo que en total sumaría 11 emails y 11 números telefónicos.

Registro y actualización por coincidencia de datos

  1. Si en el CRM existen dos (2) o más contactos guardados con el mismo email o número telefónico, y un usuario se registra nuevamente a través de un formulario, landing page o una importación con alguno de estos datos, Escala solo actualizará el contacto que se guardó en tu CRM con dicha información por primera vez (el más antiguo), dejando intactos (sin actualizar) a los que se guardaron posteriormente.
  2.  Si un contacto solo está guardado en el CRM con un número de teléfono y no tiene un email asociado, y posteriormente se registra desde un formulario, landing page, Facebook Lead Ads o importación, con el mismo número ya registrado y añade la información de un nuevo email, el contacto se actualiza y se guarda el correo electrónico indicado como Email primario.
  3. Al importar bases de datos de Contactos en el CRM, Escala detecta los contactos que coinciden en emails, y luego con números de teléfono. En caso de haber coincidencias, puedes elegir actualizarlos o no.
  4. Si un contacto está guardado en el CRM con email, 1 número de teléfono principal y 10 alternativos, y se registra nuevamente desde un formulario con el mismo email y un número de teléfono nuevo, Escala lo identifica a través del correo electrónico, actualiza los campos (excepto los campos de email y teléfono) y no añade el nuevo número telefónico al CRM, debido a que el contacto ya tiene 1 número principal y 10 alternativos registrados en el CRM.
  5. Si se importa un contacto con un número de teléfono o email que anteriormente estuvo guardado en el CRM y se eliminó hace menos de 30 días, todos los datos que estaban asociados a ese contacto se recuperan y se actualizan todos los datos exceptuando email o teléfono (ya que estos no se sobreescriben) que fueron registrados desde la importación.

 Importante: Ten en cuenta que luego de los 30 días de haber eliminado un contacto, si se agrega nuevamente al CRM desde una lista de importación, solo se guardarán en el CRM los datos proporcionados por esta base de datos y no se recuperará ningún dato que estuvo registrado en el pasado.


Criterios de importación de con emails y teléfonos alternativos

Si deseas importar una base de datos que contiene más de un email y teléfono alternativo, el archivo .csv debe cumplir con los siguientes criterios:
  1. Los números de teléfonos alternativos deben estar escritos en una (1) columna.
  2. Los emails alternativos deben estar escritos en una (1) sola columna.
  3. Tanto en el caso de los emails como teléfonos alternativos, deben estar escritos entre comillas y separados por coma. Por ejemplo: "otto@escala.com,rrhh@escala.com,equipo@escala.com".
 Nota: Ten en cuenta que en Escala se pueden guardar hasta 10 emails y 10 números telefónicos alternativos, aparte de los principales, lo que en total sumaría 11 emails y 11 números telefónicos.

Búsqueda de contactos en el CRM
Si deseas rastrear a un contacto por medio de un email o número telefónico, puedes:
  1. Ingresar a CRM > Contactos > Filtros > Leads y aplicar los filtros por Email o Teléfono para encontrar el contacto asociado a alguno de estos datos.
  2. Ingresar a CRM > Contactos > Buscar y escribir el email o teléfono en el buscador para encontrar el contacto asociado a alguno de estos datos.
 Importante: Ten en cuenta que al seleccionar más de un criterio para filtrar tus contactos, Escala solo te mostrará a los contactos que tengan en común el grupo de criterios seleccionados.

Automatizaciones

Cuando se programan campañas de email marketing por medio de automatizaciones, Escala solo toma el email principal de cada contacto para enviar los correos masivos.

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