Sincronizar calendario de Escala con Google Calendar

Sincronizar calendario de Escala con Google Calendar

Usuarios autorizados: Administradores y vendedores.
La misión: Unifica tu agenda gestionando actividades y eventos en Escala y Google Calendar. 

Escala ofrece una sincronización bidireccional con Google Calendar, permitiéndote gestionar tu agenda de manera unificada. Esta integración asegura que tanto las actividades creadas en Escala como los eventos de tu Google Calendar se reflejen y puedan administrarse en ambas plataformas, brindándote una visión completa de tus compromisos.

¿Qué es la sincronización bidireccional con Google Calendar?

Esta sincronización entre Escala y Google Calendar funciona en doble sentido, lo que permite:
  1. Visualizar y gestionar todas tus reuniones, citas y eventos en un solo lugar, ya sea desde Escala o desde Google Calendar.
  2. Realizar modificaciones en actividades o eventos desde cualquiera de las dos plataformas, y los cambios se reflejarán automáticamente en la otra.
  3. Tener siempre una visión actualizada de tu disponibilidad, evitando conflictos y mejorando la eficiencia en la programación.

¿Cómo funciona la sincronización bidireccional?

La sincronización bidireccional se activa una vez que conectas tus calendarios de Escala y Google Calendar. A partir de ese momento, los eventos futuros se sincronizan en ambos sistemas, permitiendo una gestión fluida.

Alcance de la sincronización

    1. Conexión de calendarios: Se puede conectar solo un (1) calendario, y el usuario de Escala debe coincidir con el de Google, es decir, se debe usar el mismo email.
    2. Eventos registrados: Solo se sincronizan las actividades de Escala y los eventos de Google Calendar
    3. Eventos futuros: La sincronización aplica a los eventos futuros, hasta un máximo de 180 días en adelante.
    4. Sin retroactividad: La integración no sincroniza eventos pasados. Solo los eventos creados o modificados a partir del momento de la conexión serán sincronizados.
    5. Modificaciones en tiempo real: Cualquier ajuste que realices en una actividad desde Escala se reflejará en Google Calendar, y viceversa, cualquier cambio en un evento de Google Calendar se actualizará en Escala.

Configuración de la integración con Google Calendar

El proceso de conexión se realiza a través de un flujo de autenticación seguro (OAuth), que te guiará para vincular tu cuenta de Google Calendar con Escala. 

Cómo conectar Google Calendar con Escala

Para conectar tu calendario de Google con Escala, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Perfil y configuraciones en tu cuenta de Escala y busca el apartado Conectar cuenta de Google Calendario en Información básica.
2. En esta sección, haz clic en el botón Conectar.
3. Se abrirá una ventana emergente para configurar tu cuenta de Google.
4. Sigue el flujo de autenticación de Google (OAuth), donde debes:
  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Google.
  2. Otorgar los permisos necesarios para que Escala acceda a tu calendario.
  3. Debes seleccionar la cuenta de Google (email) que tienes conectado a Escala para sincronizar los calendarios.

5. Una vez que hayas seleccionado la cuenta y otorgado los permisos, haz clic en Confirmar.



Sincronización de eventos de Google Calendar a Escala

Una vez conectado tu calendario, Escala sincronizará los eventos creados, editados o eliminados en Google Calendar con tus Actividades en Escala, siempre que el interruptor de sincronización esté activo.
  1. Creación, edición y eliminación: Cada vez que se cree, edite o elimine un evento en Google Calendar, su equivalente como Actividad se creará, actualizará o eliminará en Escala.
  2. Sincronización en tiempo real: La sincronización se realiza en tiempo real, sin necesidad de actualizar Escala para visualizar los cambios.
  3. Eventos considerados: Se toman en cuenta los eventos que se creen mientras la sincronización esté activa, así como los eventos previamente creados con fecha futura (hasta 180 días en adelante) desde el momento de la conexión. Los eventos pasados al momento de la conexión no se sincronizarán.

Campos a sincronizar y sus equivalentes

La sincronización de campos se mantiene en el mismo patrón para ambos sentidos (Escala a Google Calendar y Google Calendar a Escala).
  1. Sincronización de contactos: Escala buscará coincidencias de contactos en el CRM utilizando el email de los invitados del evento de Google Calendar.
    1. Si los correos de los invitados de Google Calendar coinciden con Contactos en el CRM de Escala, estos se asociarán como Contactos de la Actividad.
    2. Si no existen como Contactos en el CRM, se crearán como Contactos de marketing por defecto, utilizando el email y obteniendo el Nombre y Apellido que Google proporcione sobre dicho perfil.
  2. Asociación de contactos a actividades (Escala a Google Calendar): El contacto asociado a la Actividad en Escala se agregará como "Invitado" en el evento de Google Calendar, utilizando su email. Si el contacto no tiene email en Escala, no se agregará en Google Calendar.

Gestión de la sincronización

Tienes control sobre el estado de la sincronización de tu calendario. 

Pausar y desconectar la sincronización

  1. Apagar el interruptor de sincronización: Sirve para pausar la sincronización en tiempo real. Los eventos o actividades previamente sincronizados se mantendrán visibles en ambos calendarios. Sin embargo, todo lo que se cree, edite o elimine mientras el interruptor esté apagado no será actualizado en el calendario opuesto. Si luego se vuelve a prender, solo se empezará a sincronizar lo que suceda a partir de ese momento en adelante.

  1. Desconectar la cuenta: Esto detiene completamente la sincronización en ambos sistemas. Al desconectar, se abrirá un modal de confirmación con dos opciones:
    1. Desconectar y mantener eventos pasados sincronizados: Por defecto, esta es la opción seleccionada. Solo desconecta la cuenta, pero no elimina ninguno de los eventos pasados que se hayan sincronizado en Escala usando esta conexión. Los eventos futuros sí desaparecen. Lo sincronizado en Google Calendar queda atado a las reglas de visualización de Google; desde Escala, solo aplica que no se enviarán nuevos eventos a sincronizar.
    2. Desconectar y eliminar todo: Si se elige esta opción, todo lo que se ha sincronizado en ambos sistemas desaparece por completo, tanto los eventos pasados como los futuros.


Compartir modo lectura del Calendario de Escala

Puedes compartir una versión de solo lectura de tu calendario de Escala. Esto es útil para visualizar tu agenda en otras plataformas sin necesidad de una sincronización bidireccional.

Para compartir y visualizar tu calendario en otras plataformas, copia y pega el enlace proporcionado en la herramienta donde quieras visualizarlo. Ten en cuenta que esta opción es de solo lectura. Si quieres ver el paso a paso, lee este documento.

Si deseas sincronización en tiempo real, puedes conectar tu cuenta con Google Calendar o a través de la integración con Calendly.


Preguntas frecuentes y consideraciones clave 

  1. ¿Qué pasa si un usuario tiene más de un calendario en su cuenta de Google? ¿Con qué calendario se sincroniza?
    Se puede conectar solo un (1) calendario a Escala, y por defecto es el calendario principal de Google. Durante el proceso de conexión, el usuario debe seleccionar la cuenta de Google correcta, que coincida con el mismo usuario de Escala.

  1. ¿Qué pasa si un usuario crea o edita un evento en Google Calendar con una zona horaria distinta? ¿Dentro de Escala se ajusta automáticamente la hora del evento?
    Sí, la hora del evento se ajustará automáticamente en Escala para reflejar la zona horaria del usuario de Escala, incluso si el evento se creó o editó en una zona horaria diferente en Google Calendar.

  1. Si un usuario no es administrador, ¿puede ver o editar eventos sincronizados?
    Los usuarios que no son administradores pueden ver y editar sus propios eventos y los que se les asignan como organizadores. Por defecto, no pueden ver detalles ni editar los eventos o calendarios de otros usuarios desde Escala.

  1. ¿Qué ocurre si el usuario revoca permisos desde Google?
    Al revocar los permisos, la sincronización se detiene. En la configuración de Escala, verás que el email desaparece y el interruptor de sincronización se desactiva. Deberás reconectar la cuenta de Google, otorgando los permisos necesarios.

  1. Si un usuario crea un evento en Google Calendar con visibilidad "privado", ¿se refleja igual en Escala?
    Sí, la sincronización muestra los eventos privados en Escala.

  1. ¿Si se crea un evento desde Escala, se puede modificar desde Google Calendar?
    Sí, la sincronización es bidireccional. Puedes modificar un evento que se creó en Escala directamente desde Google Calendar, y los cambios se reflejarán en Escala. 

  1. ¿Qué ocurre si un espacio en el calendario ya está ocupado? ¿Esto bloquea el espacio si tengo una página de agendamiento?
    La sincronización no resuelve automáticamente los conflictos de horario. Si un espacio de tiempo está ocupado en un calendario y se crea un evento en el mismo horario en el otro calendario, el evento se sobrepondrá. Sin embargo, las páginas de agendamiento de Escala sí considerarán el calendario de Google sincronizado para mostrar solo los bloques de tiempo verdaderamente disponibles, evitando que los clientes agenden en horarios que están previamente ocupados.

  1. ¿Qué pasa con los eventos recurrentes creados en Google Calendar? ¿En Escala se sincroniza toda la serie y también los cambios en eventos individuales?
    Sí, si creas un evento recurrente en Google Calendar, toda la serie y los cambios en eventos individuales se sincronizarán en Escala.

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