Usuarios autorizados: Administradores.

La misión: Integrar Siigo a tu cuenta Escala para crear información en Siigo a través de oportunidades en Escala. 

Siigo, es un software contable y administrativo 100% en la nube, para las pequeñas y medianas empresas ubicadas en Colombia, así como también, para los contadores independientes o empleados.

En este tutorial aprenderás a integrar esta herramienta con Escala con la opción de crear información en Siigo a través de la creación de oportunidades en Escala, la cuál generará una factura en Siigo cuando una oportunidad en Escala alcanza la etapa establecida. Si la oportunidad aún no llega a la etapa definida, la factura no se creará en Siigo.  Para ello, debes realizar las siguientes acciones:

 Importante: Al integrar Siigo con Escala, también cuentas con la opción de crear oportunidades en Escala a través de facturas en Siigo. Si deseas realizar la integración bajo dicha dirección, ingresa aquí. 

 

1. Crea los campos personalizados

Antes de iniciar la integración, es necesario crear un campo personalizado, tipo texto para la entidad de contactos. Esto te permitirá configurar y personalizar la integración de Siigo con tu cuenta Escala. 

1. Haz clic en el ícono de Perfil y configuraciones ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla y dirígete a la sección de CRM, ubicada en la columna izquierda de la pantalla bajo la categoría de Configuraciones.

2. Una vez te encuentres en dicha sección, selecciona Campos personalizados y selecciona la pestaña de Oportunidades, seguidamente en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha, para crear campos personalizados de contactos.

 

3. En la casilla Tipo de campo, selecciona el tipo de campo que estás creando (tipo texto o tipo lista según lo indicado a continuación) y rellena el campo Nombre. El campo que debes crear es el siguiente:

1. Campo personalizado de oportunidad tipo texto, para agregar la información del consecutivo de la factura a crear en Siigo.
2. Campo personalizado de oportunidad de tipo texto, para agregar la información del tipo de cliente a crear en Siigo (escritas tal cual se muestran a continuación). Deberá tener esta estructura: Person:Persona o Company:Empresa.
3. Campo personalizado de oportunidad de tipo lista, con la información del tipo de identificación del cliente a crear en Siigo. Deberá tener esta estructura: ID:Descripción. Por ejemplo: 13:Cédula de ciudadanía.
4. Campo personalizado de oportunidad de tipo lista, con la información del tipo de las responsabilidades fiscales del cliente a crear en Siigo. Deberá tener esta estructura: ID:Descripción. Por ejemplo: R-99-PN:No Aplica - Otros.
5. Campo personalizado de oportunidad de tipo lista, con la información de los códigos del país, estado y ciudad del cliente a crear en Siigo. Deberá tener esta estructura: País:Cód País:Cód Estado:Cód Ciudad. Por ejemplo: Bogotá:CO:11:11001.
6. Campo personalizado de tipo lista, con el método de pago correcto en caso de ser diferente al seleccionado en la configuración previa de la integración. 

 Importante:  Si deseas saber más sobre campos personalizados, haz clic aquí. 

1. Para integrar Siigo a tu CRM, debes dirigirte a Perfil y configuraciones en tu cuenta Escala. 

2. Luego, en el apartado CRM selecciona la pestaña Apps.

3. Seguidamente, haz clic en Conectar API Escala, de esta forma podrás generar una API Key única para tus integraciones. 

1. En la sección de Apps, haz clic en +Agregar.

2. Ubica la opción de Siigo versión 1.1.0 y haz clic en Seleccionar.

3. Haz clic en Configurar y luego en Habilitar esta App.

4. Ingresa tu usuario de Siigo y la Clave de acceso de Siigo (API).

 Importante: Si no sabes cómo acceder a las credenciales API de tu cuenta Siigo, puedes ingresar aquí.

4. Selecciona la dirección de la integración

1. Despliega las opciones para definir la Dirección del flujo (integración) y selecciona Crear información en Siigo a través de los eventos en Escala.

 Nota: Esta opción permite generar una factura en Siigo cuando una oportunidad en Escala alcanza la etapa establecida. Si la oportunidad aún no llega a la etapa definida, la factura no se creará en Siigo. 

2. Al seleccionar la dirección del flujo haz clic en Guardar, ubicado en la parte inferior. De esta manera, podrás observar las configuraciones relacionadas con la opción seleccionada.

3. Luego, haz clic en Agregar para asociar tus vendedores con los usuarios que tienes en Escala.

4. En la parte inferior, haz clic y selecciona un dueño en caso de que la oportunidad no tenga dueño, seleccione el dueño por defecto.

 Importante: Asegúrate de que cada vendedor esté enlazado en ambas cuentas y que sean la misma persona en ambos campos. Puedes agregar y eliminar vendedores según necesites en esta integración.

5. Haz clic y define Cuándo enviar la información a Siigo, seleccionando la opción de Cuando una oportunidad llegue a una etapa específica. 

6. De acuerdo con las etapas que tengas creadas en la entidad de oportunidades, haz clic en Agregar para definir qué acción o evento se disparará cuando la oportunidad llegue a esa etapa.

 Importante: Esta opción solo se debe configurar en el caso de que hayas seleccionado anteriormente la opción de enviar la información a Siigo cuando una oportunidad llegue a una etapa especifica.

7. Despliega las opciones de Tipo de Información y selecciona qué tipo de información quieres crear en dependencia del evento que seleccionaste anteriormente. En este caso sería Factura. 

8. Luego, haz clic en Guardar para visualizar y continuar la configuración de los campos. 

1. Continúa y selecciona el Campo personalizado donde estará la identificación.

2. Haz clic en Factura de Venta, despliega la lista con los ID de las facturas creadas y selecciona a través de cuál de ellas se activarán las acciones definidas anteriormente. 

3. Selecciona qué campo de tu oportunidad tendrá la información del Centro de Costo.

4. Después, define el Código de Moneda y cómo quieres obtener el ID de Pago a enviar a Siigo. 

 Importante: Te recomendamos especificar de forma manual en la entidad de oportunidad del CRM, el método de pago correcto en caso de ser diferente al seleccionado a través de un campo personalizado en la entidad de oportunidades en Escala. 

5. Selecciona qué campo de tu oportunidad tendrá la información del consecutivo de la factura.

6. Indica cómo quiere obtener el ID de Pago a enviar a Siigo.

7. Luego, selecciona la opción Sí para indicar que deseas crear clientes en Siigo si no existe al enviar la data y luego haz clic en Guardar para visualizar y continuar la configuración de los campos.

8. Y, por último, haz clic en Agregar y selecciona desde qué campo tus Oportunidades en Escala vendrán estos campos requeridos y al finalizar haz clic nuevamente en Guardar.

 Importante: Si no sabes cómo buscar o consultar tus facturas de ventas desde Siigo, ingresa aquí. También puedes activar la opción de crear contactos y facturas, aunque no se encuentren en tu lista de dueños enlazados y ejecutar la sincronización diaria de manera automática. Estás opciones están disponibles si seleccionaste al inicio la opción de Crear Oportunidades en Escala a través de facturas en Siigo en la dirección del flujo. Si deseas cambiar la dirección de la integración, ingresa aquí. 

1. Ingresa a la entidad de Oportunidades ubicada en la sección de CRM desde tu cuenta Escala. 

2. Luego, haz clic en Crear para realizar nuevas oportunidades y por defecto, nuevas facturas en Siigo según la configuración previa. 

 Nota: La plataforma solo traerá el valor total de la factura creada. Si tus productos o servicios cuentan con descuentos, te recomendamos señalar en las notas de la oportunidad. Recuerda que estas opciones están disponibles si seleccionaste al inicio la opción de Crear Oportunidades en Escala a través de facturas en Siigo en la dirección del flujo.  

 Importante: Si el producto se encuentra previamente registrado en tu cuenta Escala, aparecerá de forma automática dentro de la oportunidad. Además, si el contacto no se encuentra registrado dentro del CRM, al crear la factura, se guardará el contacto de forma automática dentro de la plataforma. 

3. Desactiva la opción de Actualizar el valor de la oportunidad con el precio y cantidad de los productos asociados. 

 Nota: Si esta opción se mantiene activada, el monto total de la oportunidad será la sumatoria de los productos y puede que no se muestre directamente el monto que se facturó en SIIGO. 

 Importante: Si cambias la opción de flujo, debes guardar el cambio haciendo clic en Guardar. Ten en cuenta que no se puede activar ambas opciones al mismo tiempo.