Integrar Escala con Contífico para conectar tu CRM a tu sistema contable

Integrar Escala con Contífico para conectar tu CRM a tu sistema contable

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Aprende a configurar la integración entre Escala y Contífico para sincronizar la información de tus oportunidades y facturas.

Escala se integra con Contífico, un sistema contable y administrativo para Ecuador que facilita la sincronización de información entre tu CRM y tu sistema de facturación. Esta integración permite automatizar la creación de oportunidades en Escala a partir de facturas en Contífico, o la creación de facturas en Contífico a partir de oportunidades ganadas y/o cuando una oportunidad cambia de etapa.

Con la integración de Escala y Contífico, puedes:
  1. Automatizar la creación de oportunidades: Crea automáticamente oportunidades en Escala cuando se generan facturas en Contífico.
  2. Automatizar la creación de facturas: Crea automáticamente facturas en Contífico cuando se ganan oportunidades y cuando estas cambian de etapa en Escala.
  3. Sincronizar información de contactos: Actualiza o crea contactos en Escala con la información de las facturas en Contífico.
  4. Sincronizar información de productos: Crea productos en Escala asociados a las oportunidades creadas desde Contífico.
 Importante: La integración permite la sincronización en una sola dirección. Deberás elegir la dirección que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

A continuación, te explicamos cómo configurar la integración de Escala con Contífico.
 

Accede a la integración de Contífico

Para configurar la integración entre Escala y Contífico, sigue estos pasos:

1. Dirígete al icono Mi cuenta > Perfil y configuraciones en tu cuenta de Escala.
2. Navega hasta la sección de Apps y haz clic en el botón Agregar.
3. En el catálogo de aplicaciones, selecciona Contífico.


La configuración de la integración Escala - Contífico se organiza en cuatro pestañas principales:
  1. Descripción: Esta pestaña proporciona información general sobre la integración, incluyendo su alcance, funciones disponibles y limitaciones. Contiene detalles importantes sobre lo que puedes y no puedes hacer con la integración, así como los pasos básicos para su configuración.
  1. Configurar: Esta pestaña te permite definir los parámetros de la integración, incluyendo la dirección de la sincronización y las credenciales de acceso a Contífico. Es la pestaña más extensa y contiene la mayor parte de las opciones de configuración. 
  1. Tareas: En esta pestaña, gestionas la sincronización de datos entre Escala y Contífico. La forma en que se maneja la sincronización depende de la dirección de la integración:
    1. Escala a Contífico: La sincronización es automática. Los eventos en Escala se reflejan en Contífico sin intervención manual.
    2. Contífico a Escala: La sincronización es a demanda. Debes seleccionar un rango de fechas y hacer clic en el botón Sincronizar a demanda para traer los datos de Contífico a Escala. Esto se debe a las limitaciones de la API de Contífico, que no permite la sincronización en tiempo real.
  2. Logs: Esta pestaña muestra los registros de actividad de la integración. Aquí puedes verificar si la sincronización se realizó correctamente o si hubo algún error. Los logs detallan cualquier error que se produzca, lo cual es útil para identificar y solucionar problemas.

Configurar la integración


La pestaña Configurar te permite establecer los parámetros de la integración entre Escala y Contífico.

Configuración inicial

1. Activa la integración marcando la casilla Habilitar esta App.
2. Luego, si ya has realizado otras integraciones en tu cuenta, la Escala API Key se reflejará en el campo automáticamente. En caso de que esta sea la primera integración que realizas, dirígete nuevamente a la pestaña de Apps y haz clic en Conectar API Escala, de esta forma podrás generar una API Key única para tus integraciones.
3. Después, ingresa la Contífico API Key. Esta clave se obtiene desde la configuración de tu cuenta de Contífico, para ello:
  1. Inicia sesión en Contífico, accediendo desde este enlace: https://app.contifico.com/sistema/accounts/login/?next=/sistema/ 
  2. Ve a Mi compañía, en el icono de maletín.
  3. Selecciona la pestaña API.
  4. Copia la Contífico API Key y pégala en Escala, en el campo Contífico API Key.


4. Ahora, ingresa la clave de acceso de Contífico. Esta es única para cada cuenta y para obtenerla debes comunicarle al equipo de Contífico que vas a integrar tu cuenta a Escala. Cuando la obtengas, cópiala y pégala en el campo correspondiente.
5. Selecciona la dirección del flujo, es decir, la dirección en la que se sincronizarán los datos:
  1. Crear oportunidades en Escala a partir de facturas en Contífico.
  2. Crear documentos en Contífico a partir de oportunidades ganadas en Escala.
6. Recuerda que solo puedes elegir una de las dos. A continuación te enseñamos cómo hacer la configuración en cada caso.



Caso 1: Crear oportunidades en Escala a partir de facturas en Contífico

Este caso de uso permite crear automáticamente oportunidades, contactos y productos en Escala cuando se generan facturas (documentos) en Contífico.
1. Selecciona la opción Crear oportunidades en Escala a partir de facturas en Contífico en el campo Dirección del flujo.
2. Haz clic en Guardar.
3. Se mostrarán campos para mapear la información entre Contífico y Escala, como:
  1. Asociar vendedores.

  1. Seleccionar el campo personalizado para guardar la cédula del contacto proveniente de Contífico.
  2. Elegir si quieres ejecutar la sincronización diaria de manera automática.
  3. Seleccionar la etapa de la oportunidad en donde quieres que se creen las oportunidades provenientes de Contífico.
4. Luego de mapear los campos correspondientes, es decir, seleccionar qué campo de Contífico corresponde a qué campo de Escala, haz clic en Guardar.



Para sincronizar la información de Contífico a Escala:

1. Ve a la pestaña Tareas.
2. Selecciona el rango de fechas de las facturas que deseas sincronizar.
3. Haz clic en Sincronizar a demanda.


Caso 2: Crear documentos en Contífico a partir de oportunidades ganadas en Escala

Esta opción permite crear automáticamente facturas (documentos) en Contífico cuando se ganan oportunidades en Escala. Para utilizar este caso, debes crear previamente algunos campos personalizados, donde las oportunidades cumplan con los siguientes requisitos:
  1. Tener un contacto asociado con campos personalizados específicos (creados previamente):
    1. Cédula (tipo texto)
    2. Razón social (tipo texto)
  2. Tener campos personalizados de oportunidad específicos y con información completa:
    1. ID Contífico (tipo texto, este campo se crea e inicialmente debe estar vacío, nunca se llena de forma manual)
    2. Número de documento (tipo texto)
    3. Número de autorización (tipo texto)
    4. Subtotal 0 (tipo número decimal)
    5. Subtotal 12 (tipo número decimal)
    6. ICE (tipo texto)
    7. IVA (tipo número decimal)
    8. Total (tipo número decimal)
  3. Tener campos personalizados de producto específicos y con información completa.
    1. Porcentaje de descuento (tipo número decimal)
    2. Base cero (tipo número decimal)
    3. Base gravable (tipo número decimal)
    4. Base no gravable (tipo número decimal)
    5. Porcentaje IVA (tipo número decimal)

 Recomendación: Se sugiere crear todos los campos personalizados (2 en contacto, 8 en oportunidad y 5 en producto) antes de proceder con la configuración de la integración.

Una vez tengas tus campos creados, realiza la configuración de la siguiente manera:
1. Selecciona la opción Crear documentos en Contífico a partir de oportunidades ganadas en Escala en el campo Dirección del flujo.
2. Haz clic en Guardar. Así, se mostrarán los siguientes campos para mapear la información entre Escala y Contífico.
3. Primero, asocia tus vendedores con los usuarios que tienes en Escala, es decir, mapea los vendedores de Contífico con los usuarios (dueños de oportunidad) en Escala. Este paso es opcional.
4. En caso de que la oportunidad no tenga dueño, selecciona el dueño por defecto de Escala para asignar al documento de Contífico. Este paso es obligatorio.
5. Elige el momento en que se enviará la información a Contífico. Puedes elegir entre:
  1. Cuando se gana una oportunidad.
  2. Cuando una oportunidad llega a una etapa específica:  en este caso debes seleccionar las etapas de oportunidad que dispararán el evento.
6. Después, selecciona el campo personalizado para guardar el ID generado por Contífico. Debes selecciona el campo de oportunidad ID Contífico (creado previamente) para guardar el ID.
7. Ahora, debes mapear los campos entre Escala y Contífico correspondientes a las tres entidades de Escala: contacto, oportunidad y producto. Este proceso consiste en seleccionar qué campos de Escala corresponden a los campos requeridos en Contífico.
  1. Primero, selecciona los campos personalizados de tu deal (oportunidad de Escala) que corresponden a los campos de Contífico. Ejemplo: Campo "Número de documento" en Escala se mapea con "Número de documento" en Contífico.
  2. Después, selecciona los campos personalizados de contacto de Escala que corresponden a los campos de Contífico.
  3. Por último, selecciona los campos personalizados de producto de Escala que corresponden a los campos de Contífico.
Para el mapeo te recomendamos:
  1. Utilizar los mismos nombres para los campos personalizados en Escala que los campos correspondientes en Contífico (para facilitar el proceso).
  2. Es obligatorio mapear los 15 campos (2 de contacto, 8 de oportunidad y 5 de producto) para que la integración funcione correctamente. Si algún campo no se mapea, la creación del documento en Contífico fallará.

8. Luego, selecciona el tipo de documento que se creará en Contífico, que puede ser factura o liquidación de compra. La opción seleccionada dependerá del uso que le dé tu empresa a Contífico.
9. Selecciona el tipo de cobro, entre efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia, etc. La opción seleccionada dependerá de los tipos de facturación de la empresa.
10. Selecciona los tipos de personas como se crearán en contífico: natural, jurídica, sin ID, etc.
11. Selecciona el tipo de transacción. La opción seleccionada dependerá del caso de uso de la empresa; puede ser: datafast, medianet, dataexpress, entre otros.
12. Después de mapear todos los campos y definir las opciones anteriores, haz clic en Guardar para finalizar la configuración. De esta manera, habrás realizado la integración de Escala con Contifico para este caso de uso.



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