1. Crear seis (6) tipos de actividades de manera predeterminada, y son las siguientes:
   
1. Webinar
   
2. Evento
   
3. Llamada
   
4. Reunión
   
5. Reunión con asistencia
   
6. Otro
   
2. Crear tipos de actividades personalizadas, configurando los valores globales de actividades. Si quieres aprender cómo hacerlo, haz clic aquí.
   
3. Establecer fecha y hora de inicio y finalización de cada actividad, así como también puedes registrar las actividades pendientes como las realizadas.
   
4. Asignar un dueño de la actividad, es decir un responsable principal para llevarla a cabo y, de forma opcional, agregar hasta 20 usuarios de tu cuenta como organizadores adicionales de la actividad.
   
5. Asociar empresas, oportunidades y hasta 50 contactos a la actividad de forma opcional.
   
6. Detallar la ubicación de la actividad, sea física o virtual, y añadir una descripción sobre la actividad.
   
7. Adicionalmente, en Escala es posible conectar el calendario de actividades con Google Calendar.

Crea una actividad en Escala

A continuación, te enseñamos el paso a paso esencial para que sepas cómo crear una actividad en el calendario de tu CRM. 

Crea y elige el tipo de actividad

1. Dirígete a CRM y haz clic en Calendario.

2. Al abrise el calendario en tu pantalla, presiona el botón + Crear.

3. En el campo Nombre, escribe uno para la nueva actividad.

4. Luego, en el campo Tipo, elige una de las opciones: Webinar, Evento, Llamada, Reunión, Reunión con asistencia, Otro.

 Nota: Ten en cuenta que se también se pueden crear actividades desde la tarjeta de información de un contacto, desde automatizaciones y desde integraciones como Calendly.

1. Primero, debes elegir la fecha y hora de inicio y fin de la actividad, rellenando los campos:

1. Desde: utilízalo para indicar el día, mes, año en el calendario que se expande, y en la parte baja define la hora exacta en la que inicia la actividad.
   
2. Hasta: utilízalo para indicar todos los detalles de fecha y hora en la que finaliza la actividad.

2. Luego, define el estatus de la actividad. Selecciona Pendiente para las actividades que vayan a ocurrir en el futuro o Realizada en caso de que estés registrando una actividad que ya fue completada.

3. Posteriormente, elige el responsable de la actividad. Cada actividad debe estar asociada de manera obligatoria a un Dueño, es decir, a un usuario de tu cuenta que será el encargado de llevarla a cabo y, principalmente, será quien la verá reflejada en su calendario.

Añade una ubicación y organizadores adicionales a la actividad

1. De forma opcional, en tu actividad puedes especificar la ubicación, que puede ser un link o una dirección de espacio físico. Solo tienes que ingresar la información correspondiente en este campo, si así lo deseas.

2. Luego, puedes agregar un máximo de 20 organizadores a la actividad, lo que significa que estos pueden participar de manera opcional en la actividad además del dueño principal asignado. En este punto, debes tener en cuenta que los organizadores solo tienen permiso de ver las actividades donde los agregaron (a menos de que un organizador tenga un rol personalizado que le permita administrar actividades), mientras que el dueño puede ver, administrar y eliminar las actividades asignadas.

3. Para agregar organizadores a tu actividad, en el campo Organizadores adicionales haz clic en el botón + y selecciona uno a uno a los usuarios de tu cuenta que también quieres incluir en la actividad.

 Nota: Escala enviará notificaciones por email a los dueños, organizadores y contactos de las actividades agendadas. Si quieres saber más sobre las notificaciones de actividades, haz clic aquí.

En Escala, las entidades son aquellos registros que se realizan en tu CRM y que comienzan a ser parte de tu base de datos. En total, existen 5 tipos de entidades: Contactos, Empresas, Oportunidades, Actividades y Tareas. 

La asociación de contactos, oportunidades y empresas a una actividad es opcional. Sin embargo, de acuerdo al caso puede ser necesario asociar al menos un contacto, como por ejemplo al crear una actividad de tipo Reunión con asistencia. A continuación, te mostramos cómo asociar entidades a una actividad:

1. Si eliges añadir el campo Empresa, puedes vincular la actividad a una empresa registrada en el CRM o, en caso de que no esté guardada aún, crear una nueva directamente desde esta casilla.

2. Si quieres asociar una Oportunidad, Escala solo te mostrará la lista de oportunidades que están vinculadas al responsable que seleccionaste para esta actividad. No será posible vincular la oportunidad perteneciente a un miembro de tu equipo, si el responsable de esta actividad es otro. 

3. También puedes asociar hasta 50 contactos a las actividades de Escala. Para ello, en el campo Contacto haz clic en + y verás el listado, donde podrás buscarlos por su nombre y hacer clic sobre ellos para añadirlos. Repite el procedimiento si quieres asociar a más de un contacto.

Revisa el calendario de actividades

En Escala, puedes visualizar el calendario de uno o más usuarios para conocer el estatus y avance de sus procesos, dependiendo de los permisos que tengas. A continuación te explicamos todo lo que debes saber para visualizar la información relacionada con el calendario.

Filtra el listado de actividades según prioridad

1. De forma predeterminada, tu calendario se mostrará con la vista semanal y la franja amarilla indicará el día actual. Dirígete a la semana anterior o siguiente usando las flechas que están sobre el calendario. Para volver al día actual, haz clic en el botón Hoy.

2. Puedes ver tus actividades por día o mes, haciendo clic en el botón superior que indica el nombre de la vista activa.

3. Haz clic en el ícono del listado y podrás filtrarlas según el estatus o ver las actividades registradas en una fecha o período de tiempo específico. En principio, los estatus de actividades son:

1. Pendientes.
   
2. Completadas.
   
3. Canceladas.

 Importante: Ten en cuenta que Escala diferencia las actividades pautadas para fechas futuras (pendientes) con un resaltado verde, de las actividades pautadas en fechas pasadas con un resaltado en color rojo.

4. De manera predeterminada, Escala te mostrará las actividades pendientes por realizar. Para cambiar este filtro por actividades completadas o canceladas, haz clic en la flecha que se encuentra junto al campo Pendientes, ubicado en el panel superior, y selecciona la opción que desees.

5. En cambio, para filtrarlas por fechas, haz clic en el campo Seleccionar fecha, ubicado debajo de Actividades para que elijas el periodo de tiempo en el que deseas filtrar las actividades. Puedes seleccionar el mes, el año y los días específicos que deseas visualizar.

 Nota: Recuerda que cada dueño de actividad y organizador pueden visualizar lo que tienen pendiente por realizar. Sin embargo, no es posible ver las actividades que están pendientes por hacer y que fueron asignadas a otros dueños y/u organizadores adicionales.

Edita o elimina una actividad

1. Para editar o eliminar una actividad, haz clic sobre el nombre de la misma.

2. Luego, puedes editar los datos que desees modificar y hacer clic en Actualizar.

3. Si por el contrario, quieres eliminar esa actividad, en el extremo inferior de la tarjeta selecciona la opción Eliminar.

Visualiza el calendario de otros usuarios

 Importante: Ten en cuenta que solo si eres administrador o tienes un permiso personalizado de Administrar todas las actividades, podrás ver el calendario de los otros usuarios de tu cuenta. Si deseas conocer más sobre los permisos de Escala, haz clic aquí.

1. En Escala, puedes visualizar el calendario de uno o más usuarios para conocer el estatus y avance de sus procesos. Para ello, desde la vista general del calendario haz clic en el botón Dueño, ubicado en la esquina superior izquierda de tu ventana. De esta forma, se abrirá un panel izquierdo en donde podrás visualizar los nombres de los usuarios de tu cuenta.

 Nota: Por defecto, en el calendario se mostrarán tus actividades y no podrás desactivar su visualización.