Sincronizar email con el CRM de Escala
Usuarios autorizados:
Administradores y vendedores.
La misión: Sincroniza tu email con el CRM de Escala.
Ahora en Escala no solo puedes ver los correos que envíes desde la plataforma, sino que también puedes sincronizar tu email con el CRM. Esta sincronización te permite detallar, gestionar y realizar seguimiento de las actividades de un contacto aunque la comunicación con el mismo se haya iniciado en otro proveedor de correo (Gmail, Hotmail/Outlook, Yahoo! Mail, etc.).
Esta configuración cuenta con dos opciones:
-
Sincronización total
- Sincronización parcial a través de una dirección de CCO (copia oculta)
1. Cómo configurar tu correo electrónico en Escala
1.1 Para poder realizar una sincronización de tu email con el CRM de Escala, debes tener previamente configurado tu correo electrónico.1.2 Los pasos para configurar tu correo, varían según el tipo de correo que desees configurar.
2. Cómo funciona la sincronización total
2.1 Si un usuario de Escala activa la sincronización total de emails, se sincronizarán de manera automática todos los correos enviados y recibidos, pero solo de sus contactos en Escala. Por lo tanto, si existe una conversación de correo que no coincide con algún contacto en Escala, esta no se sincronizará.2.2 Adicionalmente, cuando esta opción esté activa, el usuario podrá activar/desactivar la opción de compartir dichas conversaciones de correo con otros miembros de su equipo que tengan acceso a contactos en común. Sin embargo, si en algún momento se deja de compartir, quedará deshabilitado desde ese momento en adelante y lo que ya se compartió previamente con otros miembros se mantendrá compartido.2.3 De la misma manera funciona la sincronización, es decir, aunque se desactiven las conversaciones de correo, aquellas que fueron previamente registradas se mantendrán visibles en Escala.
3. Cómo funciona la sincronización usando una dirección de CCO
3.1 La sincronización parcial de emails a través de una dirección CCO es útil para traer al CRM de Escala conversaciones de correo que has tenido con tus clientes o potenciales clientes a través de un proveedor de correo externo.
3.2 El correo electrónico sincronizado en Escala mediante CCO, incluirá tanto el contenido del correo electrónico como sus archivos adjuntos si los tuviera. En este caso, el limite para los archivos adjuntos es de 10MB, y si es excedido su peso, estos no se sincronizarán en el CRM.3.3 Para implementarlo, copia una dirección de correo que proporcionamos para tu cuenta y pégala en la sección CCO de tu proveedor de correo (Gmail, Hotmail/Outlook, Yahoo! Mail, etc.). en aquellas conversaciones que quieras sincronizar en Escala.3.4 Al usar la opción CCO, el correo electrónico enviado se registrará en las actividades del contacto. Si el destinatario no es un contacto, se creará como nuevo contacto.
3.5 En los casos donde exista más de un destinatario y estos no estén registrados en Escala, se crearán como nuevos contactos aquellos que estén en la sección "para/to" del correo enviado, mientras que aquellos que estén como copia (cc) no serán creados.3.6 Si el caso es que el correo ha sido enviado a varios contactos a la vez, el correo se registrará en las actividades de cada contacto por separado.
3.7 Si existiese el caso de que has copiado algún destinatario en la sección de CCO, tanto si es contacto como si no lo es, Escala en ningún caso registrará esa actividad en el CRM y no creará ningún contacto.
¿Estás listo para completar la misión en Escala?
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